测绘电子档案管理制度

PAGE测绘电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司测绘电子档案的管理，确保测绘电子档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘电子档案的部门和人员，包括测绘项目的实施、数据处理、成果交付等环节所产生的电子档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则测绘电子档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的信息丢失或不一致。2.真实性和准确性原则测绘电子档案应如实反映测绘项目的实际情况，数据准确无误，严禁篡改和伪造档案内容。3.安全保密原则加强测绘电子档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失，确保档案信息的安全性。4.有效利用原则充分发挥测绘电子档案的作用，提高档案的利用效率，为公司的生产经营、决策支持等提供有力保障。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善测绘电子档案管理制度，并组织实施。2.负责测绘电子档案的收集、整理、归档、存储、保管和利用等工作。3.定期对测绘电子档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。4.指导和监督各部门的测绘电子档案管理工作，提供业务培训和技术支持。5.参与测绘项目的验收工作，对档案的完整性和准确性进行审核。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目测绘电子档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、完整和准确。2.在项目实施过程中，及时将项目进展情况和相关资料提交给档案管理部门，配合档案管理人员做好档案的收集和整理工作。3.对本项目测绘电子档案的质量负责，在项目验收前，对档案进行自查，确保档案符合验收要求。（三）测绘人员职责1.在测绘工作中，严格按照操作规程进行数据采集和处理，确保数据的准确性和规范性。2.及时将测绘过程中形成的原始数据、成果资料等提交给项目负责人，由项目负责人统一整理后移交档案管理部门。3.对本人所形成的测绘电子档案的真实性和完整性负责，不得擅自修改或删除档案内容。三、档案收集与整理（一）收集范围1.测绘项目的任务书、技术设计书、技术总结等文件。2.测绘过程中形成的原始观测数据、计算数据、图形数据、影像数据等。3.测绘成果资料，包括地形图、地籍图、房产图、工程测量图等各类纸质和电子成果。4.与测绘项目相关的其他文件资料，如项目合同、协议、往来信函、会议纪要等。（二）收集要求1.项目负责人应及时组织测绘人员收集项目实施过程中产生的各类文件资料，确保档案收集的及时性和完整性。2.测绘人员应按照规定的格式和要求，将原始数据和成果资料进行整理，确保数据的准确性和规范性。3.对于外来文件资料，如项目合同、协议等，应在收到后及时提交给档案管理部门进行登记和归档。（三）整理原则1.遵循测绘工作的流程和规律，按照项目阶段和文件类别进行分类整理。2.保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。3.对电子文件应进行元数据著录，确保文件的可读性和可追溯性。（四）整理方法1.纸质文件应按照文件类别进行分类，编制目录，装订成册，并在封面和目录上注明文件名称、日期、编号等信息。2.电子文件应按照项目名称、文件类型、时间顺序等进行分类存储，建立文件夹结构，并对文件进行命名和标注元数据。3.对于测绘成果资料，应按照不同的比例尺、用途等进行分类整理，建立相应的数据库，便于查询和管理。四、档案归档与存储（一）归档要求1.测绘电子档案应在项目验收合格后及时归档，并办理归档手续。2.归档的电子档案应确保内容完整、格式规范、数据准确，能够真实反映测绘项目的实际情况。3.档案管理部门应对归档的电子档案进行审核，确保档案符合归档要求后，方可进行存储。（二）存储方式1.采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行集中存储，确保档案数据的安全性和可靠性。2.建立异地容灾备份机制，定期将档案数据备份到异地存储设备，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.对存储设备进行定期维护和检查，确保设备的正常运行，及时处理存储设备出现的故障和问题。（三）存储环境1.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案数据的安全。2.存储场所的温度、湿度应符合国家相关标准要求，避免因环境因素对档案数据造成损坏。3.定期对存储场所进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案数据的影响。五、档案保管与保护（一）保管期限1.测绘电子档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.对于具有重要历史价值和长期利用价值的测绘电子档案，应永久保存。（二）保管措施1.建立档案保管台账，对档案的入库、出库、存储位置、保管期限等进行详细记录，便于查询和管理。2.定期对档案进行盘点和清查，确保档案的数量和质量与保管台账一致，发现问题及时处理。3.对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。（三）保护措施1.对测绘电子档案进行加密处理，防止未经授权的访问和篡改。2.安装防火墙、防病毒软件等安全防护系统，定期进行病毒查杀和系统更新，确保档案数据的安全。3.对涉及国家机密和商业秘密的测绘电子档案，应严格按照保密规定进行管理，采取专人专管、物理隔离等措施，防止信息泄露。六、档案利用与借阅（一）利用原则1.测绘电子档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.档案利用应根据工作需要，严格履行审批手续，不得擅自扩大利用范围。（二）利用方式1.提供档案查阅服务，用户可根据需要查阅档案的相关内容，但不得擅自复制、下载档案数据。2.提供档案数据导出服务，对于需要使用档案数据的用户，可在履行审批手续后，由档案管理部门按照规定的格式和要求导出数据。3.提供档案数据共享服务，对于公司内部不同部门之间需要共享的档案数据，可通过建立共享平台或数据接口等方式进行共享。（三）借阅规定1.因工作需要借阅测绘电子档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自修改、删除或损坏档案内容，借阅期满后应及时归还档案。4.档案管理部门应对借阅情况进行跟踪和记录，发现问题及时处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.测绘电子档案的鉴定应遵循全面、客观、准确的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。2.鉴定工作应定期进行，一般每[X]年进行一次，对保管期限已满的档案进行全面鉴定。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门等相关人员组成，负责对档案进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的测绘电子档案，应编制销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁清单经档案鉴定小组组长审核签字后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行记录，确保销毁彻底。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息，与销毁清单一并归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的测绘电子档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司生产经营和决策提供有力支持。（二）信息系统功能1.档案录入功能：实现测绘电子档案的元数据录入、文件上传等功能，确保档案信息的准确和完整。2.档案检索功能：提供多种检索方式，可以根据档案名称、编号、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找档案。3.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理的效率和透明度。4.档案统计分析功能：对档案的数量、类型、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限管理、数据加密、备份恢复等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理措施1.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作和维护档案管理信息系统的能力。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善。3.建立数据备份和恢复机制，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，并制定数据恢复预案，确保在系统故障等情况下能够及时恢复数据。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，由公司领导、档案管理部门负责人等组成，负责对测绘电子档案管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、存储、保管、利用等环节。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、规范性等。3.档案安全保密措施的落实情况，包括存储设备的安全、数据的加密、人员的权限管理等。4.档案信息化管理系统的运行情况，包括系统的功能