档案检查与考核制度

PAGE档案检查与考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案检查与考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的检查与考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：检查与考核过程应客观、公正，以事实为依据，避免主观随意性。3.注重实效原则：通过检查与考核，切实发现问题，解决问题，推动档案管理工作质量提升。二、档案检查（一）检查主体与职责1.公司档案管理部门负责定期组织对各部门档案管理工作进行全面检查，并对检查结果进行汇总分析。2.各部门应设立档案管理兼职人员，负责本部门档案的日常整理、自查工作，配合公司档案管理部门的检查。（二）检查内容1.档案收集各类文件材料是否及时收集齐全，有无遗漏重要文件。归档范围是否符合公司规定，文件材料的形成过程是否完整记录。2.档案整理档案分类是否科学合理，符合公司档案分类方案。编号是否规范，卷内文件排列是否有序，目录编制是否准确清晰。装订是否整齐牢固，纸张规格是否统一。3.档案保管档案存放环境是否符合要求，有无防潮、防虫、防火、防盗等措施。档案装具是否完好，档案是否妥善存放，便于查找利用。4.档案利用借阅登记手续是否完备，借阅期限是否符合规定。档案利用效果反馈机制是否健全，是否对利用情况进行记录和分析。（三）检查方式1.定期检查公司档案管理部门每季度组织一次全面的档案检查，制定详细的检查计划，明确检查内容、范围、人员分工等。检查人员按照检查计划，对各部门档案进行逐卷、逐件检查，填写检查记录表格。2.不定期抽查公司档案管理部门根据工作需要，不定期对部分部门档案进行抽查。抽查内容可侧重于特定类型档案或近期形成的档案，以及时发现问题并督促整改。（四）检查程序1.准备阶段制定检查方案，明确检查目的、范围、内容、方法和时间安排。组建检查小组，明确小组成员职责分工。准备检查所需的工具和表格，如档案检查表、借阅登记表等。2.实施阶段检查小组深入各部门，按照检查内容逐一进行检查。检查过程中，检查人员应认真查阅档案资料，做好记录，对发现的问题及时与部门档案管理人员沟通。3.总结阶段检查结束后，检查小组对检查情况进行汇总分析，撰写检查报告。检查报告应包括检查基本情况、发现的问题、整改建议等内容。三、档案考核（一）考核主体与职责1.公司档案管理部门负责制定档案考核指标体系，并组织实施对各部门档案管理工作的考核。2.公司人力资源部门将档案管理工作纳入员工绩效考核体系，与员工薪酬、晋升等挂钩。（二）考核指标1.档案管理工作完成情况档案收集的完整性、及时性。档案整理的规范性、准确性。档案保管的安全性、稳定性。档案利用的便利性、高效性。2.制度执行情况档案管理制度的贯彻落实情况，有无违反制度规定的行为。档案管理流程的执行是否顺畅，有无梗阻现象。3.档案管理创新与贡献是否在档案管理方法、技术等方面有创新举措，提高了档案管理效率和质量。档案管理工作对公司业务发展的支持和促进作用，有无因档案管理工作出色为公司带来显著效益的案例。（三）考核周期1.年度考核每年年底，公司档案管理部门对各部门档案管理工作进行全面考核，结合全年检查情况和日常工作表现，确定考核结果。2.专项考核根据公司档案管理工作重点或突发事件，适时开展专项考核，对特定档案管理工作或部门进行针对性考核。（四）考核程序1.自评阶段各部门在每年年底前，对照考核指标体系，对本部门档案管理工作进行自我评估，撰写自评报告，提交公司档案管理部门。2.考核阶段公司档案管理部门根据各部门自评报告，结合日常检查记录、档案利用情况等，对各部门进行实地考核。考核人员通过查阅档案、听取汇报、现场询问等方式，对各部门档案管理工作进行全面评价，填写考核评分表。3.结果反馈与公示阶段考核结束后，公司档案管理部门向各部门反馈考核结果，指出存在的问题和不足，并提出整改意见。考核结果在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日，接受全体员工监督。4.结果应用阶段公司人力资源部门根据档案管理考核结果，按照公司绩效考核制度，对相关部门和员工进行奖惩。对档案管理工作优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予绩效加分、晋升机会等。对档案管理工作不达标的部门和个人，进行批评教育，并责令限期整改；整改仍不合格的，按照公司规定进行相应处罚，如扣减绩效奖金、取消晋升资格等。四、档案检查与考核结果的处理（一）问题整改1.各部门对检查与考核中发现的问题，应制定详细的整改计划，明确整改措施、责任人及整改期限。2.整改计划应报公司档案管理部门备案，档案管理部门负责跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。3.对于短期内无法整改到位的问题，应说明原因，并制定阶段性整改目标，逐步推进整改工作。（二）经验推广1.对档案管理工作表现优秀的部门，公司档案管理部门应组织经验交流活动，推广其先进管理经验和做法。2.通过内部培训、工作简报、专题会议等形式，向其他部门宣传优秀案例，促进公司整体档案管理水平提升。（三）持续改进1.公司档案管理部门应根据检查与考核结果，