女职工工作档案清制度

PAGE女职工工作档案清制度一、总则（一）目的为加强公司女职工工作档案管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，保障女职工合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体女职工工作档案的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应如实反映女职工工作经历、业绩、奖惩等情况，保证信息真实可靠。3.保密安全原则：妥善保管档案，防止信息泄露，确保档案安全。4.规范有序原则：建立标准化的档案管理流程，保证档案管理工作规范有序进行。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码等。2.婚姻状况、联系方式、家庭住址等。（二）入职信息1.入职时间、所在部门、岗位名称。2.劳动合同签订情况，包括合同期限、工作内容、劳动报酬等条款。（三）工作经历1.在公司内的岗位变动情况，每次变动的时间、原因、新岗位名称。2.参与的重要项目及担任的角色，项目起止时间、项目成果等。（四）培训与学习1.参加公司内部培训课程的记录，包括课程名称、培训时间、培训效果评估。2.外部培训、进修情况，培训机构名称、培训内容、获得证书等。（五）绩效考核1.各年度绩效考核结果，包括考核等级、得分、考核评语。2.绩效改进计划及执行情况记录。（六）奖惩情况1.获得的公司级及以上荣誉称号，荣誉名称、授予时间。2.受到的纪律处分或处罚，处罚原因、处罚方式、处罚时间。（七）薪酬福利1.工资发放记录，包括每月工资数额、发放时间、工资构成明细。2.福利待遇情况，如社保缴纳、公积金缴存、带薪年假、节日福利等。（八）职业发展规划1.个人职业发展目标及规划，包括短期、中期和长期目标。2.为实现职业发展目标所采取的行动及进展情况。（九）健康与生育1.女职工健康体检记录，体检时间、体检项目、体检结果。2.生育相关信息，如预产期、产假申请及批准情况、生育津贴领取记录等。（十）其他重要信息1.女职工参与公司工会活动、社团活动的记录。2.与工作相关的特殊事项说明，如工作中的突出贡献、特殊困难等。三、档案建立与收集（一）档案建立流程1.新入职女职工在办理入职手续时，需填写《女职工工作档案信息登记表》，提供个人基本资料及相关证明文件。2.人力资源部门负责审核新入职女职工提交的资料，确保信息准确无误后，为其建立个人工作档案。3.档案建立后，由专人负责将新入职女职工的相关信息录入公司档案管理系统，形成电子档案。（二）档案收集渠道1.各部门定期将涉及女职工的工作信息、考核结果、奖惩情况等资料报送至人力资源部门，作为档案更新的依据。2.女职工本人应主动向人力资源部门提交与工作相关的重要信息，如培训证书、荣誉证书等。3.通过公司内部信息系统、邮件、通知等方式，及时收集女职工在工作中产生的各类信息，确保档案内容的及时性和完整性。（三）档案收集要求1.各部门报送的资料应真实、准确、完整，并注明资料来源和日期。2.女职工提交的资料应提供原件或有效复印件，并在复印件上签字确认。3.档案管理人员应及时对收集到的资料进行整理、分类，确保档案内容清晰、有条理。四、档案整理与分类（一）整理原则1.按照档案内容的性质和时间顺序进行整理，确保档案资料的系统性和连贯性。2.对每份档案资料进行编号，以便于查找和管理。3.去除重复、无效的资料，保证档案内容简洁明了。（二）分类方法1.按照档案内容的类别，将女职工工作档案分为个人基本信息、入职信息、工作经历、培训与学习、绩效考核、奖惩情况、薪酬福利、职业发展规划、健康与生育、其他重要信息等十大类。2.在每大类下，根据具体内容进一步细分小类，如工作经历可细分为岗位变动、项目参与等小类。3.建立档案分类索引，方便档案管理人员快速查找和定位所需档案资料。（三）整理步骤1.对收集到的档案资料进行初步筛选，剔除无关或不符合要求的资料。2.按照分类方法，将每份资料归入相应的类别和小类中，并进行编号。3.对每份资料进行排序，确保同一类别的资料按照时间顺序排列。4.编制档案目录，注明档案类别、编号、资料名称、日期等信息，以便于查阅。五、档案保管与存储（一）保管要求1.设立专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案保管场所应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，保障档案安全。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、内容完整。（二）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在公司专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防数据丢失。3.建立电子档案索引数据库，方便快速检索电子档案内容。（三）借阅与归还1.因工作需要借阅女职工工作档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.档案借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅人的责任。六、档案更新与维护（一）更新频率1.人力资源部门应定期对女职工工作档案进行更新，原则上每半年更新一次。2.对于涉及女职工工作变动、绩效考核、奖惩情况等重要信息的，应及时进行更新。（二）更新流程1.各部门在信息发生变动后，应及时将相关资料报送至人力资源部门。2.人力资源部门收到资料后，对档案进行审核，确认无误后进行更新。3.更新后的档案信息应在档案管理系统中同步更新，并确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）维护措施1.定期对档案管理系统进行维护和升级保障系统的正常运行，防止数据丢失或损坏。2.对纸质档案进行定期检查，对于破损、褪色的档案及时进行修复或更换。3.根据公司发展和管理需要，适时调整档案内容和分类方法，确保档案管理工作与公司实际情况相适应。七、档案查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅女职工工作档案的，需经所在部门负责人批准，并在档案管理人员陪同下查阅。2.涉及女职工个人隐私的档案信息，未经女职工本人书面同意，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.所在部门负责人对查阅申请进行审批，签字同意后交档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，安排档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅人只能查阅与工作相关的档案内容，不得擅自摘抄、复制档案资料。如需摘抄或复制，需经档案管理部门负责人批准。（三）使用规定1.查阅人查阅档案后，应及时归还档案，不得将档案带出档案保管场所。2.档案资料仅用于公司内部工作需要，不得用于其他任何目的。如需对外提供档案资料，需经公司高层领导批准，并按照相关法律法规办理手续。3.档案管理人员应严格遵守档案查阅与使用规定，对查阅和使用档案的情况进行登记和统计，定期向档案管理部门负责人汇报。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅和使用过程中，查阅人应遵守保密规定，不得擅自传播档案信息。3.对涉及女职工个人隐私的档案信息，应采取加密存储、专人管理等措施，确保信息安全。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，防止档案被盗或损坏。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，