学校档案室档案保密制度

PAGE学校档案室档案保密制度一、总则（一）目的本制度旨在加强学校档案室档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，维护学校的正常教学、科研和管理秩序。（二）适用范围本制度适用于学校档案室全体工作人员、档案查阅利用者以及其他涉及档案管理与使用的相关人员。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家有关法律法规和保密规定，履行保密义务。2.预防为主原则：采取有效的保密措施，防止档案信息泄露事件的发生。3.谁使用谁负责原则：档案查阅利用者对所使用档案的保密负责，不得擅自泄露档案内容。4.严格管理原则：加强对档案的收集、整理、保管、利用等环节的管理，确保档案保密工作落实到位。二、档案管理部门及人员职责（一）档案室职责1.负责制定和完善学校档案保密制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作，确保档案的安全与完整。3.负责档案查阅利用的审核与登记，对违规查阅利用行为进行制止和纠正。4.定期对档案保密工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案保密制度，保守档案机密。2.认真做好档案的日常管理工作，确保档案存放安全，防止档案丢失、损坏和泄密。3.对档案查阅利用情况进行详细登记，及时跟踪档案去向。4.参加档案保密培训，提高保密意识和业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照学校档案管理规定，及时将应归档的文件材料移交档案室。2.移交的文件材料应齐全、完整、真实，符合档案整理要求。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的文件材料，应在移交时注明密级，并采取相应的保密措施。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集的档案进行科学分类和编号。2.整理档案时，应严格遵守保密规定，不得擅自翻阅、摘抄、复制档案内容。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的可读性和完整性。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等安全设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护。（二）档案存储1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列，上架存放。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，异地存放。3.对重要档案和机密档案应采取加密存储、专人保管等特殊措施。（三）档案保管期限1.学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校重要的历史文件、规章制度、教学科研成果等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，短期保管的档案保管期限为15年以下。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查工作应包括档案的实物清点、账目核对、存储介质检查等。3.对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录报告。五、档案的查阅与利用（一）查阅利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用相关档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及个人隐私档案的查阅利用，应按照相关规定和程序进行。（二）查阅利用手续1.本校教职工查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.外单位查阅利用档案，应提前向学校档案室提交查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围等，经学校主管领导批准后，方可办理查阅手续。3.查阅利用者应持有效证件到档案室查阅档案，不得委托他人代查。（三）查阅利用规定1.查阅利用者应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅利用者不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，如需摘抄、复制档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅利用者对所查阅利用的档案内容负有保密义务，不得泄露给无关人员。（四）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经学校主管领导批准后，办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，按时归还档案。六、档案的保密措施（一）人员管理1.档案室工作人员应经过严格的政审和保密审查，签订保密承诺书。2.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识和业务能力。3.档案管理人员应定期进行岗位轮换，防止因长期接触档案而产生泄密风险。（二）环境管理1.档案室应安装门禁系统、监控设备等，对档案库房及周边环境进行实时监控。2.严格控制档案室的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入档案室。3.对进入档案室的人员应进行登记，检查其携带的物品，防止无关物品进入档案室。（三）技术管理1.采用先进的档案管理软件和信息技术手段，对档案进行加密存储和管理。2.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，及时更新系统密码和安全防护措施。3.对电子档案的传输、存储、使用等环节进行严格的安全控制，防止电子档案泄密。（四）保密监督1.学校成立档案保密工作领导小组，定期对档案保密制度的执行情况进行监督检查。2.设立举报电话和邮箱，接受师生员工对档案保密工作的监督和举报。3.对违反档案保密制度的行为进行严肃查处，追究相关人员的责任。七、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确需销毁的重复档案、无效档案等。（二）销毁程序1.档案室应定期对拟销毁的档案进行清理和造册，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》应经学校档案保密工作领导小组审核批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信