矛盾调解档案管理制度

PAGE矛盾调解档案管理制度一、总则（一）目的为了加强矛盾调解档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在矛盾调解工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及矛盾调解工作形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：矛盾调解档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映矛盾调解工作的实际情况，数据准确，手续完备。3.安全保密原则：妥善保管档案，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案信息安全。4.便于利用原则：档案管理应便于查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定和完善矛盾调解档案管理的具体办法和流程。2.负责接收、收集、整理、保管和统计矛盾调解档案，确保档案的齐全、完整和规范。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交工作。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案存储环境安全、适宜。6.组织开展档案管理业务培训和指导，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）矛盾调解工作人员职责1.负责及时将矛盾调解过程中形成的各类文件材料收集齐全，并按照档案管理要求进行整理、分类和移交。2.确保移交的档案材料真实、准确、完整，签字确认档案移交清单。3.在矛盾调解工作中，严格按照档案管理规定妥善保管正在处理的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失。4.积极配合档案管理部门的工作，协助做好档案的查阅、借阅和统计等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.矛盾调解申请书、受理通知书、调解笔录、调解协议书等法律文书。2.当事人提供的证据材料，包括书证、物证、证人证言、视听资料等。3.与矛盾调解相关的会议记录、工作汇报、请示批复等文件。4.调解过程中形成的其他有保存价值的文件材料，如调解方案、调解记录、回访记录等。（二）收集要求1.各矛盾调解工作人员应在调解工作结束后及时将相关材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照矛盾调解的类型、时间顺序等进行分类，如劳动争议调解档案、民事纠纷调解档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：将整理好的档案材料按照顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。四、档案的保管（一）保管期限1.短期保管：保管期限为15年，主要包括一般性的矛盾调解记录、简单的调解协议等。2.中期保管：保管期限为510年，涉及一定复杂程度的矛盾调解档案，如金额较大的经济纠纷调解档案等。3.长期保管：保管期限为10年以上，对于具有重要意义、可能涉及后续法律纠纷或对公司/组织有较大影响的矛盾调解档案，应长期保管。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案：应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案信息安全。3.磁性介质档案：如录音带、录像带等，应存放在防磁、防潮的环境中，并定期进行检查和维护，确保信息可读。（三）库房管理1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。4.定期对库房进行检查和清扫，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅矛盾调解档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅矛盾调解档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经本公司/组织主管领导签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、矛盾调解业务骨干等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁鉴定表》，详细说明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，并经鉴定小组组长签字确认。（三）销毁程序1.经鉴定批准销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期等信息。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应由专人负责监督，销毁人员和监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清单》应作为档案管理资料长期保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应定期对矛盾调解档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写《档案统计报表》。2.统计数据应准确、及时，如实反映档案管理工作的实际情况。统计报表应报送档案管理部门负责人和公司/组织相关领导，并作为档案管理工作考核的依据之一。（二）移交工作1.当公司/组织发生机构变动、业务调整等情况时，档案管理部门应按照规定及时办理档案移交手续。2.档案移交应编制《档案移交清册》，详细记录移交档