建立规范化职工档案制度

PAGE建立规范化职工档案制度一、总则（一）目的为加强公司职工档案管理，确保职工档案的真实性、完整性和保密性，维护职工合法权益，促进公司人力资源的合理配置和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体职工档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：职工档案应如实反映职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：职工档案应包含职工从入职到离职期间的各类相关材料，确保档案内容完整。3.保密性原则：严格保护职工档案信息安全，未经授权不得泄露职工档案内容。4.动态管理原则：根据职工的工作变动、岗位调整、考核评价等情况，及时更新职工档案信息。二、职工档案的内容（一）履历材料1.职工入职登记表，包括个人基本信息（姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等）、教育背景（学历、学位、毕业院校、专业、入学时间、毕业时间等）、工作经历（工作单位、职位、工作时间等）。2.职工履历表，详细记录职工从参加工作以来的工作经历，包括工作单位、职位变动、职责描述、工作成果等。3.职工调动审批表，记录职工在公司内部或与外部单位之间的调动情况，包括调动原因、调入调出单位、职位变动等信息。（二）自传材料职工撰写的自传，应包含个人成长经历、思想演变过程、对自己的评价等内容，重点突出在公司工作期间的思想和工作表现。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表，记录职工每年的工作业绩、工作态度、职业素养等方面的考核结果，包括自评、上级评价、同事评价等。2.晋升、晋级考核材料，如晋升述职报告、评审意见、考核成绩等，用于记录职工在晋升或晋级过程中的考核情况。3.专项考察材料，针对职工在特定项目、任务或事件中的表现进行考察形成的材料，如项目总结、任务完成情况报告、考察评语等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件，包括最高学历和学位证书，以及相关学历层次的成绩单。2.培训证书及培训记录，记录职工参加公司内部培训、外部培训、进修等情况，包括培训名称、培训时间、培训内容、培训成绩等。3.专业技术职务（职称）资格证书及评审材料，如职称证书、职称评审表、业绩成果证明等，反映职工的专业技术水平和能力。（五）政审材料1.入党、入团志愿书及相关审批材料，记录职工的政治历史情况和政治表现。2.无犯罪记录证明，由公安机关出具的证明职工无犯罪记录的材料。（六）党团材料1.党员、团员组织关系介绍信及相关材料，记录职工的党团组织关系转接情况。2.党团活动记录，如党组织活动记录、团组织活动记录等，反映职工在党团活动中的参与情况和表现。（七）奖励材料1.公司内部颁发的各类奖励证书及表彰决定，如优秀员工奖、创新奖、团队协作奖等，记录职工在工作中获得的荣誉。2.上级主管部门或政府部门颁发的奖励证书及相关文件，如劳动模范、先进工作者等荣誉称号的表彰材料。（八）处分材料1.公司内部的违纪处分决定，记录职工因违反公司规章制度而受到的处分情况，包括处分原因、处分类型、处分时间等。2.司法机关或其他相关部门作出的处理决定，如行政处罚决定书、刑事判决书等，反映职工的违法违纪情况。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表，记录职工工资调整的原因、时间、调整幅度等信息。2.任免文件，包括职工的任职通知、免职通知等，反映职工在公司内的职务变动情况。3.出国（境）审批表及相关材料，记录职工出国（境）的原因、时间、目的地等信息，以及审批过程中的相关文件。（十）其他可供组织参考的材料1.职工的获奖作品、科研成果、技术专利等相关材料，展示职工的个人才华和专业能力。2.职工的健康体检报告，记录职工的身体健康状况。3.其他与职工个人相关的重要材料，如荣誉证书、资格证书、培训结业证书等。三、职工档案的建立与收集（一）档案建立流程1.职工入职时，人力资源部门负责发放职工入职登记表，职工应如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历等内容，并签字确认。2.人力资源部门对职工提交的入职登记表及相关证明材料进行审核，确保信息真实、准确、完整。审核通过后，为职工建立个人档案，并将档案编号录入公司档案管理系统。3.职工在工作期间，应按照公司要求及时提交各类应归档的材料，如年度考核登记表、培训证书、奖励证书等。人力资源部门负责收集、整理这些材料，并及时归档到职工档案中。（二）档案收集要求1.职工应积极配合公司档案管理工作，按时提交各类应归档的材料。如因个人原因未能及时提交，应向人力资源部门说明情况，并在规定时间内补齐材料。2.人力资源部门应定期对职工档案进行检查，确保档案内容的完整性和准确性。对于发现的问题，应及时与职工沟通，要求其补充或更正相关材料。3.档案材料应使用A4纸打印或复印，并按照档案内容类别进行分类整理，依次编号装订。对于重要的原始材料，如学历学位证书、职称证书等，应妥善保管原件，并在档案中留存复印件。四、职工档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案内容的重要程度和时间顺序进行排列，便于查找和利用。3.同一类别的档案材料应集中在一起，并按照一定的顺序编号排列。（二）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类，按照履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位培训专业技术职务（职称）材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国（境）等材料、其他可供组织参考的材料等类别进行划分。2.对每一类别的档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。例如，履历材料的编号可以为“11”、“12”等，其中第一个数字“1”表示履历材料类别，后面的数字表示该类别下的具体材料序号。3.将编号后的档案材料按照顺序依次装入档案袋或档案盒，并在档案袋或档案盒上标明档案编号、职工姓名、档案类别等信息。（三）归档流程1.整理好的职工档案应及时归档到公司档案管理部门。档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的数据存储设备和安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应按照档案类别和编号顺序，将职工档案上架存放，并建立档案目录索引，便于快速查找和调阅档案。3.定期对档案进行盘点，核对档案数量、编号、内容等信息，确保档案的完整性和准确性。如发现档案丢失、损坏或信息错误等情况，应及时查明原因并采取相应的补救措施。五、职工档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅职工档案的，应填写《职工档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门负责人根据查阅申请的内容和必要性进行审核，批准后方可查阅。查阅人员应在档案管理人员的陪同下，在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室或进行拍照、复印等操作。3.涉及职工个人隐私或敏感信息的档案材料，如工资信息、处分材料等，可以限制查阅范围，仅允许相关部门负责人或授权人员查阅。（二）借阅权限1.公司外部单位或个人因工作需要借阅职工档案的，应出具正式的借阅函，说明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经公司分管领导签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门负责人对借阅申请进行严格审核，确保借阅行为符合法律法规和公司规定，并与借阅单位或个人签订《职工档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向人力资源部门提出申请并获得批准。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造档案内容，不得擅自复制档案材料。借阅期满后，应按时归还档案。（三）查阅与借阅记录1.档案管理人员应对每一次的查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员姓名、所在部门、查阅或借阅内容、审批情况等信息。查阅和借阅记录应保存[X]年以上，以备查询。2.定期对查阅和借阅记录进行统计分析，了解档案的使用频率和需求情况，为档案管理工作的优化提供参考依据。六、职工档案的保管与保密（一）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。库房内应设置防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别和编号顺序上架存放，排列整齐有序，便于查找和调阅。同时，应建立档案存放位置索引，标明每一份档案的具体存放位置。3.定期对档案进行检查和维护，如发现档案有破损、霉变、褪色等情况，应及时采取修复措施；对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露职工档案内容。未经授权，不得向任何单位或个人提供职工档案信息。2.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应监督查阅和借阅人员的行为，确保档案信息不被泄露。查阅和借阅结束后，应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。3.对涉及职工个人隐私或敏感信息的档案材料，应采取特殊的保密措施，如单独存放、加密存储等。同时，应限制接触这些档案材料的人员范围，确保信息安全。4.加强对档案管理工作场所的安全管理，安装监控设备，防止无关人员进入档案库房。档案管理人员离开工作岗位时，应确保档案库房门窗关闭，设备电源关闭。七、职工档案的转递（一）转递原因1.职工因工作调动、离职、退休等原因，需要将档案转至新的工作单位或档案管理机构。2.根据国家有关规定，需要将职工档案转至相关部门进行审核、认定或存档。（二）转递流程1.职工提出档案转递申请，填写《职工档案转递申请表》，注明转递原因、转递单位名称、转递地址、联系人及联系方式等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门负责人对转递申请进行审核，确认转递原因合法合规，转递单位信息准确无误后，批准转递申请。3.档案管理人员根据审批结果，准备职工档案，并填写《职工档案转递通知单》，详细注明档案内容、档案编号、转递单位名称、转递地址等信息。《职工档案转递通知单》应一式两份，一份随档案一同转递，一份留存公司档案管理部门。4.档案管理人员将职工档案密封包装，并在封口处加盖公司档案管理部门印章。然后，通过机要交通、专人送取或邮政特快专递等方式将档案转递至接收单位。5.接收单位收到档案后，应在《职工档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执返回公司档案管理部门。档案管理人员收到回执后，应将其与留存的《职工档案转递通知单》进行核对，确认档案已安全转递。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案转递的准确性和安全性。不得擅