档案资料安全保密制度

PAGE档案资料安全保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料的安全保密管理，确保档案资料的完整性、准确性和保密性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案资料的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等过程中的安全保密管理。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案资料安全保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化安全保密意识，建立健全各项安全保密措施，预防档案资料安全事故的发生。3.分级管理原则：根据档案资料的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确各级管理职责。4.谁使用谁负责原则：档案资料的使用人员对其使用过程中的安全保密负责。二、档案资料的分类与分级（一）分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、人事档案、财务档案等。2.业务档案：涵盖公司各类业务活动中形成的合同、协议、订单、销售记录、技术资料、研发文档等。3.客户档案：涉及公司客户的基本信息、交易记录、沟通资料等。4.其他档案：如公司荣誉证书、资质证明、审计报告等。（二）分级根据档案资料的重要性、敏感性和影响范围，将档案资料分为绝密级、机密级、秘密级三个级别。1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大决策、关键技术等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包含重要业务信息、客户隐私、财务数据等，泄露后可能对公司产生较大影响。3.秘密级：一般业务资料、一般性客户信息等，泄露后可能对公司造成一定影响。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集归案。2.在业务活动中形成的档案资料，承办人员应在业务完成后及时整理并移交档案管理部门。3.对于外来文件、资料，由相关部门负责签收、登记，并及时交档案管理部门统一管理。（二）整理1.档案管理部门应按照档案资料的分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，确保档案资料的标识清晰、准确，并便于查找和利用。3.在整理过程中，应剔除重复、无效的档案资料，对破损、褪色的档案资料进行修复或复制。四、档案资料的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放档案资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁在库房内吸烟和使用明火。（二）保管方式1.档案资料应按照不同级别进行分类存放，绝密级档案资料应单独存放于专用保险柜或保密柜中，并实行双人双锁管理。2.对电子档案资料，应进行备份存储，并采用加密等技术手段确保其安全性。备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害等原因导致数据丢失。3.定期对档案资料进行清查盘点，确保档案资料的数量、质量和存放位置准确无误。对发现的问题应及时进行处理，并记录在案。五、档案资料的利用（一）利用原则1.档案资料的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案资料的安全保密。2.严格控制档案资料的查阅范围，根据利用者的工作需要，提供相应级别的档案资料。（二）利用流程1.查阅申请：利用者如需查阅档案资料，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容，并经部门负责人审批。2.审批：审批人应根据利用者的申请内容，严格审查其查阅的必要性和合规性，对符合要求的申请予以批准。3.查阅登记：档案管理部门应对批准查阅的档案资料进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅服务：档案管理部门应按照审批意见，为利用者提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅结束后，应及时收回档案资料，并检查其完整性和保密性。5.归还：利用者查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案资料进行检查，确保其无损坏、无丢失、无泄密情况。（三）复制与借阅1.如需复制档案资料，利用者应填写《档案资料复制申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可进行复制。复制的档案资料应加盖“复制件与原件核对无误”章，并注明复制日期和复制人。2.借阅档案资料应填写《档案资料借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应对借阅的档案资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案资料内容。六、档案资料的传输与共享（一）传输1.通过网络传输档案资料时，应采用加密技术，确保传输过程中的数据安全。2.严禁通过互联网等公共网络传输绝密级档案资料。如因工作需要必须传输机密级以上档案资料，应提前与档案管理部门沟通，并采取必要的安全防护措施。3.对通过移动存储设备传输档案资料的，应进行病毒查杀和加密处理，并确保移动存储设备的安全性。（二）共享1.档案资料的共享应遵循严格的审批程序，由共享发起部门填写《档案资料共享申请表》，注明共享目的、共享范围、共享时间等内容，并经部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.共享的档案资料应进行加密处理，并根据共享对象的工作需要，提供相应级别的档案资料。共享结束后，共享发起部门应及时通知档案管理部门停止共享，并收回共享的档案资料。3.严禁将档案资料共享给未经授权的单位或个人。七、档案资料的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案资料。2.因保管不善导致破损、变质、无法修复且无保存价值的档案资料。3.根据法律法规和公司规定需要销毁的档案资料。（二）销毁程序1.鉴定：档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，提出销毁意见，并填写《档案资料销毁鉴定表》。2.审批：《档案资料销毁鉴定表》经部门负责人和档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.销毁实施：经批准销毁的档案资料，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案资料无法恢复。4.监销：在销毁过程中，应安排专人进行监销，监销人应在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案资料名称、数量等内容。5.归档：销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁记录归档保存，以备查阅。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案资料安全保密监督小组，负责对公司档案资料安全保密工作进行监督检查。2.监督小组定期对各部门档案资料安全保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案资料的收集、整理、保管、利用、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.档案资料的安全保密设施是否完好有效。3.档案资料的利用人员是否遵守安全保密规定。（三）违规处理1.对违反本制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.对因违规行为导致档案资料泄露、丢失或损坏的，公司将依法追究相关人员的责任；构成犯罪的，将移交司法机关依法处理。九、培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案资料安全保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训计划应涵盖档案资料安全保密法律法规、公司档案资料安全保密制度、安全保密操作技能等方面。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织开展档案资料安全保密培训工作。培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析等多种形式。2.对新入职员工，应进行档案资料安全保密基础知识培训，使其了解公司档案资料安全保密制度的基本要求。3.对涉及档案资料管理和使用的关键岗位人员，应进行专项培训，提高其安全保密意识和业务能力。（三）教育宣传1.通过公司内部刊物、宣传栏、电子邮件等渠道，广泛宣传档案资料安全保密知识，