食材采购管理制度

食材采购管理制度一、目的与适用范围为规范本单位食材采购行为，确保采购食材的质量安全、价格合理、供应及时，降低采购成本，杜绝采购过程中的不当行为，保障餐饮服务的正常运营，特制定本制度。本制度适用于本单位所有食材（包括主粮、副食、调味品、禽蛋、蔬果、肉类、水产、干货等）的采购活动，以及参与采购活动的所有相关部门和人员。二、采购计划与审批（一）采购计划制定各餐饮经营部门或厨房应根据每日、每周或每月的经营需求、库存状况及预估消耗量，提前制定详细的食材采购计划。计划应明确食材的品名、规格、数量、质量要求、预计单价及采购时限。（二）采购计划审批1.制定的采购计划需经部门负责人审核，确保其合理性与必要性。2.审核通过的采购计划，根据采购金额的不同，按照本单位财务审批权限逐级上报审批。小额采购计划由指定负责人审批，大额或非常规采购计划需报请更高层级领导审批。3.未经审批的采购计划，不得擅自执行采购。三、供应商管理（一）供应商选择标准1.具备合法的经营资质，包括有效的营业执照、食品经营许可证等相关证照。2.能提供符合国家食品安全标准及本单位质量要求的食材。3.具有良好的商业信誉和稳定的供货能力。4.能提供必要的票据（如发票、检验检疫证明等）。5.在价格、付款条件、售后服务等方面具有一定优势。（二）供应商考察与评估1.对重要或长期合作的供应商，采购部门应组织相关人员（可包括厨房、质检人员）进行实地考察，核实其生产经营条件、卫生状况、质量控制体系等。2.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、合作历史、产品质量反馈等。3.定期对供应商的履约情况、食材质量、价格竞争力、服务水平等进行综合评估，实行优胜劣汰。（三）供应商动态管理1.建立合格供应商名录，并根据评估结果进行动态调整。2.优先从合格供应商名录中选择合作对象。如需与新供应商合作，必须履行严格的准入考察和审批程序。四、采购实施（一）采购方式1.根据采购食材的特性、数量、金额及市场情况，可采用公开询价、比价采购、定点采购、招标采购等方式。2.对于日常消耗量大、质量稳定的食材，宜采用定点采购，以保证供应的稳定性和价格优势。3.对于金额较大或长期合作项目，可考虑招标采购，确保采购过程的公开、公平、公正。（二）价格控制1.采购人员应广泛搜集市场信息，了解各类食材的市场行情及价格波动趋势。2.对主要食材实行比价采购，至少向三家及以上合格供应商询价，择优确定。3.建立价格档案，定期分析价格变动原因，努力争取最优惠的采购价格。（三）合同与订单管理1.对于大额采购或长期合作，应与供应商签订书面采购合同，明确品名、规格、数量、质量标准、价格、交货期、验收方式、违约责任等条款。2.采购订单应清晰、准确，一式多联，及时传递给供应商、仓库及财务部门。五、验收与入库（一）食材验收1.食材送达后，仓库保管员或指定的验收人员应会同使用部门（如厨房）人员共同对食材进行验收。2.验收内容包括：食材的品名、规格、数量是否与订单一致；食材的新鲜度、色泽、气味、形态等感官指标是否符合要求；有无腐败变质、污染等现象；包装是否完好；相关的检验检疫证明、合格证明等是否齐全有效。3.对肉类、禽类、水产等生鲜食材，要特别关注其冷链运输和存储条件是否符合要求。（二）入库与不合格处理1.验收合格的食材，应及时办理入库手续，登记入账，并按照食材的特性分类、分区、分架存放，遵循先进先出原则。2.对验收不合格的食材，应坚决拒收，并及时通知采购人员与供应商联系处理，做好记录。严禁不合格食材入库或投入使用。六、货款结算1.财务部门应根据审批后的采购计划、有效的采购合同/订单、验收合格单、合法的发票等凭证办理货款结算手续。2.严格按照合同约定的付款方式和期限支付货款，确保资金安全。3.对供应商的发票进行认真审核，确保票据的真实性、合规性。七、仓储与库存管理1.仓库应保持清洁、干燥、通风，具备防鼠、防虫、防蝇、防尘、防潮等设施，并定期进行清洁消毒。2.不同性质的食材应分开存放，特别是生熟食品、易腐与非易腐食品要严格分区，防止交叉污染。3.定期对库存食材进行盘点，及时掌握库存数量和质量状况，避免积压、浪费或短缺。发现临近保质期的食材，应及时通知使用部门优先使用。八、责任与监督（一）岗位职责1.采购人员对采购食材的质量、价格、及时性及采购过程的合规性负责。2.仓库保管人员对食材的验收、入库、存储、出库及库存准确性负责。3.使用部门负责人对采购计划的合理性、食材使用过程中的质量控制负责。4.财务部门对采购资金的合规使用和结算负责。（二）监督检查1.本单位相关管理部门（如行政部、财务部或专门的内控部门）应定期或不定期对食材采购管理制度的执行情况进行监督检查。2.对采购过程中出现的违规行为，如虚报冒领、收受回扣、采购不合格食材等，一经查实，将视情节轻重对相关责任人进行处理。3.鼓励员工对采购管理中的不当行为进行举报，并对举报人予以保护。九、制度的修订与完善本制度根据国家相关法律法规及本单位