凭证档案管理制度

PAGE凭证档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司凭证档案的管理，确保凭证档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中形成的各类凭证档案的管理。（三）定义1.凭证档案：指公司在经济业务活动中形成的，具有保存价值的各种凭证，包括但不限于发票、收据、合同、协议、审批文件、报表等。2.档案管理部门：指公司设立的负责凭证档案管理工作的部门，具体职责见本制度相关条款。（四）管理原则凭证档案管理遵循集中统一管理、真实完整、安全保密、方便利用的原则。二、凭证档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责凭证的收集工作，确保在经济业务发生后及时将相关凭证收集齐全。2.收集的凭证应符合国家法律法规和公司内部规定，内容真实、完整，手续齐全。3.对于外来凭证，如发票等，应检查其真实性、合法性，确保发票开具符合规定，内容准确无误。（二）整理标准1.凭证应按照类别、时间顺序进行整理。2.同一类别的凭证应按照编号或日期顺序排列，确保编号连续，日期清晰。3.对于每份凭证，应确保其附件齐全，附件应与凭证内容相关，能够充分证明经济业务的发生。4.凭证上的签字、盖章应清晰、完整，符合规定要求。（三）分类方法1.发票类：按照发票种类（如增值税专用发票、普通发票等）、开票日期、业务内容等进行分类。2.合同协议类：按照合同性质（如采购合同、销售合同、租赁合同等）、签订日期、合同编号等进行分类。3.审批文件类：按照审批事项（如费用报销审批、项目立项审批等）、审批日期、审批部门等进行分类。4.其他类：根据凭证的性质和特点，进行合理分类。三、凭证档案的归档与保管（一）归档流程1.整理好的凭证应定期移交至档案管理部门进行归档。2.档案管理部门在接收凭证时，应核对凭证的数量、类别、整理情况等，确保与移交清单一致。3.归档的凭证应按照分类方法进行编号、编目，建立档案目录索引，便于查询和利用。（二）保管期限1.凭证档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，主要适用于一些时效性较强、对公司影响较小的凭证。3.中期保管期限为[X]年，适用于一般的经济业务凭证，具有一定的参考价值。4.长期保管期限为[X]年以上，主要针对涉及公司重要资产、重大经济决策等关键凭证。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.凭证档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子凭证档案，应进行备份存储，存储介质应定期检查和维护，确保数据安全。4.档案管理部门应定期对凭证档案进行清查盘点，确保账实相符。如发现问题，应及时查明原因并采取相应措施。四、凭证档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅凭证档案时，应填写《凭证档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的凭证档案，并安排专人负责查阅过程的监督和管理。3.查阅人员应在指定的地点查阅，不得擅自将凭证档案带出档案库房。查阅过程中应爱护凭证档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换凭证等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将凭证档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对，确保档案完整无损。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅凭证档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《凭证档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅范围等，经公司主管领导审批后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请表进行严格审核，确保借阅目的合理、借阅期限适当、借阅范围明确。对于涉及公司机密的凭证档案，应严格控制借阅范围和审批程序。3.借阅人员应与档案管理部门签订《凭证档案借阅承诺书》，承诺遵守本制度规定，妥善保管借阅的凭证档案，不得擅自转借、复印、传播等。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并办理续借手续。5.借阅结束后，借阅人员应及时归还凭证档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。五、凭证档案的销毁（一）销毁条件1.凭证档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照本制度规定进行销毁。2.对于涉及法律纠纷、未了事项等特殊情况的凭证档案，应在相关事项处理完毕后，再行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的凭证档案进行清理，提出销毁意见，编制《凭证档案销毁清单》。2.《凭证档案销毁清单》应包括凭证档案的名称、类别、编号、数量、保管期限等详细信息，并经档案管理部门负责人审核签字。3.将《凭证档案销毁清单》报公司主管领导审批，经批准后，方可组织实施销毁工作。4.销毁凭证档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。监销人员应在销毁现场对销毁情况进行记录，并在《凭证档案销毁清单》上签字确认。5.销毁后的凭证档案应在《凭证档案销毁清单》上注明“已销毁”字样，并将《凭证档案销毁清单》存档保管。六、监督与检查（一）监督职责1.公司内部审计部门负责对凭证档案管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对凭证档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节进行检查。2.档案管理部门应定期对本部门的凭证档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并向公司主管领导报告自查情况。（二）检查内容1.凭证档案管理制度的执行情况，包括各部门是否按照规定收集、整理凭证，档案管理部门是否按照要求进行归档、保管、查阅、借阅、销毁等操作。2.凭证档案的真实性、完整性、准确性，检查凭证内容是否真实、附件是否齐全、编号是否连续等。3.档案库房的安全管理情况，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施的落实情况。4.电子凭证档案的数据安全情况，检查备份存储介质的维护情况、数据的完整性和保密性等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。3.整改完成后，责任部门应向公司内部审计部门提交整改报告，审计部门应对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。4.对于违反凭证档案管理制度的行为，应按照公司相关规定追究责任人员的责任，情节严重的，应依法追究法律责任。七、附则