档案室七项基本制度

PAGE档案室七项基本制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案的收集、整理应全面、完整，涵盖公司生产经营、行政管理等各个方面。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案收集制度（一）收集范围1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理记录等。2.业务经营类：涵盖市场调研报告、合同协议、招投标文件、客户资料、销售数据、财务报表等。3.生产技术类：有产品研发资料、生产工艺文件、设备档案、质量检验报告等。4.基本建设类：包含工程项目立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案移交档案室。2.档案应保持原件完整，如有特殊情况需留存复印件，应注明原件存放处，并确保复印件与原件一致。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保其可读性和可追溯性。（三）收集流程1.各部门档案形成后，由档案责任人进行初步整理，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.在规定的移交时间内，将档案移交至档案室。档案室接收人员对移交的档案进行核对，确认无误后签字接收，并在档案管理系统中进行登记。3.对于不符合收集要求的档案，档案室应及时通知移交部门进行补充或整改，直至符合要求。三、档案整理制度（一）分类标准1.年度分类法：将档案按年度分开，便于按时间顺序查找和管理。2.组织机构分类法：根据公司内部组织机构设置，将档案分为不同部门类别。3.问题分类法：结合档案内容所反映的问题，进行进一步细分，如行政管理类可分为文件管理、人事管理等。（二）整理要求1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，确保目录准确、清晰。（三）整理流程1.档案室工作人员对接收的档案进行分类，确定其所属年度、部门和问题类别。2.按照分类标准对档案进行排列，同一类别的档案按时间顺序或重要程度依次排列。3.对每份档案进行编号，并在档案首页加盖编号章。4.根据档案内容编制目录，打印成册，并将目录录入档案管理系统。5.将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上注明档案类别、编号范围等信息，上架存放。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开保管，避免相互混淆。2.对纸质档案应采用档案盒或档案柜进行存放，档案盒应按照编号顺序排列上架。3.对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并异地存放，确保数据的安全性。（三）保管期限1.根据档案的重要性和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.保管期限的划分应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案既能满足公司当前工作需要，又能为公司长远发展提供历史依据。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中发现的问题，应及时进行记录和处理，如档案丢失、损坏等情况，应查明原因，采取相应的补救措施。3.清查结束后，应编制档案清查报告，总结清查情况，提出改进建议。五、档案利用制度（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用要求1.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人批准后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得涂改、损坏、转借他人，如有违反，应承担相应责任。（三）利用流程1.公司内部员工查阅档案，应先在档案室查阅档案目录，确定所需档案后，填写查阅登记表，经档案室工作人员同意后，方可进行查阅。2.外单位查阅档案，应提前向公司提出申请，说明查阅目的、内容和范围，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并在查阅登记表上签字。3.借阅档案时，借阅人员应持借阅申请表到档案室办理借阅手续，档案室工作人员根据申请表内容，核对档案编号、名称等信息，无误后将档案交给借阅人员，并在档案管理系统中进行登记。4.借阅人员归还档案时，应确保档案完整无损，档案室工作人员对归还的档案进行核对，确认无误后，在档案管理系统中注销借阅记录，并将档案归还原位。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成，负责对档案的保管期限进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案的保管期限。2.对于反映公司重大决策、重要业务活动、关键技术成果等具有长期保存价值的档案，应列为永久保管。3.对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可根据其重要程度确定为长期或短期保管。（三）鉴定流程1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.鉴定时，先由档案室工作人员对到期档案进行初步筛选，提出保管期限调整建议。3.档案鉴定工作小组对初步筛选的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限是否需要调整。4.对于确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。七、档案保密制度（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等敏感信息的档案。2.公司内部尚未公开的重要文件、会议记录等。（二）保密措施1.档案室应设置专门的保密区域，对保密档案进行单独存放，并采取加密存储、限制访问等措施。2.接触保密档案的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.查阅、借阅保密档案应严格履行审批手续，经公司保密管理部门批准后，方可进行。查阅时，应在指定地点进行，并有专人陪同。4.禁止在非保密场所谈论、传播保密档案内容，禁止通过互联网、电子邮件等方式传输保