金融业务档案保管制度

PAGE金融业务档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司金融业务档案的科学管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及金融业务活动中形成的各类档案，包括但不限于客户资料、交易记录、合同协议、财务报表、风险管理文档等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映金融业务活动的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存金融业务活动中产生的各类文件资料，不得遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。4.保密性原则：对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案的整理、存储和检索应便于使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善金融业务档案保管制度，并组织实施。2.统一管理公司金融业务档案，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储、检索、借阅等工作。3.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和责任意识。5.配合公司内部审计、外部监管等工作，提供所需的档案资料。（二）业务部门职责1.负责本部门金融业务档案的收集、整理和初步分类工作，并及时移交档案管理部门。2.在业务活动中，严格按照档案管理要求，规范文件资料的形成和保管，确保档案的质量。3.协助档案管理部门做好档案的清查、盘点等工作，提供必要的支持和配合。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储、检索、借阅等操作。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告并采取措施解决。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极配合公司内部审计、外部监管等工作，提供准确、完整的档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.客户开户资料，包括客户身份证明文件、授权委托书、风险承受能力评估报告等。2.交易记录，如交易合同、交易指令、交易清单、成交确认书等。3.合同协议，包括借款合同、担保合同、投资协议、委托理财合同等。4.财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。5.风险管理文档，如风险评估报告、风险监控记录、风险处置方案等。6.其他与金融业务相关的文件资料，如业务审批文件、会议纪要、培训资料等。（二）收集要求1.业务部门应在金融业务活动结束后及时收集相关文件资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件资料，应进行备份，并确保备份数据的可读性和完整性。（三）整理方法1.档案管理部门对收集到的文件资料进行统一整理，按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.对每份文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。3.去除文件资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对纸张进行折叠或裁剪，使其规格统一。4.按照档案装订要求，将文件资料进行装订，确保装订牢固、整齐美观。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.客户类档案：按照客户名称进行分类，包括客户基本信息、交易记录、信用评估等相关资料。2.业务类档案：根据金融业务的种类进行分类，如存款业务档案、贷款业务档案、投资业务档案、保险业务档案等。3.合同类档案：按照合同的性质和类别进行分类，如借款合同档案、担保合同档案、租赁合同档案等。4.财务类档案：按照财务报表的种类和年度进行分类，如年度资产负债表档案、年度利润表档案等。5.风险管理类档案：根据风险的类型和管理阶段进行分类，如风险评估报告档案、风险监控记录档案等。6.其他类档案：对于不属于以上分类的其他文件资料，归为其他类档案。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式。2.年份为档案形成的公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码根据档案分类标准确定，用两位字母或数字表示，如“KH”表示客户类档案，“YW”表示业务类档案等。4.顺序号为该类别档案的流水号，用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。5.例如，2023年形成的客户类档案中的第12份档案编号为“2023KH0012”。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（二）保管期限1.金融业务档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为5年以下，中期保管期限为5年至15年，长期保管期限为15年以上。3.具体保管期限如下：客户开户资料、交易记录等重要档案，保管期限为长期。合同协议、财务报表等档案，保管期限为中期。一般性业务文件资料，保管期限为短期。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，确保档案的数量、质量和存储状况符合要求。2.对于纸质档案，应保持档案的整洁、完好，防止档案的损坏、褪色、霉变等情况发生。3.对于电子档案，应定期进行维护和检查，确保数据的安全性和可用性。4.档案库房应保持适宜的温度、湿度，定期进行通风换气，防止有害气体对档案的侵蚀。5.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案管理的有效性。六、档案的检索与利用（一）检索方式1.建立档案检索系统，通过档案编号、客户名称、业务类型、关键词等多种方式进行检索。2.档案检索系统应具备快速、准确的检索功能，能够方便地查找所需档案资料。3.档案管理人员应定期对检索系统进行维护和更新，确保检索信息的准确性和完整性。（二）利用流程1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批。2.档案管理部门根据审批后的申请表，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。4.如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.公司外部单位或个人因工作需要查阅档案时，应按照法律法规和公司相关规定办理查阅手续，经公司领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（三）保密规定1.档案管理人员应对查阅档案的人员进行保密教育，要求其严格遵守保密规定。2.查阅人员不得泄露档案内容，不得擅自复制、传播档案信息。3.对于涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应采取更加严格的保密措施，防止信息泄露。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成，负责对超过保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的重要性、相关性、完整性等因素，对档案进行综合评估。2.对于仍具有查考利用价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司领导审