档案部门内控制度

PAGE档案部门内控制度一、总则（一）目的为了加强公司档案部门的内部控制，规范档案管理工作，确保档案的安全、完整与有效利用，提高公司运营管理效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中的行为规范。（三）基本原则1.合法性原则：档案管理活动必须符合国家法律法规及行业标准的要求，确保档案管理工作在合法合规的轨道上运行。2.完整性原则：涵盖公司各类档案的收集、整理、保管、利用等各个环节，保证档案资料的全面性和系统性，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露给公司带来不利影响。5.有效性原则：通过科学合理的管理流程和方法，提高档案利用效率，为公司决策、业务开展等提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，指导各部门做好档案收集、整理、归档等工作。3.集中保管公司各类重要档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。5.开展档案利用服务，为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅等服务。6.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，并按照规定的时间和要求向档案部门移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的真实、完整和安全。3.配合档案部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和信息。4.根据工作需要，向档案部门提出档案查阅、借阅申请，并按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的接收、登记、整理、编目、上架存放等具体工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时报告并采取措施解决。4.熟练掌握档案管理系统的操作技能，负责档案信息的录入、维护和查询等工作，提高档案利用效率。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，严禁违规查阅、借阅档案。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司经营管理活动中产生的文件，包括各类合同协议、业务报表、财务凭证、审计报告等。3.公司内部管理文件，如规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。4.公司科研、技术、项目等方面的文件，如研发报告、技术方案、项目文档等。5.公司员工人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。6.公司对外宣传、公关活动中形成的文件，如宣传资料、新闻稿件、活动照片等。7.其他与公司经营管理相关的具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类文件材料，确保档案的完整性和准确性。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交档案部门。3.档案收集过程中，要注意文件材料的原始性和真实性，不得擅自修改、伪造档案内容。4.收集的电子文件应确保格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）档案整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等类别。2.对每一类档案进行细分，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类等二级类目。3.以件为单位进行整理，每份文件单独装订，在文件首页加盖归档章，填写相关信息，包括年度、保管期限、件号等。4.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查找和利用。5.对于电子档案，应按照纸质档案的分类方法进行分类整理，并建立相应的电子目录，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰。四、档案保管（一）档案保管场所1.档案部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.根据档案的类别和保管期限，合理划分库房区域，设置不同的档案存放架，并标明档案类别和存放位置。3.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，定期进行维护和检查，确保其正常运行。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用装订成册、盒装或上架存放的方式进行保管，确保档案排列有序，便于查找和利用。2.电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对于特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应按照相关规定进行整理和保管，确保其信息的完整性和可读性。（三）档案保管期限1.根据国家法律法规及行业标准，结合公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对于涉及公司核心业务、重要权益、历史沿革等方面的档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期或短期保管。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定，对于确无保存价值的档案，经批准后予以销毁。（四）档案定期检查1.档案部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的实体状况、保管环境、信息安全等方面。2.每月至少进行一次库房巡查，检查档案存放是否整齐、有无损坏、霉变等情况；每季度对档案进行一次全面清查，核对档案数量、目录与实际档案是否相符。3.定期对档案管理系统进行维护和检查，确保系统运行正常，数据安全可靠。4.对检查中发现的问题，应及时记录并采取措施进行整改，确保档案保管工作的质量。五、档案利用（一）档案利用申请1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、数量、利用期限等信息，并经部门负责人签字批准。2.需要查阅、借阅重要档案或涉及公司机密档案的，应经公司分管领导审批同意。3.外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应提交正式的查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围等内容，并按照公司规定办理相关审批手续。（二）档案利用审批1.档案部门收到档案利用申请表或申请函后，应进行认真审核，重点审核利用目的是否合理、利用范围是否恰当、利用期限是否符合规定等。2.对于符合规定的申请，档案部门应及时办理审批手续，并通知申请人到档案部门办理查阅、借阅手续。3.对于不符合规定的申请，档案部门应向申请人说明原因，不予办理。（三）档案查阅与借阅1.申请人到档案部门办理查阅手续时，档案管理人员应按照审批后的申请内容提供档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.如需借阅档案，档案管理人员应按照规定办理借阅登记手续，明确借阅期限、归还时间等要求，并向借阅人员发放档案。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。3.档案借阅期限届满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（四）档案利用登记与统计1.档案部门应建立档案利用登记台账，详细记录档案利用的申请时间、申请人、利用目的、档案名称、数量、利用期限、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用的频率、范围、趋势等情况，为档案管理工作提供数据支持，以便合理调整档案管理策略。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表等。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）档案鉴定标准根据国家法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应综合考虑档案的内容价值、历史意义、现实利用需求等因素，对档案的保存价值进行全面评估。（三）档案鉴定程序1.档案部门定期对保管期限届满的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.档案鉴定工作小组形成鉴定报告，报公司分管领导审批。审批通过后，按照规定的程序进行档案销毁。（四）档案销毁1.档案销毁应在指定的场所进行，由档案部门和相关业务部门共同派员监销。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，一般采用焚烧或粉碎等方式销毁；对于电子档案，应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.销毁过程中，监销人员应认真核对销毁档案的清单与实际销毁档案是否一致，确保销毁工作的真实性和准确性。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。（二）档案信息化管理系统功能1.档案录入与存储：实现档案信息的快速录入和分类存储，支持多种格式文件（如文档、图片、音频、视频等）的上传和管理。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、题名、日期、分类等进行检索，方便用户快速准确地查找所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息，保障档案信息安全。4.利用统计：对档案利用情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失或损坏。（三）档案数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案与纸质档案的对应关系，实现档案信息的数字化整合。3.加强对数字化档案的质量控制，定期对数字化档案进行抽检，确保数字化档案的质量符合要求。（四）档案信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.采用安全可靠的网络设备和软件系统，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，保障档案信息系统的网络安全。3.对档案信息系统的用户进行身份认证和授权管理，严格控制用户权