儿童机构档案管理制度汇编

PAGE儿童机构档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强儿童机构档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本儿童机构内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指儿童机构在开展儿童服务、行政管理、教学研究等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由机构综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：确保档案内容真实反映机构工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机构档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境安全、整洁。6.组织开展档案的利用工作，为机构各项工作提供档案信息支持。7.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的完整和及时归档。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.根据工作需要，按照规定程序查阅、借阅本部门及相关档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括机构设立、变更、注销文件，会议记录、纪要，工作计划、总结，规章制度，人事档案，财务报表等。2.儿童服务类：儿童基本信息档案，服务记录，评估报告，康复训练档案，心理辅导记录等。3.教学研究类：教学计划、教案，教材、课件，科研项目申报及成果材料等。4.活动记录类：各类活动方案、通知，活动照片、视频，活动总结等。5.对外交流类：与其他机构合作协议、往来信函，接待来访记录等。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，确保无遗漏。2.收集的文件材料应保持原件完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.电子文件应确保格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、编目清晰。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别分为行政管理、儿童服务、教学研究、活动记录、对外交流等大类，再根据具体内容进行二级、三级分类。2.编号：对每类档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年度、保管期限等信息。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查找和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。3.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保布局合理。（二）档案上架1.按照档案类别和编号顺序依次上架存放，便于查找和管理。2.档案应排列整齐，不得随意堆放，确保通风良好。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映机构主要职能活动和基本历史面貌的，对本机构、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确。2.清查过程中发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级报告。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和本机构档案管理制度提供档案利用服务。2.服务优先原则：以满足机构工作和社会需求为出发点，积极主动提供档案信息。3.安全保密原则：在提供档案利用服务过程中，确保档案信息安全，防止泄密。（二）利用范围1.机构内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.因工作关系，外单位依法依规查阅、借阅本机构档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅、调取本机构相关档案。（三）利用程序1.查阅、借阅档案应填写申请表，注明查阅、借阅目的、内容、期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部门审批。3.综合管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并做好登记。4.查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印、拍照等，应经综合管理部门同意。5.借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。归还时，综合管理部门应检查档案是否完好无损。（四）利用登记1.建立档案利用登记台账，详细记录查阅、借阅档案的时间、人员、内容、期限等信息。2.登记台账应妥善保管，以备查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合机构实际情况，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出拟销毁档案清单。2.鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，确定销毁档案名单。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。（四）销毁实施1.销毁档案应在指定地点进行，由两人以上监销。2.销毁过程中，应确保档案彻底销毁，无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案收集1.各部门在工作中形成的电子文件应及时收集，确保数据完整。2.电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等。（二）电子档案整理1.按照电子档案分类标准进行整理，建立电子档案文件夹结构。2.对电子文件进行命名，命名应规范、准确，体现文件内容和日期等信息。（三）电子档案存储1.电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并进行定期备份。2.备份存