融资类档案归档制度

PAGE融资类档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司融资类档案的管理，确保融资活动相关文件资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有融资活动中形成的各类档案，包括但不限于融资项目申报材料、融资合同、协议、评估报告、审计报告、法律文件、往来信函等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司融资类档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则归档的文件资料应真实反映融资活动的实际情况，数据准确、内容完整。3.分类科学原则按照融资活动的类别、阶段、文件性质等进行科学分类，便于查找和管理。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。二、归档职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善融资类档案归档制度，并组织实施。2.指导和监督各部门做好融资文件资料的收集、整理和移交工作。3.对接收的融资类档案进行审核、分类、编号、装订、上架等整理工作。4.建立融资类档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索和管理。5.负责融资类档案的保管、查阅、借阅、归还等日常管理工作。6.定期对融资类档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。（二）融资业务部门职责1.负责本部门融资活动中各类文件资料的收集、整理和初步审核。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的融资文件资料移交档案管理部门归档。3.在融资项目实施过程中，配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。（三）其他相关部门职责1.财务部门负责提供融资活动中的财务报表、审计报告等相关资料。2.法务部门负责提供融资活动中的法律文件、合同审查意见等相关资料。3.其他涉及融资活动的部门，应按照档案管理部门的要求，提供本部门产生的与融资相关的文件资料。三、归档范围（一）融资项目申报阶段1.融资项目可行性研究报告2.项目立项批复文件3.项目评估报告4.融资方案及相关说明5.与融资相关的会议纪要、决议等（二）融资合同签订阶段1.融资合同（包括借款合同、担保合同、抵押合同、质押合同等）2.合同审批文件3.合同补充协议4.合同变更记录（三）融资资金到位及使用阶段1.资金到账凭证2.资金使用计划及执行情况报告3.资金使用审批文件4.与资金使用相关的发票、收据等凭证（四）融资项目还款阶段1.还款计划及执行情况报告2.还款凭证3.与还款相关的沟通记录、函件等（五）其他相关文件1.融资活动中的往来信函、传真、电子邮件等2.融资项目涉及的资产评估报告、验资报告等3.政府部门对融资活动的监管文件、政策法规等四、归档要求（一）文件资料的收集1.各部门应指定专人负责融资文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整。2.收集的文件资料应包括原件、复印件（需注明与原件一致）以及电子文档等多种形式。3.对于重要的文件资料，应同时收集相关的背景材料、说明解释等，以便更好地理解文件内容。（二）文件资料的整理1.融资文件资料应按照归档范围进行分类整理，同一类别的文件应按照时间顺序排列。2.每份文件应保持完整，如有破损、缺页等情况，应进行修补或复制。3.文件资料应去除金属物，采用A4纸张规格进行装订，左侧装订，装订应牢固、整齐。4.对于电子文档，应按照规范的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质上。（三）文件资料的编号1.融资类档案应进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式可采用“融资类别年份流水号”的形式，例如：“借款融资2023001”。3.编号应标注在文件资料的首页右上角，并在档案目录中注明。（四）文件资料的编目1.档案管理部门应编制融资类档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。2.目录应一式两份，一份装订在档案盒内，另一份单独成册，便于查阅。3.对于电子文档，应建立相应的电子目录，与纸质目录相对应。五、归档流程（一）文件资料的移交1.融资业务部门在融资活动结束后，应及时对本部门产生的文件资料进行整理，并填写《融资类档案移交清单》。2.《融资类档案移交清单》应包括档案编号、名称、日期、数量等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.融资业务部门将整理好的文件资料及《融资类档案移交清单》一并移交档案管理部门。（二）档案管理部门的接收1.档案管理部门收到融资业务部门移交的文件资料后，应按照归档要求进行审核。2.审核内容包括文件资料的完整性、准确性、规范性等，如发现问题应及时与融资业务部门沟通，要求其补充或更正。3.审核无误后，档案管理部门在《融资类档案移交清单》上签字确认，并将文件资料进行分类、编号、装订等整理工作。（三）档案的上架存储1.整理好的融资类档案应按照编号顺序上架存储，存放在专门的档案库房内。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保存。3.档案应按照保管期限进行分类存放，便于查找和管理。六、保管期限（一）短期档案保管期限为15年的融资类档案，主要包括融资项目申报阶段的一般性文件、资金使用过程中的临时性文件等。（二）中期档案保管期限为510年的融资类档案，主要包括融资合同执行过程中的相关文件资料、还款计划及执行情况报告等。（三）长期档案保管期限为10年以上的融资类档案，主要包括融资项目的核心文件、涉及公司重大利益的法律文件、重要的评估报告等。七、查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅融资类档案，应填写《融资类档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.《融资类档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。5.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅融资类档案，应填写《融资类档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等。2.《融资类档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅记录档案管理部门应建立融资类档案查阅与借阅记录台账，记录查阅与借阅的时间、人员、内容、期限等信息，以便跟踪和管理。八、保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与接触融资类档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对融资类档案的查阅、借阅等情况进行严格登记，防止档案信息泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自向无关人员透露档案内容。4.在档案整理、存储、传输等过程中，应采取必要的保密技术措施，如加密存储、加密传输等。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对档案存储介质进行定期备份，防止数据丢失。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作的安全进行。九、销毁（一）销毁条件融资类档案达到保管期限后，经档案管理部门鉴定确无保存价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应编制《融资类档案销毁清单》,详细列出拟销毁档案的编号、名称、日期、数量等信息。2.《融资类档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。