地产项目档案管理制度

PAGE地产项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司地产项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，便于项目的顺利推进、后期维护以及为公司决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有地产项目的档案管理工作，包括项目前期策划、规划设计、工程建设、销售运营、竣工验收等各个阶段形成的各类文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对地产项目档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性与准确性原则项目档案应如实反映项目建设全过程的实际情况，数据准确、内容真实，严禁虚假和伪造。3.完整性原则涵盖项目从立项到交付使用全过程中形成的各种载体形式的文件资料，保证档案的全面性。4.及时性原则项目档案应随项目进度同步收集、整理和归档，确保档案资料的时效性。5.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密以及业主隐私等内容的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司地产项目档案管理制度，并监督执行。2.指导和督促各部门做好项目档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理公司地产项目档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.定期对项目档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和价值。5.负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.配合外部相关部门对项目档案的查询、调阅等工作。（二）项目部门职责1.负责本部门在项目实施过程中形成的各类文件资料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责项目档案管理工作，确保档案资料的及时、准确和完整。3.协助档案管理部门做好项目档案的整理、鉴定、销毁等工作。4.在项目结束后，配合档案管理部门完成项目档案的最终归档和验收工作。（三）项目负责人职责1.对项目档案管理工作负总责，确保项目档案管理工作与项目建设同步推进。2.协调各部门之间的档案管理工作，督促相关人员及时完成档案资料的收集和整理。3.审核项目档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案资料提出整改意见。4.配合档案管理部门做好项目档案的验收和移交工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、土地出让合同、规划设计条件等。2.规划设计文件规划设计方案、图纸、效果图、设计变更通知等。3.工程建设文件施工图纸、施工组织设计、工程变更签证、工程进度报表、质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备采购合同及清单等。4.项目管理文件项目进度计划、项目会议纪要、项目月报、项目总结报告等。5.销售与运营文件销售合同、客户资料、营销策划方案、物业管理合同等。6.竣工验收文件竣工验收报告、竣工备案表、工程质量保修书、房屋实测报告等。7.其他文件与项目相关的来往函件、协议、证书、照片、影像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责项目档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整。项目资料形成后，承办部门应在规定时间内将原件或复印件移交至档案管理部门。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应确保其格式通用且易于读取，并按照规定的命名规则进行命名和存储。（三）整理方法1.分类按照项目档案的形成阶段和内容性质，分为前期文件、规划设计文件、工程建设文件、项目管理文件、销售与运营文件、竣工验收文件等类别。2.编号对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用项目名称+年份+流水号的方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。同时，为每份档案资料编制卷内目录，详细记录其组成部分。4.装订对纸质档案资料进行分类装订，保持整齐、牢固，便于查阅和保管。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.项目部门在完成档案资料的收集和整理后，填写档案移交清单，一式两份，一份由项目部门留存，一份随档案资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行核对和验收，确认无误后办理签收手续，并按照档案管理制度进行分类存放。3.对于重要项目档案，档案管理部门应在归档后及时建立电子档案，确保档案信息的备份和共享。（二）保管期限1.永久保管涉及公司重大权益、具有长期查考利用价值的档案，如项目立项批复、土地出让合同、公司核心技术资料等。2.长期保管保存期限为10年以上的档案，如项目规划设计文件、重要工程建设资料、销售合同等。3.短期保管保存期限为110年的档案，如一般性项目管理文件、工程变更签证等。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别、保管期限进行分类存放，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，建立电子档案的访问权限管理制度，确保信息安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅项目档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等，经部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.涉及公司机密或重要敏感信息的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅项目档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和实际利用价值，对已超过保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保档案鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人以及相关业务专家组成。鉴定小组负责对拟销毁档案进行审查和评估，并提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对超过保管期限的档案进行清理，列出拟销毁档案清单，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.将拟销毁档案清单提交至档案鉴定小组，鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据档案的实际利用价值和保存意义，确定是否予以销毁。3.对于确定销毁的档案，鉴定小组应出具鉴定报告，说明销毁理由和依据，并经公司分管领导批准。4.档案管理部门根据批准的鉴定报告，对拟销毁档案进行登记造册，并在专人监督下进行销毁。销毁过程应形成记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，记录由监销人员和档案管理人员签字确认。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应通过专业的数据擦除软件进行彻底删除，确保存储介质上的数据无法被恢复。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的地产项目档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司决策提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子图像，并进行图像处理和数据录入，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设开发或选用适合公司地产项目档案管理的信息化系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程档案整理：对纸质档案进行分类、编号、编目等整理工作。扫描录入：使用专业扫描设备对档案进行扫描，将扫描图像转换为电子文档，并进行数据录入，确保录入数据的准确性。图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。数据挂接：将电子文档与对应的档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。2.档案信息系统使用流程用户注册：公司内部用户通过档案信息系统进行注册，获取用户名和密码。档案上传：项目部门按照档案管理要求，将整理好的电子档案上传至档案信息系统。检索查询：用户根据需要，在档案信息系统中输入关键词或其他检索条件，查询相关档案信息。借阅审批