档案外包考核制度

PAGE档案外包考核制度一、总则（一）目的为规范公司档案外包业务管理，确保外包服务质量，保障公司档案的安全、完整与有效利用，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有档案外包服务项目，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储与保管等相关服务。（三）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果应基于客观事实，不受主观因素干扰，确保公平、公正地评价外包服务提供商的表现。2.全面系统原则：对档案外包服务的各个环节进行全面考核，涵盖服务质量、工作效率、人员管理、安全保障等多个方面，形成系统的考核体系。3.持续改进原则：通过考核发现问题，及时反馈并督促外包服务提供商进行整改，推动服务质量不断提升，实现持续改进。二、考核内容与标准（一）服务质量1.档案整理质量档案分类准确，遵循公司档案分类方案，类目划分清晰合理，无错分、漏分现象。档案编号规范，编号连续、唯一，与分类对应准确，便于查找和管理。档案装订整齐，目录与正文顺序一致，装订牢固，无掉页、漏页等情况。审核档案整理质量，随机抽取一定比例的档案进行检查，差错率不超过[X]%。2.数字化加工质量图像清晰、完整，分辨率符合要求，无模糊、黑边、白边等现象。数据录入准确，字段录入完整、无误，与原始档案一致。图像处理符合规范，色彩还原准确，无偏色、失真等问题。定期进行数据抽检，数据准确率达到[X]%以上，图像合格率达到[X]%以上。3.档案存储与保管质量存储环境符合要求，温度、湿度适宜，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案存放有序，标识清晰，便于查找和调阅。定期对档案进行盘点，账实相符，无丢失、损坏等情况。档案保管期限划分准确，到期档案及时进行处置。（二）工作效率1.项目进度按照合同约定的时间节点完成各项工作任务，无逾期现象。制定详细的项目进度计划，并严格执行，定期汇报工作进展情况。对因特殊原因导致的进度延误，及时采取有效措施进行补救，确保项目按时交付。2.响应速度对外包服务过程中出现的问题和需求，能够及时响应，在规定时间内给予答复和解决方案。建立有效的沟通机制，确保信息传递畅通，及时解决工作中出现的协调问题。（三）人员管理1.人员配备配备足够数量、具备相应专业技能和经验的工作人员，满足项目工作需要。人员资质符合要求，档案整理人员、数字化加工人员等应具备相关职业资格证书或培训经历。2.人员培训定期组织外包服务人员参加业务培训，提高其业务水平和服务意识。培训内容包括公司档案管理规定、业务操作流程、质量标准等，确保人员熟悉工作要求。3.人员稳定性外包服务人员队伍相对稳定，人员变动率控制在[X]%以内，避免因人员频繁更换影响工作质量和进度。（四）安全保障1.信息安全建立信息安全管理制度，采取有效的技术措施和管理手段，保障档案信息的安全。对涉及公司机密的档案信息进行加密处理，防止信息泄露。在数字化加工过程中，严格遵守数据安全规定，确保数据不被篡改、丢失。2.实体安全加强档案实体的安全管理，防止档案在整理、存储、运输等过程中发生丢失、损坏等事故。在档案存储场所安装监控设备，实行24小时值班制度，确保档案实体安全。3.应急预案制定完善的档案外包服务应急预案，针对可能出现的自然灾害、安全事故等突发事件，明确应急处置流程和责任分工。定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力，确保在紧急情况下能够迅速、有效地保护档案安全。三、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查：公司档案管理部门定期对档案外包服务现场进行检查，查看工作进展、质量情况、人员状态等，及时发现问题并记录。2.定期抽检：按照一定比例对已完成的档案整理、数字化加工成果等进行随机抽检，检查服务质量是否符合标准。3.客户反馈：收集公司内部各部门对档案外包服务的意见和建议，作为考核的参考依据。4.数据统计分析：对服务过程中的各项数据进行统计分析，如工作进度数据、质量差错数据等，评估服务效率和质量。（二）考核周期考核周期为每季度一次，每季度末对外包服务提供商进行全面考核。对于重大项目或紧急任务，可根据实际情况增加考核频次。四、考核流程（一）考核准备1.档案管理部门制定考核方案，明确考核内容、标准、方式和时间安排。2.准备考核所需的文件资料，如合同文件、质量标准文件、检查记录表格等。3.通知外包服务提供商考核的时间、地点和要求，使其做好相应准备。（二）实施考核1.考核人员按照考核方案和标准，通过日常检查、定期抽检、查阅资料、数据统计分析等方式，对档案外包服务进行全面考核。2.考核过程中，认真记录发现的问题和不足之处，与外包服务提供商进行沟通确认。3.收集客户反馈意见，整理相关资料，作为考核的补充依据。（三）考核评分1.根据考核内容和标准，对各项考核指标进行量化评分，满分为100分。2.考核人员综合各项指标得分情况，计算出外包服务提供商的考核总分。3.对考核过程中发现的问题进行详细记录和分析，形成考核报告。（四）结果反馈1.考核结束后，及时将考核结果反馈给外包服务提供商，召开考核结果沟通会议，向其通报考核情况和存在的问题。2.外包服务提供商对考核结果如有异议，可在规定时间内提出申诉，公司档案管理部门进行调查核实后，给予答复。五、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.根据考核结果，按照合同约定的比例对外包服务提供商的绩效奖金进行调整。2.考核得分在[X]分以上的，全额发放绩效奖金；得分在[X][X]分之间的，酌情扣减部分绩效奖金；得分低于[X]分的，扣减一定比例的绩效奖金。（二）服务费用调整1.连续两个季度考核得分低于[X]分的，公司有权在下一季度适当降低服务费用。2.经过整改后，服务质量明显提升，考核得分连续两个季度达到[X]分以上的，可根据实际情况适当提高服务费用。（三）合作关系调整1.年度考核平均得分低于[X]分的，公司有权终止与外包服务提供商的合作关系。2.对于考核结果优秀、长期合作表现良好的外包服务提供商，公司在后续项目中可给予优先合作机会。（四）整改要求1.外包服务提供商针对考核中发现的问题，制定详细的整改计划，明确整改措施、责任人及整改期限。2.整改计划报公司档案管理部门审核通