企业内部合同管理操作手册（标准版）

企业内部合同管理操作手册（标准版）第1章总则1.1合同管理的基本原则1.2合同管理的适用范围1.3合同管理的职责分工1.4合同管理的流程规范第2章合同的签订与审核2.1合同签订的条件与程序2.2合同文本的编制与审核2.3合同签署的流程与要求2.4合同签署后的备案与存档第3章合同的履行与管理3.1合同履行的监督与检查3.2合同履行中的变更与解除3.3合同履行中的争议处理3.4合同履行的记录与报告第4章合同的归档与销毁4.1合同档案的归档标准4.2合同档案的管理要求4.3合同档案的调阅与借阅4.4合同档案的销毁与处置第5章合同风险防控与合规管理5.1合同风险的识别与评估5.2合同合规性审查要点5.3合同风险的预警与应对5.4合同合规管理的监督机制第6章合同管理的信息化与数字化6.1合同管理系统的功能要求6.2合同信息的录入与更新6.3合同信息的查询与检索6.4合同信息的备份与恢复第7章附则7.1本手册的适用范围7.2本手册的解释权与修订说明7.3与相关法律法规的衔接第8章附件8.1合同模板与参考范本8.2合同签署流程图8.3合同管理职责清单8.4合同档案管理规定第1章总则一、合同管理的基本原则1.1合同管理的基本原则合同管理是企业运营中不可或缺的重要环节，其核心目标是通过科学、规范、高效的管理手段，确保合同在合法、合规、安全的前提下实现最佳效益。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同管理应遵循以下基本原则：1.合法性原则合同必须符合国家法律法规及企业内部规章制度，不得违反国家法律、行政法规或企业内部管理规定。根据《民法典》第500条，合同应当具备以下基本要素：当事人的意思表示真实、内容合法、形式符合法律规定。企业应建立合同审查机制，确保合同条款符合法律要求，避免因合同无效或可撤销而引发的法律风险。2.公平原则合同双方在平等自愿的基础上签订，应确保合同内容公平合理，不得存在显失公平或损害一方利益的情形。根据《民法典》第547条，合同应体现公平原则，避免因合同条款的不平等导致争议。3.诚信原则合同双方应诚信履约，不得以任何形式损害对方合法权益。根据《民法典》第500条，合同应当以诚信为原则，不得存在欺诈、胁迫、贿赂等行为。4.风险控制原则合同管理应注重风险防控，通过规范合同签订、履行、变更、解除等流程，降低合同执行过程中的法律、财务、操作等风险。根据《企业内部控制基本规范》第12条，企业应建立合同风险评估机制，定期对合同进行风险评估与分析。5.规范性原则合同管理应建立标准化流程，确保合同签订、履行、变更、解除等环节有章可循。根据《企业内部管理规范》第3.2条，合同应按照统一格式签订，确保内容清晰、条款明确，减少歧义。1.2合同管理的适用范围合同管理适用于企业内部所有与外部单位或个人之间的各类合同，包括但不限于以下内容：-采购合同：涉及物资、服务、产品的采购合同；-服务合同：包括工程、技术、咨询、培训等服务类合同；-租赁合同：包括设备、场地、办公用房等租赁合同；-合作协议：涉及合作开发、合资、联营等合作类合同；-担保合同：包括保证、抵押、质押等担保类合同；-劳动合同：包括劳动合同、聘用合同等；-其他合同：如技术转让、知识产权许可、数据服务等。根据《企业合同管理规范》第2.1条，合同管理的适用范围应覆盖企业与外部单位或个人之间的所有合同关系，确保合同管理的全面性和系统性。1.3合同管理的职责分工合同管理应由企业内部相关部门协同配合，明确职责分工，确保合同管理的高效运行。根据《企业合同管理规范》第3.1条，合同管理的职责分工应包括以下内容：-合同起草与审核：由法务部门或合同管理专员负责合同文本的起草、审核与修订，确保合同内容符合法律法规及企业内部制度；-合同签订：由业务部门负责合同的发起与签订，确保合同内容与业务需求一致；-合同履行与监控：由财务、项目、运营等部门负责合同履行的监控与跟踪，确保合同条款得到有效执行；-合同归档与管理：由档案管理部门负责合同的归档、分类、检索与保管，确保合同资料的完整性和可追溯性；-合同纠纷处理：由法务部门或合同管理专员负责合同纠纷的调解、仲裁或诉讼处理，确保合同争议的依法解决；-合同风险评估与预警：由风险管理部门负责合同风险的识别、评估与预警，确保合同管理的前瞻性。根据《企业内部管理规范》第3.3条，合同管理应建立职责明确、分工协作的管理体系，确保合同管理工作的高效运行。1.4合同管理的流程规范合同管理的流程应按照统一标准进行，确保合同管理的规范性和可操作性。根据《企业合同管理规范》第4.1条，合同管理的流程应包括以下主要步骤：1.合同需求提出业务部门根据实际业务需求提出合同签订申请，明确合同标的、内容、金额、履行期限等关键信息。2.合同文本起草与审核合同起草部门根据业务需求起草合同文本，经法务部门或合同管理专员审核，确保合同内容合法、合规、完整。3.合同签订合同经审核通过后，由业务部门与对方单位或个人签订合同，签订过程应确保双方签字、盖章齐全，确保合同法律效力。4.合同履行与监控合同签订后，由相关业务部门负责合同履行的监控，确保合同条款得到有效执行，及时发现并处理履行中的问题。5.合同变更与解除合同履行过程中如需变更或解除，应按照合同约定或相关法律法规进行协商、审批与执行，确保变更或解除过程合法、合规。6.合同归档与管理合同签订后，应按照合同管理要求归档，确保合同资料的完整性和可追溯性，便于后续查阅与审计。7.合同归档与销毁合同归档后，应按照企业档案管理规定进行分类、存储、保管，合同到期或终止后，应按规定进行销毁或归档管理，确保信息安全与合规性。根据《企业合同管理规范》第4.2条，合同管理应建立标准化流程，确保合同管理的规范性、可操作性和高效性，降低合同管理过程中的风险与成本。第2章合同的签订与审核一、合同签订的条件与程序2.1合同签订的条件与程序合同是企业开展业务、实现目标的重要法律依据，其签订必须遵循国家法律法规及企业内部管理制度。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律规定，合同签订需满足以下基本条件：1.当事人具备相应民事行为能力：合同双方必须是具有民事行为能力的自然人、法人或其他组织，且具备签订合同的资格。例如，企业法人需具备合法的营业执照，自然人需年满18周岁，具备民事行为能力。2.合同内容合法有效：合同条款应符合法律法规，不得违反公序良俗，不得损害国家、集体或第三人利益。例如，合同中涉及的标的物需符合国家质量标准，不得含有违法条款。3.合同形式合法：根据《民法典》规定，合同应采用书面形式，但法律另有规定的除外。例如，电子合同需符合《电子签名法》相关规定，确保数据的真实性和完整性。4.合同双方意思表示真实：合同签订需双方当事人真实意思表示，不得存在欺诈、胁迫、乘人之危等情形。例如，合同签订前需进行充分的磋商，确保双方对合同内容达成一致。5.合同目的明确：合同应明确双方的权利义务，确保合同目的清晰、具体，避免歧义。例如，合同应明确服务内容、交付时间、质量标准、付款方式等关键条款。合同签订程序一般包括以下步骤：1.需求确认：根据企业业务需求，明确合同标的、数量、价格、履行期限等关键要素。例如，采购合同需明确供应商名称、产品规格、交付时间、验收标准等。2.合同草案拟定：由业务部门根据需求拟定合同草案，明确合同条款，包括合同主体、标的、价款、履行方式、违约责任等。3.法律审核：由法务部门或法律顾问对合同草案进行法律审核，确保条款合法合规，避免法律风险。例如，需审查合同是否符合《民法典》第500条关于合同成立的条件。4.部门会签：合同草案需经相关部门会签，如采购、财务、风控等，确保合同内容与企业内部流程一致，符合企业战略目标。5.合同签署：经审核通过的合同由法定代表人或授权代表签署，加盖企业公章或合同专用章，确保合同具有法律效力。6.合同备案：签署后的合同需按规定备案，存档备查。例如，企业应建立合同管理台账，记录合同签订时间、签署人、合同编号、合同内容等信息，便于后续查阅和审计。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》规定，合同签订需遵循“三审三签”原则，即初审、复审、终审，以及签署、审核、备案三个环节。企业应建立合同管理流程图，明确各环节责任人，确保合同管理的规范性和可追溯性。二、合同文本的编制与审核2.2合同文本的编制与审核合同文本的编制是合同管理的关键环节，其质量直接影响合同的法律效力和执行效果。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》规定，合同文本的编制需遵循以下原则：1.合同文本应符合法律规范：合同文本应符合《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，确保合同条款合法、合规，避免法律风险。例如，合同中应明确违约责任、争议解决方式、不可抗力条款等。2.合同文本应结构清晰、条款完整：合同文本应采用标准格式，包括合同编号、合同双方信息、合同内容、签署页等部分，确保条款完整、逻辑清晰。例如，合同应包括标的、数量、价格、履行方式、验收标准、违约责任等核心条款。3.合同文本应体现企业制度与流程：合同文本应体现企业内部管理要求，如合同履行流程、变更机制、争议处理机制等。例如，合同中应明确变更需经双方协商一致，并签订补充协议。4.合同文本应具备可操作性：合同文本应便于执行，避免模糊条款。例如，合同中应明确交付方式、验收标准、付款方式等，确保双方对合同内容有统一理解。合同文本的审核是确保合同合法、合规的重要环节。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》规定，合同文本审核应遵循以下流程：1.初审：由业务部门初审合同文本，确保合同内容与业务需求一致，条款合法合规。2.复审：由法务部门或法律顾问复审合同文本，确保合同条款符合法律法规，无法律风险。3.终审：由企业法定代表人或授权代表终审合同文本，确保合同内容符合企业内部制度和战略目标。4.审核记录：审核过程应形成书面记录，包括审核意见、修改内容、签署人等，确保审核过程可追溯。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》规定，合同文本应由专人负责编制与审核，确保合同文本的规范性和专业性。企业应建立合同文本管理台账，记录合同编号、编制人、审核人、签署人、签署时间等信息，确保合同文本的可追溯性。三、合同签署的流程与要求2.3合同签署的流程与要求合同签署是合同管理的最后一个环节，也是合同生效的关键步骤。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》规定，合同签署需遵循以下流程和要求：1.签署前的准备：合同签署前，应确保合同文本已通过初审、复审、终审，并由法定代表人或授权代表签署，加盖企业公章或合同专用章。2.签署方式：合同签署可采用书面形式，也可采用电子合同形式。电子合同需符合《电子签名法》相关规定，确保数据的真实性和完整性。3.签署人要求：合同签署人应为具有签署权限的人员，如法定代表人、授权代表、部门负责人等。签署人需在合同上签字并加盖企业公章或合同专用章。4.签署后的备案：合同签署后，应按规定进行备案，存档备查。企业应建立合同管理台账，记录合同签署时间、签署人、合同编号、合同内容等信息，确保合同管理的可追溯性。5.签署后的执行：合同签署后，双方应按照合同约定履行义务，确保合同内容得到有效执行。例如，采购合同签署后，采购部门应按照合同约定组织采购，财务部门应按照合同约定进行付款。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》规定，合同签署应遵循“三签”原则，即初签、复签、终签，确保合同签署的规范性和可追溯性。企业应建立合同签署流程图，明确各环节责任人，确保合同签署的合规性与有效性。四、合同签署后的备案与存档2.4合同签署后的备案与存档合同签署后，企业应按照相关法律法规和企业内部管理制度，对合同进行备案与存档，确保合同的合法、合规和可追溯。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》规定，合同备案与存档应遵循以下要求：1.备案内容：合同备案应包括合同编号、合同双方信息、合同内容、签署时间、签署人、合同状态（如生效、履行中、终止等）等信息。2.备案方式：合同备案可采用纸质形式或电子形式。电子合同应符合《电子签名法》相关规定，确保数据的真实性和完整性。3.存档要求：合同应按合同编号、签订时间、合同类型等分类存档，便于后续查阅和审计。企业应建立合同管理台账，记录合同签订、签署、备案、执行等关键节点。4.存档期限：根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》规定，合同存档期限一般不少于五年，特殊合同可能需要更长时间。例如，涉及重大投资、采购、销售等合同，应保存更长时间以备审计或法律审查。5.合同归档管理：合同归档应由专人负责，确保合同档案的完整性、准确性和安全性。企业应建立合同档案管理制度，明确归档责任人、归档流程、档案保存期限等。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》规定，合同备案与存档是合同管理的重要环节，企业应建立完善的合同档案管理体系，确保合同资料的完整性和可追溯性，为企业经营决策和风险防控提供有力支持。第3章合同的履行与管理一、合同履行的监督与检查3.1合同履行的监督与检查合同履行的监督与检查是企业合同管理的重要环节，是确保合同目标实现、维护企业合法权益、防范法律风险的关键保障措施。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同履行的监督与检查应遵循以下原则：1.全面性原则：合同履行的监督与检查应覆盖合同签订、履行、变更、解除、争议处理等全过程，确保合同各环节的合规性与有效性。2.动态性原则：合同履行过程中，应根据合同内容、市场变化、企业经营状况等因素，动态调整监督重点，确保合同管理的灵活性与适应性。3.合规性原则：合同履行的监督与检查应严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度，确保监督行为的合法性和权威性。根据国家市场监管总局发布的《合同管理规范（GB/T36824-2018）》，合同履行的监督与检查应包括以下内容：-合同执行情况的跟踪与评估：通过定期或不定期的检查，评估合同执行进度、质量、成本、效益等关键指标，确保合同目标的实现。-合同履行中的合规性审查：对合同履行过程中涉及的法律、财务、税务、合规等方面进行审查，防止合同履行中的法律风险。-合同履行的文档管理：建立合同履行的记录与档案，确保合同履行过程中的所有信息有据可查，便于后续追溯与审计。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》中关于合同履行监督与检查的规范要求，企业应建立合同履行的监督机制，明确监督责任部门与责任人，定期开展合同履行评估与检查，确保合同管理的有效性。3.2合同履行中的变更与解除3.2.1合同履行中的变更合同履行过程中，若因客观情况发生重大变化，合同双方可依法变更或解除合同。根据《中华人民共和国合同法》第74条、第75条、第76条等规定，合同变更或解除应遵循以下原则：-变更的合法性：合同变更需符合法律、行政法规的规定，不得违反合同的约定或损害第三方的合法权益。-变更的程序性：合同变更应通过书面形式进行，明确变更的内容、方式、时间、责任等，确保变更的合法性和可追溯性。-变更的协商一致：合同变更需经合同双方协商一致，不得擅自变更合同条款。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》中关于合同变更的规定，企业应建立合同变更的审批流程，明确变更的权限、程序、责任，确保合同变更的合法性和有效性。3.2.2合同履行中的解除合同解除是合同履行过程中的一种重要法律行为，通常发生在合同目的无法实现、一方违约、不可抗力等因素发生时。根据《中华人民共和国合同法》第94条、第96条、第97条等规定，合同解除的条件包括：-不可抗力：因不可抗力导致合同无法履行，一方可以解除合同。-一方违约：若一方未按合同约定履行义务，另一方可依法解除合同。-合同目的无法实现：若合同目的无法实现，一方可依法解除合同。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》中关于合同解除的规定，企业应建立合同解除的审批机制，明确解除的条件、程序、责任，确保合同解除的合法性和有效性。3.3合同履行中的争议处理3.3.1合同履行中的争议处理机制合同履行过程中产生的争议，应依法依规进行处理，以维护合同双方的合法权益。根据《中华人民共和国合同法》第122条、第124条等规定，争议处理应遵循以下原则：-协商解决：合同双方应首先通过协商解决争议，达成一致意见。-调解解决：若协商不成，可申请第三方调解机构进行调解。-仲裁解决：若调解无效，可依法申请仲裁，或向人民法院提起诉讼。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》中关于争议处理的规定，企业应建立合同争议处理的机制，明确争议处理的流程、责任、时限，确保争议处理的高效性与公正性。3.3.2合同履行中的争议处理流程企业应建立合同争议处理的标准化流程，包括：1.争议发生：合同双方发生争议，应首先通过书面形式提出争议，并说明争议内容及理由。2.协商解决：合同双方应首先进行协商，达成一致意见。3.调解解决：若协商不成，可申请第三方调解机构进行调解。4.仲裁解决：若调解无效，可依法申请仲裁，或向人民法院提起诉讼。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》中关于争议处理流程的规定，企业应建立合同争议处理的制度，确保争议处理的规范性与可操作性。3.4合同履行的记录与报告3.4.1合同履行的记录合同履行的记录是合同管理的重要组成部分，是企业进行合同管理、审计、评估、合规审查的重要依据。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》中关于合同履行记录的规定，企业应建立合同履行的记录制度，包括：-合同履行情况记录：记录合同签订、履行、变更、解除、争议处理等各环节的具体情况，包括时间、地点、责任人、执行情况、问题及处理措施等。-合同履行数据记录：记录合同履行中的关键数据，如合同金额、履行进度、成本、效益等，确保数据的准确性和可追溯性。-合同履行文档管理：建立合同履行的文档档案，包括合同文本、履行记录、变更记录、争议处理记录等，确保文档的完整性与可查性。3.4.2合同履行的报告合同履行的报告是企业对合同履行情况进行总结、分析、评估的重要手段。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》中关于合同履行报告的规定，企业应建立合同履行的报告制度，包括：-定期报告：企业应定期对合同履行情况进行报告，包括合同执行情况、履行进度、问题与改进措施等。-专项报告：针对合同履行中的特殊事项，如重大变更、争议处理、违约情况等，应进行专项报告。-报告内容：报告应包括合同履行的基本情况、执行情况、存在的问题、改进措施、后续计划等，确保报告内容的全面性与准确性。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》中关于合同履行报告的规定，企业应建立合同履行的报告制度，确保合同履行的透明度与可追溯性。合同的履行与管理是企业合同管理工作的核心内容，涉及监督、变更、解除、争议处理、记录与报告等多个方面。企业应建立完善的合同管理机制，确保合同履行的合法性、合规性与有效性，提升合同管理的效率与水平。第4章合同的归档与销毁一、合同档案的归档标准4.1合同档案的归档标准合同档案的归档是企业合同管理流程中的关键环节，其标准直接影响到合同信息的完整性、可追溯性和法律效力。根据《企业档案工作规范》（GB/T13852-2017）及《企业合同管理规范》（GB/T36615-2018），合同档案的归档应遵循以下标准：1.归档范围合同档案包括合同文本、合同补充协议、合同变更协议、合同履行情况记录、合同履行相关单据（如验收单、付款凭证、发票等）以及合同管理过程中形成的其他文件材料。根据《企业合同管理操作手册》（标准版），合同归档范围应覆盖合同签订、履行、变更、终止等全过程，确保合同信息的完整性和可追溯性。2.归档时间合同档案的归档时间应从合同签订之日起计算，一般应在合同签订后15个工作日内完成归档。对于涉及重大合同或长期合作的合同，应按照合同签订时间的先后顺序进行归档，确保档案的时效性和可查性。3.归档形式合同档案应以电子档案和纸质档案相结合的方式进行管理。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016），电子合同应按照标准格式存储，并在归档时同步电子档案目录，确保电子档案与纸质档案内容一致、信息完整。4.归档内容合同档案应包括以下内容：-合同文本（包括合同编号、签订双方、合同条款、签署日期等）-合同补充协议、变更协议、解除协议等-合同履行情况记录（如履约计划、履行进度、验收报告等）-合同履行相关单据（如付款凭证、验收单、发票等）-合同管理过程中形成的其他文件材料（如合同审批记录、合同风险评估报告等）5.归档管理合同档案应由专门的档案管理部门负责归档，确保归档过程的规范性和一致性。根据《企业档案管理规范》（GB/T19005-2016），合同档案应按照档案分类标准进行分类，如按合同类型、签订部门、合同编号等，便于查找和管理。二、合同档案的管理要求4.2合同档案的管理要求合同档案的管理是确保合同信息安全、完整、有效利用的重要保障。根据《企业档案管理规范》及《企业合同管理规范》，合同档案的管理应遵循以下要求：1.档案分类与编号合同档案应按照《企业档案分类与编号规则》（GB/T19005-2016）进行分类，通常包括以下分类方式：-按合同类型分类：如采购合同、销售合同、服务合同等-按合同签订部门分类：如财务部、法务部、采购部等-按合同编号分类：合同编号应具有唯一性，便于检索和管理2.档案保管与安全合同档案应妥善保管，防止损毁、丢失或泄露。根据《企业档案管理规范》，合同档案应存放在专用档案室或电子档案库中，确保档案的安全性和保密性。对于涉及商业秘密的合同，应采取加密、权限控制等措施，防止未经授权的访问。3.档案借阅与调阅合同档案的借阅应严格遵守相关管理规定，确保档案的使用安全。根据《企业档案管理规范》，合同档案的借阅应履行以下手续：-借阅前需填写借阅登记表，注明借阅人、借阅日期、归还日期、使用目的等-借阅人应签署借阅确认书，确保档案使用合规-借阅档案应按规定期限归还，不得擅自复制、涂改或销毁4.档案调阅与查询合同档案的调阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，确保档案调阅的合法性与规范性。根据《企业档案管理规范》，档案调阅应通过档案管理系统进行，调阅人员应具备相应的权限，并记录调阅过程，确保档案调阅的可追溯性。5.档案的定期检查与维护合同档案应定期进行检查，确保其完整性和有效性。根据《企业档案管理规范》，档案管理人员应定期对合同档案进行清查，及时处理过期、破损、丢失等异常情况，确保档案的及时更新和有效管理。三、合同档案的调阅与借阅4.3合同档案的调阅与借阅合同档案的调阅与借阅是企业合同管理的重要环节，确保合同信息的可获取性和使用合规性。根据《企业档案管理规范》及《企业合同管理操作手册》，合同档案的调阅与借阅应遵循以下要求：1.调阅流程合同档案的调阅应通过档案管理系统进行，调阅人员需填写调阅申请表，并说明调阅目的、调阅时间、调阅份数等。调阅人员应由相关部门负责人审批，确保调阅的合法性和必要性。2.借阅流程合同档案的借阅应遵循“借阅登记、审批、归还”三步流程：-借阅前需填写借阅登记表，注明借阅人、借阅日期、归还日期、使用目的等-借阅人需签署借阅确认书，确认知晓档案使用规则-借阅档案应按规定期限归还，不得擅自复制、涂改或销毁3.调阅与借阅的权限管理合同档案的调阅与借阅应严格权限管理，确保档案的使用安全。根据《企业档案管理规范》，合同档案的调阅权限应由档案管理部门统一管理，调阅人员应具备相应的权限，并记录调阅过程，确保档案调阅的可追溯性。4.调阅与借阅的记录与归档合同档案的调阅与借阅应建立详细的记录，包括调阅人、调阅时间、调阅内容、归还人、归还时间等。这些记录应作为档案管理的重要依据，确保档案调阅的合法性和可追溯性。四、合同档案的销毁与处置4.4合同档案的销毁与处置合同档案的销毁与处置是企业合同管理的重要环节，确保档案的合理利用和信息的安全性。根据《企业档案管理规范》及《企业合同管理操作手册》，合同档案的销毁与处置应遵循以下要求：1.销毁的条件合同档案的销毁应严格遵循《企业档案管理规范》中的相关规定，通常在以下情况下进行：-合同已履行完毕，且无争议或未发生变更-合同档案已过期或不再需要保存-合同档案已损毁、丢失或无法归档2.销毁程序合同档案的销毁应按照以下程序进行：-由档案管理部门提出销毁申请，说明销毁原因、销毁对象、销毁方式等-由档案管理部门组织销毁，确保销毁过程的规范性和可追溯性-销毁后应进行销毁记录登记，包括销毁人、销毁时间、销毁方式等-销毁后的档案应进行销毁证明的归档，确保销毁过程的可追溯性3.销毁方式合同档案的销毁方式应根据档案的类型和内容进行选择，通常包括以下方式：-电子档案的销毁应通过数据销毁技术进行，确保数据不可恢复-纸质档案的销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案完全销毁-销毁后的档案应进行销毁证明的归档，确保销毁过程的可追溯性4.销毁的监督与责任合同档案的销毁应由档案管理部门负责监督，确保销毁过程的合规性。根据《企业档案管理规范》，销毁过程应由专人负责，确保销毁的合法性与安全性。销毁后，档案管理部门应进行销毁记录的归档，确保销毁过程的可追溯性。合同档案的归档、管理、调阅、借阅、销毁与处置是企业合同管理的重要组成部分，必须严格遵循相关法规和标准，确保合同信息的完整性、安全性和可追溯性。企业应建立完善的合同档案管理制度，确保合同管理工作的高效、规范和合规。第5章合同风险防控与合规管理一、合同风险的识别与评估5.1合同风险的识别与评估合同风险是企业在合同签订、履行及终止过程中可能面临的各种潜在损失，包括法律风险、财务风险、操作风险和声誉风险等。根据《企业内部控制基本规范》和《合同管理办法》等相关法规要求，企业应建立科学的风险识别与评估机制，以防范和降低合同带来的不确定性。在合同风险识别过程中，企业应重点关注以下几个方面：1.合同主体风险：合同双方的资质、信用状况、履约能力等是否具备合法性与可靠性。例如，根据《民法典》第500条，合同当事人应当具备相应的民事行为能力，合同内容应当真实、合法。2.合同内容风险：合同条款是否明确、合法，是否存在歧义或漏洞。例如，根据《合同法》第52条，合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定，不得损害社会公共利益。3.合同履行风险：合同履行过程中是否可能出现违约、延迟履行、不可抗力等因素。根据《合同法》第117条，因不可抗力导致合同无法履行的，应由双方协商解决或依法免除责任。4.合同终止风险：合同终止后是否会产生遗留问题，如未履行的义务、未结清的款项、知识产权纠纷等。根据《民法典》第563条，合同终止后，当事人应当履行通知义务，防止因未及时通知而产生纠纷。根据《企业内部控制应用指引》第19号《合同管理》的规定，企业应建立合同风险评估模型，通过定量与定性相结合的方式，评估合同风险等级，并制定相应的风险应对策略。例如，合同风险等级可划分为高、中、低三级，高风险合同需进行专项审查，中风险合同需进行重点监控，低风险合同可采取常规管理方式。二、合同合规性审查要点5.2合同合规性审查要点合同合规性审查是合同管理的重要环节，是确保合同合法、有效、可执行的关键步骤。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》，合同合规性审查应从以下几个方面进行：1.合法性审查：合同是否符合法律法规，是否涉及禁止性内容。例如，根据《民法典》第469条，合同应符合法律、行政法规的强制性规定，不得损害社会公共利益。2.有效性审查：合同是否具备法律效力，是否符合合同法的基本原则。例如，根据《合同法》第14条，合同必须具备当事人的意思表示一致，且内容不违反法律、行政法规的强制性规定。3.格式审查：合同是否采用标准格式，是否具备必要的条款，如标的、数量、价款、履行方式、违约责任等。根据《合同法》第12条，合同应采用书面形式，且应具备必要的条款。4.条款审查：合同条款是否明确、具体、可操作，是否存在歧义或漏洞。例如，根据《合同法》第41条，合同条款应符合公平原则，不得显失公平。5.利益平衡审查：合同是否在双方利益之间达到平衡，是否符合公平原则。例如，根据《民法典》第509条，合同应当公平，不得损害国家、集体或者第三人利益。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》的要求，合同合规性审查应由法务部门或合规部门牵头，结合法律、财务、业务等多方面因素进行综合评估。审查过程中应重点关注以下内容：-合同是否涉及重大风险事项，如重大资产交易、重大债务、重大知识产权使用等；-合同是否符合企业内部规章制度；-合同是否涉及关联交易，是否存在利益输送或利益冲突；-合同是否涉及保密义务、知识产权归属等特殊条款。三、合同风险的预警与应对5.3合同风险的预警与应对合同风险的预警与应对是合同管理的重要组成部分，是企业防范和化解合同风险的关键手段。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》，企业应建立合同风险预警机制，及时发现、评估和应对合同风险。1.风险预警机制建设：企业应建立合同风险预警机制，通过合同管理系统、风险评估报告、风险事件记录等方式，实现对合同风险的动态监控。根据《企业内部控制应用指引》第19号的规定，企业应定期对合同风险进行评估，并形成风险评估报告。2.风险预警信号识别：企业应识别合同风险预警信号，如合同条款模糊、合同履行存在不确定性、合同双方信用状况不佳、合同履行过程中出现重大违约等。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》，企业应建立合同风险预警指标体系，包括但不限于合同金额、合同周期、合同类型、合同执行情况等。3.风险应对措施：企业应根据合同风险等级，采取相应的应对措施，如重新签订合同、补充条款、变更合同内容、协商解决、终止合同等。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》，企业应制定合同风险应对预案，确保在风险发生时能够迅速响应。4.风险应对措施的实施：企业应确保合同风险应对措施的实施，包括法律审核、财务评估、业务协调等。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》，企业应建立合同风险应对机制，确保合同风险应对措施的有效性。四、合同合规管理的监督机制5.4合同合规管理的监督机制合同合规管理的监督机制是确保合同管理规范运行的重要保障。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》，企业应建立合同合规管理的监督机制，确保合同管理的全过程符合法律法规和企业制度。1.监督机制的建立：企业应建立合同合规管理的监督机制，包括内部监督、外部监督、专项监督等。根据《企业内部控制应用指引》第19号的规定，企业应建立合同合规管理的监督体系，确保合同管理的全过程受控。2.内部监督：企业应建立内部监督机制，包括法务部门、合规部门、审计部门等，对合同管理的全过程进行监督。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》，企业应定期对合同管理进行内部审计，确保合同管理的合规性。3.外部监督：企业应与第三方机构合作，对合同管理进行外部监督，如法律咨询、审计服务等。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》，企业应建立与外部机构的合作机制，确保合同管理的合规性。4.监督结果的反馈与改进：企业应建立监督结果的反馈机制，对监督中发现的问题进行分析，并制定改进措施。根据《企业合同管理操作手册（标准版）》，企业应建立合同合规管理的持续改进机制，确保合同管理的合规性。合同风险防控与合规管理是企业合同管理的核心内容，是企业实现稳健运营的重要保障。企业应建立科学的风险识别与评估机制，完善合同合规性审查流程，建立风险预警与应对机制，健全合同合规管理的监督机制，确保合同管理的全过程符合法律法规和企业制度，从而有效防范合同风险，提升企业合同管理的合规性和有效性。第6章合同管理的信息化与数字化一、合同管理系统的功能要求6.1合同管理系统的功能要求合同管理系统的功能要求是企业实现合同全生命周期管理的核心支撑。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》的要求，系统应具备以下主要功能模块：1.合同生命周期管理：涵盖合同的创建、审核、签署、履行、归档、终止等全过程，确保合同在不同阶段的合规性和可追溯性。2.合同信息的标准化管理：合同信息需统一格式，包括合同编号、合同双方信息、合同金额、签约日期、合同条款、履约方式等，确保数据一致性。3.权限管理与审批流程：系统应支持多级权限配置，明确不同角色（如合同管理员、法务人员、财务人员、业务人员）的权限范围，确保合同签署与变更的合规性。4.合同状态跟踪与预警：系统应具备合同状态跟踪功能，如合同是否已签署、是否已生效、是否已履行、是否已终止等，并设置预警机制，及时提醒相关责任人处理合同相关事务。5.合同数据分析与报表：系统应具备数据统计与分析功能，支持合同数量、金额、周期、履约率等关键指标的统计分析，为管理层提供数据支持。6.合同合规性检查：系统应内置合规性检查模块，自动校验合同条款是否符合法律法规、公司内部政策及行业规范，确保合同的合法性和有效性。7.合同电子签章与签署：支持电子签章技术，确保合同签署的合法性和可追溯性，提升合同签署效率。8.合同归档与检索：系统应支持合同的归档管理，并提供高效的检索功能，支持按合同编号、签订日期、合同类型、双方信息等多维度检索。9.合同版本管理：支持合同版本的创建、修改、删除及版本对比，确保合同信息的准确性和可追溯性。10.合同风险预警与提示：系统应具备风险预警功能，对合同履行过程中可能出现的风险（如违约、争议、履行不力等）进行预警提示，帮助管理层及时干预。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》要求，合同管理系统应满足以下标准：-系统应具备良好的用户界面，支持多终端访问（PC端、移动端）；-系统应具备良好的扩展性，能够适应企业合同管理流程的变更；-系统应具备良好的安全性和数据备份机制，确保合同信息的安全性和可恢复性；-系统应具备与企业其他业务系统（如ERP、CRM、OA等）的数据集成能力，实现合同管理与业务流程的无缝对接。6.2合同信息的录入与更新根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》，合同信息的录入与更新应遵循以下原则：1.录入规范：合同信息的录入需按照标准格式进行，包括合同编号、合同双方信息（名称、地址、联系方式）、合同金额、签约日期、合同条款、履约方式、合同签署人、合同签署日期等关键信息。2.数据录入方式：合同信息可以通过系统内的合同录入模块进行，支持手动输入或导入导出功能，确保数据的准确性和完整性。3.录入权限管理：合同信息的录入需由具备相应权限的人员操作，如合同管理员、业务人员等，确保合同信息的录入合规、有效。4.信息更新机制：合同信息在签署、变更、履行、终止等过程中需及时更新，系统应支持合同信息的自动更新功能，确保合同信息的实时性。5.更新记录管理：系统应记录合同信息的更新历史，包括更新人、更新时间、更新内容等，确保合同信息的可追溯性。6.合同信息的版本控制：合同在不同阶段可能产生多个版本，系统应支持版本号管理，确保合同信息的版本清晰、可追溯。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》，合同信息的录入与更新应符合以下标准：-合同信息录入应遵循“先录入、后审核、再签署”的流程；-合同信息录入后，需经过法务审核、业务审核、财务审核等多级审批流程；-合同信息的更新应由合同管理员或合同签署人进行操作，确保合同信息的准确性和合规性；-合同信息的更新应记录在系统中，并保留完整的历史记录，便于后续查询与追溯。6.3合同信息的查询与检索根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》，合同信息的查询与检索应遵循以下原则：1.查询方式：合同信息可通过系统内的合同查询模块进行，支持按合同编号、合同名称、签订日期、合同类型、合同双方、合同状态等多维度进行查询。2.查询权限管理：合同信息的查询权限应根据角色进行配置，如合同管理员、法务人员、业务人员等，确保查询的合规性和安全性。3.检索结果管理：系统应支持查询结果的导出功能，支持Excel、PDF等格式，便于后续存档和使用。4.检索结果的可追溯性：系统应记录合同查询的历史记录，包括查询人、查询时间、查询内容等，确保查询过程的可追溯性。5.合同状态跟踪：系统应支持合同状态的实时跟踪，如合同是否已签署、是否已生效、是否已履行、是否已终止等，确保合同状态的透明度。6.合同信息的分类管理：系统应支持合同信息的分类管理，如按合同类型、合同金额、合同周期等进行分类，便于管理和检索。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》，合同信息的查询与检索应符合以下标准：-合同信息的查询应支持多条件组合查询，确保查询的灵活性和全面性；-合同信息的查询结果应清晰、准确，支持导出和打印功能；-合同信息的查询应具备权限控制，确保查询的合规性和安全性；-合同信息的查询应记录完整，确保查询过程的可追溯性。6.4合同信息的备份与恢复根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》，合同信息的备份与恢复应遵循以下原则：1.备份策略：合同信息应按照定期备份策略进行备份，如每日备份、每周备份、每月备份等，确保数据的安全性。2.备份方式：合同信息的备份可通过系统内的备份模块进行，支持本地备份、云备份、远程备份等多种方式，确保数据的可恢复性。3.备份内容：合同信息的备份应包括合同编号、合同双方信息、合同金额、签约日期、合同条款、合同状态、合同签署人、合同签署日期等关键信息。4.备份存储：合同信息的备份应存储在安全、可靠的存储介质中，如本地服务器、云存储、备份服务器等，确保数据的安全性和完整性。5.恢复机制：系统应具备数据恢复功能，支持从备份中恢复合同信息，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。6.恢复权限：合同信息的恢复应由具备相应权限的人员操作，如合同管理员、系统管理员等，确保恢复过程的合规性和安全性。根据《企业内部合同管理操作手册（标准版）》，合同信息的备份与恢复应符合以下标准：-合同信息的备份应遵循“定期、完整、安全”的原则，确保数据的可恢复性；-合同信息的备份应存储在安全、可靠的介质中，确保数据的安全性；-合同信息的恢复应具备权限控制，确保恢复过程的合规性和安全性；-合同信息的备份与恢复应记录完整，确保数据的可追溯性。合同管理的信息化与数字化是企业实现高效、合规、安全合同管理的重要手段。通过合同管理系统的功能设计、信息录入与更新、查询与检索、备份与恢复等模块的建设，企业能够有效提升合同管理的效率与质量，保障合同的合规性与可追溯性，为企业的发展提供坚实的数据支持与管理保障。第7章附则一、适用范围7.1本手册的适用范围本手册适用于企业内部合同管理操作流程的制定、执行与监督，适用于所有与企业签订合同的主体，包括但不限于供应商、客户、合作伙伴、分包商等。本手册适用于企业合同管理的全过程，涵盖合同的拟定、审核、签订、履行、变更、解除、归档及归档后管理等环节。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，本手册旨在规范企业合同管理行为，确保合同签订合法合规，防范合同风险，保障企业合法权益。本手册适用于企业内部合同管理的标准化操作，适用于企业合同管理相关部门及人员。根据《企业内部控制基本规范》及《企业合同管理办法》，本手册为企业合同管理提供操作指引，适用于企业合同管理的各个环节。本手册的适用范围不包括外部法律、法规及政策，仅限于企业内部合同管理的实施与执行。根据《企业档案管理规定》及《企业合同管理档案管理办法》，本手册所涉及的合同档案管理应按照相关标准进行归档，确保合同资料的完整性和可追溯性。本手册适用于合同管理过程中涉及的档案管理、归档、调阅及销毁等环节。根据《企业内部审计管理办法》及《企业合同审计操作规程》，本手册为合同管理的审计工作提供依据，确保合同管理的合规性与有效性。本手册适用于合同管理审计的全过程，包括合同签订前的合规性审查、合同履行过程中的监督、合同到期后的评估与归档等。二、解释权与修订说明7.2本手册的解释权与修订说明本手册的解释权归企业合同管理职能部门所有，由企业合同管理负责人负责解释与修订。本手册的修订应遵循企业内部管理制度，修订内容应经企业合同管理委员会审议并报批后实施。根据《企业合同管理操作手册编制规范》，本手册的修订应依据企业实际管理需求进行，确保内容与企业实际情况相符合。修订过程中，应充分考虑合同管理的最新政策、法规及行业标准，确保手册内容的时效性和适用性。根据《企业合同管理信息化建设指南》，本手册的修订应结合企业信息化管理需求，推动合同管理向数字化、智能化方向发展。修订内容应确保合同管理流程的信息化、标准化与规范化，提升合同管理效率与质量。根据《企业合同管理绩效评估办法》，本手册的修订应纳入企业合同管理绩效评估体系，确保合同管理工作的持续改进与优化。修订内容应结合企业合同管理绩效评估结果，不断优化合同管理流程与制度。三、与相关法律法规的衔接7.3与相关法律法规的衔接本手册的制定与实施，严格遵循相关法律法规，确保合同管理的合法性与合规性。本手册与《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国企业所得税法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国劳动法》等法律法规相衔接，确保合同管理符合国家法律要求。根据《中华人民共和国合同法》第10条，合同是当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。本手册所涉及的合同管理，应确保合同内容合法、有效，符合国家法律、行政法规及部门规章。根据《中华人民共和国企业所得税法》第2条，企业所得税的征收范围包括企业从事生产经营活动取得的收入，以及与生产经营活动有关的其他收入。本手册所涉及的合同管理，应确保合同内容符合企业所得税相关规定，避免因合同问题导致税务风险。根据《中华人民共和国公司法》第142条，公司应当依法设立，保障股东权益。本手册所涉及的合同管理，应确保合同内容符合公司治理结构要求，保障公司运营的合法性和规范性。根据《中华人民共和国劳动法》第42条，用人单位应当依法为劳动者缴纳社会保险费用。本手册所涉及的合同管理，应确保合同内容符合劳动法相关规定，保障劳动者权益，避免因合同问题引发劳动争议。根据《中华人民共和国招标投标法》第3条，招标投标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。本手册所涉及的合同管理，应确保合同内容符合招标投标法相关规定，保障招标投标活动的合法性和规范性。根据《中华人民共和国政府采购法》第2条，政府采购应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。本手册所涉及的合同管理，应确保合同内容符合政府采购法相关规定，保障政府采购活动的合法性和规范性。根据《中华人民共和国合同法》第107条，当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等责任。本手册所涉及的合同管理，应确保合同内容符合合同法相关规定，保障合同履行的合法性和规范性。根据《中华人民共和国合同法》第108条，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行合同义务的，对方可以解除合同。本手册所涉及的合同管理，应确保合同内容符合合同法相关规定，保障合同解除的合法性和规范性。根据《中华人民共和国合同法》第109条，当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等责任。本手册所涉及的合同管理，应确保合同内容符合合同法相关规定，保障合同履行的合法性和规范性。本手册的制定与实施，严格遵循相关法律法规，确保合同管理的合法性与合规性，保障企业合同管理的规范运作。第8章附件一、合同模板与参考范本1.1合同模板与参考范本根据企业内部合同管理操作手册（标准版）的要求，合同模板应涵盖各类合同类型，包括但不限于采购合同、服务协议、租赁合同、合作协议、担保合同、技术合同、知识产权许可合同等。模板应遵循《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，确保合同条款的合法性、合规性与可操作性。在合同模板中，应包含以下基本要素：-合同编号：用于唯一标识合同的编号系统，通常采用“公司代码+年份+序号”的格式，如“ZC2024001”。-合同双方信息：包括甲方、乙方的名称、地址、法定代表人、联系方式等。-合同标的：明确合同所涉及的标的物、服务内容、金额等。-合同金额与支付方式：明确合同总金额、付款方式（如分期付款、一次性支付等）及支付时间。-合同履行期限：明确合同的起止时间，包括履约期限、验收时间等。-合同变更与解除：规定合同变更、解除的条件及程序。-争议解决方式：明确争议的解决途径，如协商、调解、仲裁或诉讼等。-保密条款：规定合同双方在履行过程中应承担的保密义务。-违约责任：明确违约责任的承担方式及赔偿标准。-合同生效与终止：规定合同的生