学院档案归档制度分数

PAGE学院档案归档制度分数一、总则（一）目的为了加强学院档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，特制定本学院档案归档制度分数管理办法。（二）适用范围本办法适用于学院各部门及全体教职员工在档案形成、收集、整理、归档过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则学院档案实行集中统一管理，由学院档案管理部门负责统筹协调全院档案工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整准确原则各部门应确保档案材料的真实、完整、准确，全面反映学院各项工作的历史面貌和发展过程。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案服务教学、科研、管理等工作的效能。二、档案归档制度分数的设定依据及意义（一）设定依据1.国家及地方有关档案管理的法律法规和行业标准，如《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等，确保制度符合法定要求。2.学院的实际工作需求和档案管理特点，综合考虑各类档案的重要性、产生频率、利用价值等因素，科学合理地设定档案归档制度分数。（二）意义1.量化管理档案工作通过设定分数，将档案归档工作进行量化考核，使档案管理工作更加规范化、标准化，便于对各部门的档案工作进行客观评价。2.激励档案工作积极性分数管理办法可以作为一种激励机制，鼓励各部门积极做好档案归档工作，提高档案质量，促进档案工作水平的整体提升。3.保障档案质量和利用效率合理的分数设定有助于确保档案的完整性和准确性，为档案的有效利用提供坚实基础，更好地服务学院各项事业发展。三、档案分类及归档要求（一）党群类档案1.党组织建设档案包括学院党委、各党支部的工作计划、总结、会议记录、党员名册、入党材料等。归档要求：材料应齐全、完整，按时间顺序排列，确保能够清晰反映党组织建设的历程。2.宣传工作档案涵盖学院的宣传计划、活动方案、新闻报道、宣传资料等。归档时要注意资料的真实性和时效性，分类整理，便于查找。3.纪检监察档案主要有纪检工作文件、案件调查材料、廉政教育记录等。必须严格按照保密规定进行归档，确保档案的安全性。（二）行政类档案1.行政管理档案包含学院行政工作计划、总结、会议纪要、规章制度、重要文件等。文件应规范编号，注明发文日期、文号、发文部门等关键信息，确保档案的准确性和可追溯性。2.人事档案教职工的个人档案，包括履历、学历学位、职称评定、考核奖惩、工资变动等材料。严格按照人事档案管理规定进行整理归档，确保档案信息的真实性和保密性。3.财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。财务档案应遵循财务管理制度，按年度、类别进行分类装订，妥善保管。（三）教学类档案1.教学计划档案各专业的教学计划、课程设置、教学大纲等。要求内容完整、准确，体现专业培养目标和教学要求。2.教学运行档案教师授课计划、教案、学生成绩册、实习实训报告等。教学档案应反映教学过程的实际情况，便于教学质量的监控和评估。3.教学研究档案教学改革项目、教学成果奖申报材料、教学论文等。注重对教学研究成果及过程性材料的收集，促进教学水平的不断提高。（四）科研类档案1.科研项目档案项目申报书、研究计划、实验数据、研究报告、成果鉴定材料等。科研档案应完整记录项目研究的全过程，确保科研成果的真实性和可靠性。2.学术交流档案学术会议通知、论文发表、学术讲座记录等。及时收集整理学术交流活动的相关资料，展示学院的学术氛围和科研成果。（五）学生类档案1.学生学籍档案学生入学登记表、成绩单、学籍变动材料、毕业登记表等。学籍档案是学生在校学习经历的重要记录，应严格按照学籍管理规定进行归档。2.学生奖惩档案学生的获奖证书、处分决定等。准确记录学生的奖惩情况，为学生综合素质评价提供依据。3.学生社会实践档案（如有）学生参加社会实践活动的计划、总结、调研报告等。体现学生的社会实践能力和综合素质培养情况。四、档案归档制度分数的具体评分标准（一）档案收集（40分）1.及时性（20分）各部门应在规定时间内将档案材料移交至档案管理部门。每逾期一个月，扣5分；逾期超过三个月，该项不得分。2.完整性（20分）档案材料应齐全完整，缺一项重要材料扣2分，累计扣分不超过20分。（二）档案整理（30分）1.分类准确性（15分）档案分类应符合学院档案分类方案，分类错误一处扣3分，累计扣分不超过15分。2.编号规范性（10分）档案编号应清晰、准确，编号错误一处扣2分，累计扣分不超过10分。3.装订整齐性（5分）档案装订应牢固、整齐，不符合要求的酌情扣15分。（三）档案质量（20分）1.材料真实性（10分）档案材料应真实可靠，发现一处虚假材料扣5分，该项不得分。2.字迹清晰度（5分）档案字迹应清晰可辨，模糊不清的酌情扣15分。3.格式规范性（5分）档案格式应符合要求，不符合规范的酌情扣15分。（四）档案保管（10分）1.保管环境适宜性（5分）档案存放环境应符合防火、防潮、防虫、防盗等要求，不符合要求的酌情扣15分。2.定期检查情况（5分）档案管理部门应定期对档案进行检查，无检查记录或发现问题未及时处理的扣5分。五、档案归档流程及时间要求（一）流程1.各部门形成档案材料后，由部门负责人指定专人进行初步整理。2.整理后的档案材料经部门负责人审核签字后，移交至学院档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行复查，不符合要求的返回原部门重新整理。4.复查合格的档案进行分类、编号、装订等最终整理，并录入档案管理系统。（二）时间要求1.每年[具体时间1]前，各部门应将上一年度的党群类、行政类、教学类、科研类、学生类档案材料移交至档案管理部门。2.档案管理部门应在收到档案材料后的[具体时间2]内完成复查、整理及录入工作。六、档案查阅及借阅规定（一）查阅规定1.学院内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.涉及机密档案的查阅，需经学院保密委员会批准，并严格按照保密规定进行操作。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容，归还时应确保档案完好无损。七、档案数字化管理（一）数字化范围逐步推进学院各类档案的数字化工作，优先对重要档案、利用率高的档案进行数字化处理。（二）数字化流程1.档案扫描采用专业设备对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接将数字化档案与档案管理系统中的目录信息进行关联，实现快速检索和利用。4.存储备份数字化档案数据应进行安全存储，并定期备份，防止数据丢失。（三）数字化质量要求1.扫描分辨率应不低于[具体分辨率]，确保图像清晰可读。2.图像格式应统一为[指定格式]，便于管理和利用。3.数字化档案数据应与纸质档案内容一致，确保准确性。八、档案安全管理（一）实体安全1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案实体安全。2.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并排除安全隐患。（二）信息安全1.加强档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.对数字化档案数据进行加密存储，定期进行数据备份和恢复演练，确保数据安全。（三）人员安全1.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处理能力。2.制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在突发情况下能够迅速、有效地保护档案安全。九、监督与考核（一）监督机制1.学院档案管理部门定期对各部门档案归档工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.设立档案工作监督举报电话和邮箱，接受全院师生对档案工作的监督和投诉。（二）考核办法1.每年年底，学院对各部门档案归档制度