部门档案文书管理制度

PAGE部门档案文书管理制度一、总则（一）目的为加强本部门档案文书管理，确保档案文书的完整、准确、系统和安全，便于档案文书的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门所有档案文书的管理，包括但不限于文件、报告、合同、协议、会议记录、信函、图表、数据等各种形式的资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：本部门档案文书由专门的档案管理岗位集中统一管理，确保档案文书的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案文书应如实反映本部门各项工作的实际情况，确保档案文书的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案文书的安全保密措施，防止档案文书的泄露、损坏和丢失，确保档案文书的安全性和保密性。4.方便利用原则：建立健全档案文书的检索和利用机制，方便本部门员工查阅和利用档案文书，提高工作效率。二、档案文书管理职责（一）档案管理岗位职责1.负责本部门档案文书的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定和完善本部门档案文书管理制度，规范档案文书管理流程。3.定期对档案文书进行清查和盘点，确保档案文书的完整和安全。4.对档案文书的利用情况进行登记和统计，及时反馈档案文书的利用效果。5.协助本部门其他岗位做好档案文书的收集和整理工作，提供档案文书利用方面的咨询和服务。（二）各岗位档案文书管理职责1.各岗位员工负责本岗位工作中形成的档案文书的收集、整理和移交工作，确保档案文书的完整和准确。2.在办理业务过程中，应及时将相关档案文书提交给档案管理岗位进行归档，不得擅自留存或销毁。3.按照档案管理岗位的要求，配合做好档案文书的清查和盘点工作。4.根据工作需要，经档案管理岗位同意后，可查阅和利用本部门的档案文书。三、档案文书的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、通知、指示等。2.本部门制定的工作计划、总结、报告、规章制度、会议记录、统计报表等。3.本部门与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.本部门员工在工作中形成的文件、信函、图表、数据等。5.其他与本部门工作相关的有保存价值的档案文书。（二）收集要求1.各岗位员工应及时将工作中形成的档案文书收集齐全，确保档案文书的完整性。2.收集的档案文书应真实、准确、完整，不得擅自修改、涂抹或伪造。3.对于重要的档案文书，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案文书的安全性和可查性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档管理的有关规定和要求。（四）整理方法1.分类：按照档案文书的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案文书进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸质档案文书进行装订，确保档案文书的整齐和牢固。4.编目：编制档案文书目录，目录应包括档案文书的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查阅和利用。四、档案文书的归档（一）归档时间1.本部门形成档案文书应在次年第一季度内完成归档工作。2.对于紧急或重要的档案文书，应及时归档。（二）归档程序1.各岗位员工将整理好的档案文书移交至档案管理岗位。2.档案管理岗位对移交的档案文书进行审核，确保档案文书的质量符合要求。3.审核通过后，档案管理岗位将档案文书按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案文书的类别、编号、名称等信息。4.建立档案文书归档台账，记录档案文书的归档时间、编号、名称、来源、保管期限等信息，便于查询和统计。五、档案文书的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜（架）、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案文书的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管期限1.根据档案文书的重要程度、历史价值和现实利用价值等因素，确定档案文书的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案文书是指对本部门具有重要历史意义和长远利用价值的档案文书，如本部门的成立文件、重要会议记录、重大决策文件等。3.长期保管的档案文书是指对本部门工作具有重要参考价值，保管期限在10年以上（含10年）的档案文书，如本部门的年度工作计划和总结、重要业务文件等。4.短期保管的档案文书是指对本部门工作具有一定参考价值，保管期限在10年以下的档案文书，如一般性的业务文件、日常工作记录等。（三）保管要求1.将不同保管期限的档案文书分别存放，便于管理和查阅。2.定期对档案文书进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案文书的完整和安全。3.对破损、褪色的档案文书应及时进行修复或复制，确保档案文书的可读性。4.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案文书的安全保管。六、档案文书的利用（一）利用范围1.本部门员工因工作需要查阅和利用本部门的档案文书。2.外单位因工作需要查阅和利用本部门的档案文书，须经本部门负责人批准，并办理相关手续。（二）利用程序1.本部门员工查阅和利用档案文书，应填写《档案文书查阅申请表》，注明查阅档案文书的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理岗位。2.档案管理岗位根据《档案文书查阅申请表》，提供相应的档案文书，并在《档案文书查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案文书应在档案管理岗位指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案文书带出档案库房。如需复印或摘录档案文书，应经档案管理岗位同意，并按照规定办理相关手续。4.外单位查阅和利用本部门的档案文书，应填写《档案文书查阅申请表》，注明查阅单位名称、查阅人姓名、查阅目的、查阅档案文书的名称和编号等信息，经本部门负责人批准，并向档案管理岗位提交查阅单位介绍信后，方可查阅和利用。5.档案管理岗位对外单位查阅和利用档案文书的情况进行登记，并按照规定收取查阅费用。（三）利用要求1.查阅和利用档案文书应遵守档案管理的有关规定和保密制度，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案文书。2.查阅和利用档案文书应在规定的时间内归还档案管理岗位，并办理归还手续。3.档案管理岗位应定期对档案文书的利用情况进行统计和分析，及时反馈档案文书的利用效果，为档案文书的管理和利用提供参考依据。七、档案文书的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案文书进行鉴定，鉴定工作由档案管理岗位组织，本部门有关人员参加。2.鉴定工作应根据档案文书的保管期限、历史价值和现实利用价值等因素，对档案文书进行全面审查，确定档案文书的存毁。3.对经过鉴定确定需要销毁的档案文书，应编制《档案文书销毁清册》，注明档案文书的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。（二）销毁程序1.《档案文书销毁清册》经本部门负责人审核批准后，方可进行销毁。2.销毁档案文书应在指定的地点进行，由档案管理岗位和本部门有关人员共同监销。3.销毁档案文书应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案文书的彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案文书销毁清册》上签字确认，并将《档案文书销毁清册》存档。（三）特殊情况处理1.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等重要档案文书，应按照国家有关法律法规和保密制度的规定进行处理，不得擅自销毁。2.对于保管期限已满但仍具有重要历史价值或现实利用价值的档案文书，应延长保管期限，继续保存。八、信息化管理（一）档案文书数字化1.逐步推进档案文书的数字化工作，将纸质档案文书转化为电子档案文书，建立电子档案数据库。2.档案文书数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保电子档案文书的质量和安全性。3.对电子档案文书应进行分类、编号、编目等管理，建立电子档案检索系统，便于查阅和利用。（二）信息化安全管理1.加强档案文书信息化管理的安全防护，建立健全信息化安全管理制度，采取必要的安全技术措施，防止电子档案文书的泄露、损坏和丢失。2.定期对电子档案文书进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.对档案管理系统的用户进行权限管理，设置不同的用户角色和权限，确保电子档案文书的安全性和保密性。九、监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案文书管理监督检查机制,定期对本部门档案文书管理工作进行监督检查。2.监督检查工作由档案管理岗位负责组织实施，本部门有关人员参加。（二）监督检查内容1.档案文书管理制度的执行情况。2.档案文书的收集、整理、归档、保管、利用及鉴定销毁等工作的开展情况。3.档案文书管理设施设备的配备和使用情况。4.档案文书信息化管理工作的开展情