惠民项目档案管理制度

PAGE惠民项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强惠民项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在惠民项目实施、监督、评估及后续服务等方面的作用，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所承担的各类惠民项目形成的档案管理工作，包括但不限于项目申报、立项、实施、验收等全过程产生的文件、资料、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则惠民项目档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映惠民项目的实施过程和实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理项目各阶段形成的各类档案，确保档案的完整性，能够完整地记录项目全貌。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善惠民项目档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.负责指导、监督和检查各项目实施部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一保管惠民项目档案，建立档案管理台账，进行档案的分类、编号、编目等工作。4.负责档案的查阅、借阅、利用服务工作，按照规定提供档案信息。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）项目实施部门职责1.负责本部门所承担惠民项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.明确本部门档案管理人员，负责档案工作的日常管理，并接受档案管理部门的业务指导和监督。3.在项目实施过程中，及时将形成的各类文件、资料、数据等移交档案管理人员，按照档案管理要求进行整理和归档。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握惠民项目档案管理的相关规定和要求。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施解决。4.严格按照档案查阅、借阅制度，办理档案查阅、借阅手续，做好登记和记录工作。5.协助档案管理部门开展档案信息化建设，录入档案信息，建立档案数据库。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目申报阶段：项目申报书、可行性研究报告、项目建议书、相关批复文件等。2.项目立项阶段：立项批复、项目实施方案、项目预算书等。3.项目实施阶段：项目进度报告、项目资金使用情况报告、项目变更记录、项目质量检验报告、项目验收申请等。4.项目验收阶段：项目验收报告、验收意见、项目绩效评估报告等。5.其他与项目相关的文件、资料、数据，如会议纪要、工作简报、项目宣传资料等。（二）收集要求1.项目实施部门应在项目完成或阶段性工作结束后，及时将相关档案资料收集齐全，移交档案管理人员。2.收集的档案资料应保持原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类按照项目类别、时间顺序、文件性质等进行分类，如分为基础设施建设项目档案、民生保障项目档案等，再在每类下细分若干二级类目。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现项目名称、年份、档案类别和顺序号等信息，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行整理装订，保持档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集到的档案资料进行整理、核对无误后，按照分类和编号规则进行排列。2.将排列好的档案装入档案盒或档案袋，并在盒/袋上标明档案编号、题名、保管期限等信息。3.填写档案归档登记表，详细记录档案的归档日期、档案数量、档案类别等内容。4.将归档后的档案移交档案库房进行保管。（二）保管期限根据惠民项目档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：涉及项目重大决策、重要权益、历史凭证等具有长远保存价值的档案。2.长期保管的档案：保存期限在10年以上（含10年）的档案，主要是反映项目主要过程和基本情况的档案。3.短期保管的档案：保存期限在10年以下的档案，一般为项目实施过程中的一般性文件和资料。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案实体安全。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找和管理。4.定期对档案进行清点和检查，发现档案损坏、变质等情况及时采取措施进行处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.内部人员查阅惠民项目档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供必要的协助和指导，确保查阅人员能够准确获取所需档案信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因工作需要借阅惠民项目档案的，需填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的惠民项目档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值、历史意义、现实利用需求等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应充分听取各方面的意见和建议，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核签字后，报公司/组织主管领导审批。3.批准销毁的档案，应在指定的地点和时间进行销毁，销毁过程应有专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立惠民项目档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平，为公司/组织决策和社会公众提供便捷的档案信息服务。（二）数字化扫描1.对具有保存价值的惠民项目档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和元数据著录，建立电子档案数据库，实现电子档案与纸质档案的关联和对应。（三）信息系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的在线录入、编辑、修改、删除等功能，确保档案数据的准确性和及时性。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理：在线办理档案借阅手续，记录借阅人员信息、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理，确保档案信息的安全性和保密性，防止未经授权的访问和操作。（四）数据备份与维护1.定期对档案信息管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，