测绘保密档案管理制度

PAGE测绘保密档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司测绘保密档案管理，确保测绘成果的安全与保密，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国测绘法》及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及测绘保密档案的收集、整理、存储、使用、传递、销毁等全过程管理。（三）基本原则1.严格保密原则：对测绘保密档案采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.依法管理原则：依据法律法规和行业标准进行档案管理操作。3.规范流程原则：建立标准化、规范化的档案管理流程，确保管理工作有序进行。二、保密档案的范围与分类（一）范围1.各类测绘原始数据，包括测量记录、影像资料、地理信息数据等。2.测绘成果，如地图、测绘报告、专题图等。3.涉及测绘项目的技术方案、设计图纸、内部讨论资料等。4.其他与测绘业务相关且具有保密性质的文件、资料。（二）分类1.基础测绘档案：涵盖国家基本比例尺地形图测绘、基础地理信息数据库建设等项目产生的档案。2.专业测绘档案：如工程测量、地籍测绘、房产测绘等专业领域的档案。3.涉密项目档案：涉及国家秘密级、机密级、绝密级的测绘项目档案。三、档案管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善测绘保密档案管理制度。2.组织档案管理人员的培训，提高保密意识和管理水平。3.对测绘保密档案的收集、整理、存储、鉴定、销毁等工作进行监督和指导。4.建立测绘保密档案管理台账，记录档案的基本信息、流转情况等。（二）项目负责人1.负责本项目测绘保密档案的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.对项目组成员进行保密教育，确保项目实施过程中档案的安全。3.在项目结束后，配合档案管理部门完成档案的归档工作。（三）档案管理人员1.严格按照制度要求，负责测绘保密档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、整理、存储、借阅、归还等。2.定期对档案进行检查、盘点，确保档案的完整性和安全性。3.对破损、变质的档案及时进行修复和处理。（四）其他人员1.公司全体员工应遵守测绘保密档案管理制度，不得擅自泄露、篡改、销毁档案。2.在工作中涉及测绘保密档案的人员，应严格按照规定的程序和要求进行操作。四、档案的收集与整理（一）收集1.项目负责人应在项目实施过程中及时收集各类测绘资料，确保资料的完整性。2.收集的资料应包括纸质文件、电子数据、图表等，同时要注明资料的来源、形成时间、涉及项目等信息。3.对于外单位提供的测绘资料，应签订保密协议，明确双方的权利和义务。（二）整理1.档案管理人员对收集到的测绘资料进行分类整理，按照档案的类别、项目、时间等顺序进行排列。2.对纸质档案进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案的题名、日期、保管期限等信息。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，确保电子档案的可检索性。五、档案的存储（一）存储方式1.纸质测绘保密档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子测绘保密档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于涉密程度较高的档案，应采用加密存储方式，确保数据的安全性。（二）存储环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.存储场所应配备必要的消防设备、防盗设备和监控设备，确保档案存储环境的安全。（三）存储期限1.测绘保密档案的保管期限应根据国家法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，中期档案保管期限为[X]年，长期档案保管期限为[X]年以上。3.对于涉及国家重要机密的测绘档案，应按照国家有关规定进行长期保管，不得擅自销毁。六、档案的使用（一）使用权限1.测绘保密档案的使用应严格按照规定的权限进行，未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、借阅档案。2.查阅、复制、借阅涉密测绘档案的人员，应填写《测绘保密档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等信息，并经相关部门负责人审批。3.对于绝密级测绘档案，必须经公司最高管理层批准后方可查阅、复制、借阅。（二）使用流程1.查阅、复制、借阅人员凭审批通过的申请表到档案管理部门办理手续，档案管理人员对申请表进行核对后，提供相应的档案。2.查阅、复制档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。如需复制档案，应使用档案管理部门提供的设备，并由档案管理人员进行操作。3.借阅档案的人员应在规定的期限内归还档案，如遇特殊情况需要延期，应提前办理延期手续。4.使用档案过程中，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自扩大使用范围。（三）使用记录1.档案管理部门应对测绘保密档案的使用情况进行记录，包括查阅、复制、借阅的时间、人员、内容等信息。2.使用记录应保存[X]年以上，以备查询。七、档案的传递（一）传递方式1.测绘保密档案的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。2.对于涉密程度较高的档案，应采用专人送达的方式，并确保传递过程中的安全。（二）传递流程1.档案传递前，应填写《测绘保密档案传递申请表》，注明传递原因、接收单位、档案内容等信息，并经相关部门负责人审批。2.档案管理人员对申请表进行核对后，按照规定的传递方式进行档案传递，并与接收单位办理交接手续。3.交接手续应包括档案清单、传递时间、双方签字等内容，确保档案传递的准确性和安全性。（三）传递记录1.档案管理部门应对测绘保密档案的传递情况进行记录，包括传递时间、方式、接收单位、交接人员等信息。2.传递记录应保存[X]年以上，以备查询。八、档案的销毁（一）销毁条件1.测绘保密档案在保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可以进行销毁。2.因特殊原因需要提前销毁的档案，应经相关部门负责人审批，并报档案管理部门备案。（二）销毁流程1.档案管理部门组织相关人员对拟销毁的测绘保密档案进行鉴定，填写《测绘保密档案销毁鉴定表》，注明档案名称、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.鉴定通过后，编制《测绘保密档案销毁清单》，注明档案的编号、名称、数量等信息，并经相关部门负责人审批。3.档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，并由专人负责监督销毁过程。4.销毁完成后，销毁人员应在《测绘保密档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单交档案管理部门存档。（三）销毁记录1.档案管理部门应对测绘保密档案的销毁情况进行记录，包括销毁时间、方式、人员、清单等信息。2.销毁记录应保存[X]年以上，以备查询。九、保密措施与监督检查（一）保密措施1.对测绘保密档案管理场所进行物理隔离，限制无关人员进入。2.对档案管理人员进行定期的保密培训和考核，签订保密承诺书，增强保密意识和责任感。3.在档案管理系统中设置权限管理功能，对不同级别的人员赋予不同的操作权限，防止信息泄露。4.对涉及测绘保密档案的计算机、存储设备等进行加密处理，并安装防病毒、防黑客等安全软件。5.在档案传递过程中，对档案进行加密包装，并采用安全的传递方式，确保档案安全。（二）监督检查1.档案管理部门定期对测绘保密档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门定期对测绘保密档案管理情况进行审计，检查制度执行情况和档案管理的安全性。