山东科研档案管理制度

PAGE山东科研档案管理制度一、总则（一）目的为加强山东科研档案管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研档案在科技创新、经济发展和社会进步中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东省行政区域内从事科研活动的各类企事业单位、科研机构、高等院校等（以下统称“科研单位”）。（三）基本原则1.集中统一管理原则：科研档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：科研档案应如实反映科研活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集科研活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，严格保密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为科研工作提供便捷服务。二、管理体制与职责（一）管理体制科研单位应建立健全科研档案管理体制，明确档案管理部门与科研项目负责人的职责，确保科研档案管理工作的有效开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关科研档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位科研档案管理制度并组织实施。2.负责科研档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督科研项目负责人做好项目文件材料的收集、整理和归档工作。4.组织开展科研档案管理业务培训和学术交流活动。5.负责科研档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（三）科研项目负责人职责1.负责本项目科研文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保文件材料的完整、准确、系统。2.按照档案管理部门的要求，及时将项目文件材料移交归档，并对归档材料的质量负责。3.协助档案管理部门做好项目档案的整理、鉴定、统计和利用等工作。三、科研文件材料的形成与积累（一）科研项目立项阶段1.项目申报书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.调研考察报告、实验方案、技术路线、论证材料等。（二）科研项目研究阶段1.实验记录、测试报告、计算数据、分析总结等。2.阶段性研究成果报告、学术论文、著作、专利申请文件等。3.课题研讨会议记录、专家咨询意见、合作协议等。（三）科研项目结题验收阶段1.项目总结报告、研究成果报告、技术总结报告等。2.结题验收申请报告、验收意见、鉴定证书、奖励证书等。3.项目经费决算报告、审计报告等。（四）其他科研活动形成的文件材料1.学术会议、学术讲座、学术交流活动形成的文件材料。2.科研设备购置、使用、维护过程中形成的文件材料。3.科研合作项目形成的文件材料，包括合作协议、研究成果共享协议等。四、科研文件材料的整理与归档（一）整理要求1.遵循科研活动的规律和文件材料的形成特点，保持文件材料之间的有机联系。2.按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类整理，确保分类科学、合理。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等。4.剔除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的文件材料进行修复或复制。（二）归档范围1.科研项目从立项到结题全过程形成的具有保存价值的文件材料。2.科研单位在科研管理、科研服务等活动中形成的文件材料。3.与科研项目相关的其他文件材料，如上级主管部门的文件、科研合作单位的文件等。（三）归档时间1.科研项目在结题验收后[X]个月内，项目负责人应将项目文件材料整理归档完毕，并移交档案管理部门。2.科研单位在每年年底前，应对本年度形成的科研文件材料进行整理归档。（四）归档程序1.项目负责人按照归档要求，对项目文件材料进行分类整理，编制归档目录。2.将整理好的文件材料移交档案管理部门，档案管理部门进行核对、验收。3.档案管理部门对验收合格的文件材料进行编目、上架，存入档案库房。五、科研档案的保管（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）档案整理与上架1.档案管理部门按照档案分类方案，对归档的科研档案进行进一步整理，编制档案号。2.将整理好的档案装入档案盒或档案袋，在档案盒或档案袋上填写档案号、题名、年度、保管期限等信息。3.将档案盒或档案袋按照档案号顺序上架存放，便于查找和利用。（三）档案保管期限1.科研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.具有重要历史价值、科学价值或涉及国家重大利益的科研档案，应列为永久保管。3.在一定时期内具有查考利用价值的科研档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。4.只在短期内具有查考利用价值的科研档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对科研档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品、调整库房温湿度等。3.建立档案检查记录，对检查时间、检查人员、检查情况、处理结果等进行详细记录。六、科研档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合科研档案的实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从科研活动的实际需要出发，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织1.成立科研档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、科研项目负责人、相关领域专家等组成。2.鉴定小组负责对科研档案的保管期限、密级等进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等，判断其保存价值。2.综合分析法：结合科研项目的性质、规模、研究周期、成果影响等因素，对档案的整体价值进行综合分析。3.效益评估法：评估档案在科研、教学、生产等方面的利用效益，确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的科研档案，由档案管理部门编制销毁清册，报本单位主管领导审批。2.销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、密级、数量等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、科研档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和本单位科研档案管理制度，开展档案利用工作。2.服务科研原则：以服务科研工作为宗旨，积极为科研人员提供档案信息服务。3.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用范围1.科研人员查阅、借阅本人参与项目形成的档案，用于科研工作参考。2.科研单位内部因工作需要查阅、借阅科研档案。3.外单位因合作研究、技术转让、成果鉴定等需要查阅、借阅科研档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：科研人员或其他利用者可到档案管理部门查阅科研档案。档案管理部门应提供必要的查阅条件，并对查阅过程进行监督。2.借阅：因工作需要确需借阅科研档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制科研档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门指定专人负责复制，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记1.档案管理部门应建立科研档案利用登记制度，对利用者的姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等进行详细登记。2.利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。八、科研档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立科研档案管理信息系统，实现科研档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高科研档案管理工作的效率和质量，为科研人员提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强科研档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对科研档案进行扫描、图像处理、数据录入等，将纸质档案转化为电子档案。2.系统建设：开发或选用适合本单位的科研档案管理信息系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。3.安全保障：建立健全科研档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户认证、防火墙等安全措施，确保档案信息安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责科研档案信息化管理工作，确保系统的正常运行和数据的安全。2.科研人员应按照档案管理部门的要求，及时将科研文件材料的电子版本提交归档。3.利用科研档案管理信息系统进行档案检索、借阅等操作时，应严格遵守系统操作规程，确保操作的准确性和安全性。九、监督与检查（一）监督检查主体1.山东省档案行政管理部门负责对全省科研档案管理工作进行监督检查。2.各科研单位的上级主管部门负责对本单位科研档案管理工作进行监督检查。3.各科研单位应建立内部监督检查机制，定期对本单位科研档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.科研档案管理制度的建立和执行情况。2.科研文件材料的形成、积累、整理和归档情况。3.科研档案的保管、鉴定、销毁和利用情况。4.科研档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对科研单位的科研档案管理工作进行全面检查。2.专项检查：根据工作需要，对科研项目档案管理等进行专项检查。3.日常检查：档案管理部门对本单位科研档案管理工作进行日常监