事业单位档案室制度上墙

PAGE事业单位档案室制度上墙一、总则（一）目的为加强事业单位档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本单位档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况。3.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为单位各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类档案，确保档案的安全与完整。3.对档案进行分类、编目、数字化处理等，建立科学的档案检索体系，方便档案查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交。5.开展档案信息开发利用工作，为单位领导决策、各项业务工作提供档案信息支持。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体职工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交档案室。3.配合档案室做好档案的查阅利用、鉴定销毁等工作。4.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定等。2.本单位形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、合同协议、科研成果、人事档案、财务档案等。3.本单位下属部门报送的重要文件和资料。4.其他与本单位工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交档案室。2.对于重要会议、重大活动形成的档案，应在活动结束后[X]个工作日内收集整理完毕并移交档案室。3.对归档的文件材料，应保持其历史联系，区分不同价值，进行分类整理。（三）整理方法1.文书档案按照年度机构保管期限分类整理，采用“件”装盒保管。每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。2.科技档案按照项目分类，每个项目内的文件材料按照其形成的时间顺序排列，可分为项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，分为十大类，每类再细分若干小类。4.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，分为会计凭证、会计账簿、财务报告等类别。四、档案分类与编号（一）分类方案1.文书档案分为党群工作、行政管理、业务工作、人事管理、财务管理、审计监察等类别。2.科技档案分为科研项目、工程项目、设备仪器等类别。3.人事档案分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料、其他材料等十大类。4.财务档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：按照项目编号分类号流水号的方式编制。例如：KJ202301001，表示2023年的第[X]个科研项目中的第1份科技档案。3.人事档案编号：按照档案管理系统的编号规则进行编制，确保一人一号，便于查询和管理。4.财务档案编号：根据会计年度和档案类别进行编号，如2023KJ001，表示2023年的第1份会计凭证档案（KJ代表会计档案）。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案安全。2.档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。（二）档案装具1.文书档案采用档案盒进行保管，档案盒应符合国家相关标准，盒脊应标明全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等信息。2.科技档案、人事档案、财务档案等根据实际情况选用合适的装具，如档案柜、密集架等，确保档案存放有序，便于查找。（三）档案保管期限1.文书档案保管期限分为永久、定期（[X]年、[X]年、[X]年）。2.科技档案保管期限根据项目性质和重要程度确定，但一般不少于项目结束后[X]年。保密科技档案应按照保密规定确定保管期限。3.人事档案保管期限按照国家有关规定执行，一般为长期保管。4.财务档案保管期限按照会计档案管理办法执行，会计凭证保管期限为[X]年，会计账簿保管期限为[X]年，财务报告保管期限为[X]年等。（四）档案清点与检查1.档案室应定期对档案进行清点和检查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放有序。2.检查档案保管状况，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施。3.对档案的借阅、归还等情况进行核对，确保档案的安全与完整。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本单位职工因工作需要查阅档案，可直接到档案室办理查阅手续。查阅涉及个人隐私的档案，需经本人同意。2.外单位人员查阅本单位档案需持单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经本单位分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经单位主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅登记表》[此处可详细说明登记表应包含的内容，如查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅档案名称、查阅目的、批准人等]，注明查阅档案的名称、数量、查阅目的等。2.档案室工作人员根据查阅权限进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案。3.查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈1.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案室，并在《档案查阅登记表》上注明查阅情况。2.档案室应定期收集查阅人员对档案利用的反馈意见，了解档案利用效果，不断改进档案管理工作。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导任组长，档案室负责人及相关业务部门人员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织实施档案鉴定工作。（二）鉴定标准与方法1.依据档案保管期限表和国家有关规定，对档案进行逐件鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其价值。对于已过保管期限且无保存价值的档案，可考虑销毁；对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出档案销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经单位分管领导审核，主要领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销。监销人员应在销毁完毕后在《档案销毁清册》上签字确认。（四）特殊档案处理对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等特殊档案，销毁时应按照国家有关保密规定进行处理，确保档案信息不泄露。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为单位各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准，确保扫描图像清晰可读。数字化档案应进行分类存储，建立相应的索引目录。2.加强对数字化档案的管理，定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，做好数字化档案的安全防护工作，防止数据泄露。（三）档案管理系统应用1.选用适合本单位的档案管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、查阅、利用等全过程