环保公司档案管理制度

PAGE环保公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强本环保公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指公司在环保项目运作、行政管理、技术研发、财务核算等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映公司各项工作的实际情况。3.方便利用原则：遵循便于检索、查询和利用的原则，对档案进行科学分类和整理，提高档案利用效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行信息化管理，实现档案信息的快速检索和共享。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行销毁或继续保存的审核。5.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境安全、整洁，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。6.组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务，编制档案检索工具和参考资料。7.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和初步立卷，并定期移交综合管理部。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合综合管理部做好档案的鉴定、统计、利用等工作，提供档案利用所需的相关资料和信息。4.严格遵守公司档案管理制度，在档案形成过程中，确保档案的真实、完整和准确。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、编目、保管等工作，保证档案质量。3.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供优质服务，及时准确地提供所需档案资料。4.负责档案管理信息系统的操作和维护，确保档案信息的安全和正常运行。5.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。6.参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.环保项目档案：包括项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计文件、施工图纸、招投标文件、合同协议、项目验收报告等。2.行政管理档案：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、财务档案、审计档案、资质证书、荣誉证书等。3.技术研发档案：包括科研项目申报书、研究报告、实验数据、技术方案、专利文件等。4.业务往来档案：包括与客户、供应商、合作伙伴等的往来信函、合同协议、业务报表等。5.其他档案：如公司组织的各类活动资料、宣传资料、照片、音像资料等具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.档案材料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料。4.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档后移交综合管理部。2.对于重大项目或紧急事项形成的档案，应在项目结束或事项处理完毕后及时归档。（四）归档程序1.各部门档案管理人员按照档案分类方案对收集到的档案材料进行分类整理，编制档案目录。2.将整理好的档案材料装订成册，填写档案盒封面和脊背的相关信息，包括档案名称、年度、保管期限、起止日期、盒号等。3.向综合管理部移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和管理。（二）分类方法公司档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。2.机构（问题）：按照公司内部机构设置或业务职能进行分类，如行政管理类、环保项目类、技术研发类等。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度保管期限机构（问题）代码顺序号”的结构。2.全宗号：由综合管理部统一编制，代表公司档案全宗。3.年度：用公元纪年全称表示，如“20XX”。4.保管期限：分别用“永久”“长期”“短期”表示。5.机构（问题）代码：根据公司内部机构设置或业务职能编制代码，如“XZGL”表示行政管理类，“HBXM”表示环保项目类等。6.顺序号：按照档案排列顺序依次编号。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应详细记录案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、页数、备注等信息。3.卷内文件目录应记录文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息。4.编目应准确、清晰，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司有参考价值的档案，列为短期保管。（二）档案库房管理1.档案库房应具备安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设备，确保档案存放环境适宜。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。3.档案架应排列整齐，标识清晰，便于查找和存放档案。4.建立档案库房温湿度记录制度，每天定时记录温湿度情况，确保温湿度符合档案保管要求。（三）档案存储介质管理1.对电子档案应采用多种存储介质进行备份，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存储在不同的地点。2.定期对存储介质进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.对存储有重要档案数据的存储介质，应采取加密、防病毒等安全措施。（四）档案清查与盘点1.综合管理部应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查盘点内容包括档案数量、质量、保管状况等，填写档案清查盘点表。3.对清查盘点中发现的问题，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并记录处理结果。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限规定为依据，结合公司实际情况，准确判定档案的保存价值。2.从公司工作需要出发，全面分析档案对公司各项工作的现实利用价值和历史研究价值。3.坚持全面审查、重点突出、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其保存价值和保管期限。2.分析比较法：将档案与同类档案或相关档案进行分析比较，判断其价值大小。3.效益评估法：评估档案对公司当前及未来工作可能产生的效益，确定其是否具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、年度、保管期限、数量等详细信息。3.档案销毁清册经公司分管领导审批后，由综合管理部负责组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.对已销毁的档案，应在档案目录及相关检索工具中注明销毁情况。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司档案管理制度。2.服务公司原则：以满足公司各项工作需要为出发点，积极提供档案利用服务。3.确保安全原则：在档案利用过程中，确保档案信息安全，防止档案泄露和损坏。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司员工因个人学习、研究等需要查阅、借阅档案。3.外单位因工作需要，经公司批准查阅、借阅档案。（三）利用手续1.查阅档案：公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、年度等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。外单位查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、档案名称、年度等信息，经公司分管领导批准后，由综合管理部安排专人陪同查阅。2.借阅档案：公司内部人员借阅档案，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、档案名称、年度等信息，经所在部门负责人签字同意，综合管理部负责人审批后，办理借阅手续。外单位借阅档案，需持单位介绍信，注明借阅期限、档案名称、年度等信息，经公司分管领导批准后，并按规定缴纳一定的押金，办理借阅手续。3.借阅档案应在规定期限内归还，如需延期，应办理续借手续。（四）利用登记综合管理部应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、部门、查阅或借阅档案名称、数量、利用目的、归还时间等信息。登记册应妥善保管，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、共享和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术要求。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、去黑边等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案目录信息和扫描图像存储到档案信息化管理系统中，建立电子档案数据库。4.挂接索引：为电子档案建立索引关系，便于快速检索和查询。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的批量录入和单个录入，支持多种格式文件的上传。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、题名、年度、保管期限等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理：对档案借阅申请、审批、归还等流程进行信息化管理，记录借阅情况。4.权限管理：设置不同用户的访问权限，