技术资料及档案管理制度

PAGE技术资料及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术资料及档案的管理，确保技术资料及档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥其在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在技术资料及档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等过程中的管理活动。（三）定义1.技术资料：指公司在产品研发、生产制造、工程建设、技术改造等活动中形成的各种文件、资料、图纸、数据、报告等，包括但不限于技术文件、工艺文件、质量文件、设备资料、项目资料等。2.档案：指公司在各项工作活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于行政管理档案、业务管理档案、财务档案、人事档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司技术资料及档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保技术资料及档案的完整性和系统性。2.真实性原则：技术资料及档案应如实反映公司各项工作活动的实际情况，确保其真实性和可靠性。3.准确性原则：技术资料及档案的内容应准确无误，数据应真实可靠，文字表述应规范清晰。4.系统性原则：技术资料及档案应按照一定的分类标准和方法进行整理和归档，保持其内在的联系和系统性。5.安全性原则：采取有效措施确保技术资料及档案的安全，防止其损坏、丢失、泄露等情况的发生。6.便于利用原则：技术资料及档案的管理应便于查阅和利用，提高工作效率，为公司的生产、经营、管理等各项工作提供有力支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司技术资料及档案管理制度。2.负责公司技术资料及档案的集中统一管理，包括收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。3.指导和监督各部门技术资料及档案的形成、收集、整理、归档等工作，确保其符合公司档案管理要求。4.负责建立和维护公司技术资料及档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。5.组织开展档案管理业务培训，提高公司员工的档案管理意识和技能。6.定期对公司技术资料及档案的管理情况进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。7.负责向有关部门和单位提供技术资料及档案的查阅、借阅等服务。（二）各部门职责1.负责本部门技术资料及档案的形成、收集、整理、归档等工作，并按照公司档案管理部门的要求及时移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门技术资料及档案的日常管理工作，并接受公司档案管理部门的指导和监督。3.严格执行公司技术资料及档案管理制度，确保本部门技术资料及档案的真实性、准确性、完整性和安全性。4.根据工作需要，及时向公司档案管理部门提出查阅、借阅技术资料及档案的申请，并按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责技术资料及档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案的整齐、美观和便于查阅。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄露等情况的发生。4.负责档案管理信息系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案信息的准确、完整。5.按照规定为公司员工提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和记录工作。6.积极参与档案管理业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、技术资料及档案的形成与收集（一）技术资料的形成1.公司各部门在产品研发、生产制造、工程建设、技术改造等活动中，应按照相关标准和规范及时形成各类技术资料。2.技术资料应包括但不限于项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、工艺文件、质量检验报告、设备操作规程、维修记录等。3.技术资料的形成应做到内容完整、数据准确、字迹清晰、签字齐全，确保其真实性和可靠性。（二）档案的形成1.公司各部门在各项工作活动中，应及时形成对公司具有保存价值的各种文件、资料、记录等，作为档案进行管理。2.档案应包括但不限于行政管理文件、业务管理文件、财务文件、人事文件、会议记录、合同协议、招投标文件等。3.档案的形成应符合国家有关法律法规和公司档案管理要求，确保其合法性和规范性。（三）技术资料及档案的收集1.各部门应指定专人负责技术资料及档案的收集工作，确保各类技术资料及档案及时、完整地收集到本部门。2.收集的技术资料及档案应进行初步整理，剔除重复、无效的资料，并按照一定的分类标准进行分类。3.对于重要的技术资料及档案，应进行备份，以防止丢失或损坏。4.各部门应定期将收集整理好的技术资料及档案移交公司档案管理部门，移交时应填写《技术资料及档案移交清单》，双方签字确认。四、技术资料及档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）整理方法1.分类：技术资料及档案应按照其内容和性质进行分类，一般可分为产品研发类、生产制造类、工程建设类、技术改造类、行政管理类、业务管理类、财务类、人事类等。2.编号：对分类后的技术资料及档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字、字母等组合方式，如“[年份][类别编号][顺序号]”。3.编目：编制技术资料及档案的目录，目录应包括编号、名称、日期、来源等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸张较大或较薄的技术资料及档案应进行装订，使其整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。（三）归档要求1.各部门应按照公司档案管理部门规定的时间和要求，将整理好的技术资料及档案移交公司档案管理部门进行归档。2.归档的技术资料及档案应齐全、完整、准确，符合档案管理要求。3.档案管理部门应对归档的技术资料及档案进行认真审核，对不符合要求的应及时退回原部门进行补充或修正。4.技术资料及档案归档后，应按照规定的分类方法和编号顺序进行存放，便于查找和利用。五、技术资料及档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放技术资料及档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管方式1.技术资料及档案应按照分类和编号顺序进行存放，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.对于重要的技术资料及档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等，确保其安全。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，如硬盘、光盘、磁带等，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和可用性。（三）保管期限1.技术资料及档案的保管期限应根据其重要程度、价值大小、法律法规要求等因素确定。2.一般情况下，技术资料及档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。3.对于涉及公司核心技术、商业秘密、重要合同协议等重要的技术资料及档案，应长期保管。4.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定对档案进行鉴定，确定是否需要继续保存。对于确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。六、技术资料及档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保技术资料及档案的安全和保密。2.按照规定的程序和手续办理利用手续，确保利用过程的规范、有序。3.以服务公司生产、经营、管理等各项工作为目的，充分发挥技术资料及档案的作用。（二）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅技术资料及档案的，应按照规定办理相关手续。2.公司外部单位或个人因工作需要查阅、借阅公司技术资料及档案的，应经公司相关部门负责人批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅技术资料及档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。（三）利用手续1.公司内部员工查阅、借阅技术资料及档案的，应填写《技术资料及档案查阅申请表》或《技术资料及档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的目的、内容、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理手续。2.公司外部单位或个人查阅、借阅公司技术资料及档案的，应填写《技术资料及档案查阅申请表》或《技术资料及档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的目的、内容、期限等信息，并提交单位介绍信或个人身份证明，经公司相关部门负责人批准后，交档案管理部门办理手续。3.档案管理部门应对查阅、借阅申请进行审核，对符合要求的应予以办理，并按照规定收取查阅、借阅费用（如有）。4.查阅、借阅人员应按照规定的期限归还技术资料及档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.查阅、借阅人员应爱护技术资料及档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。七、技术资料及档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关法律法规和公司档案管理规定，对保管期限届满的技术资料及档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、客观公正、严格把关的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的业务骨干和档案管理人员。2.档案鉴定小组负责对保管期限届满的技术资料及档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据技术资料及档案的内容、价值、保管期限等因素，对其进行全面审查和分析。2.对于重要的技术资料及档案，应征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的科学性和合理性。3.鉴定小组应填写《技术资料及档案鉴定表》，详细记录鉴定的过程和结果，并由鉴定小组成员签字确认后，报公司分管领导审批。（四）销毁程序1.经公司分管领导批准后，档案管理部门应按照规定的程序对确无保存价值的技术资料及档案进行销毁。2.销毁技术资料及档案时，应填写《技术资料及档案销毁清单》，详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。3.销毁技术资料及档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案管理部门应定期对技术资料及档案的销毁情况进行统计和总结，并将销毁清单归档保存。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司档案管理部门负责对各部门技术资料及档案的管理情况进行监督检查。2.各部门应定期对本部门技术资料及档案的管理情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报公司档案管理部门。（二）监督检查内容1.技术资料及档案管理制度的执行情况。2.技术资料及档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节的工作质量。3.档案管理人员的业务水平和工作责任心。4.档案管理设施设备的配备和使用情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对各部门技术资料及档案的管理情况进行全面检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对各部门技术资料及档案的管理情况进行抽查，发现问题及时提