物资采购询价制度

物资采购询价制度为规范物资采购询价行为，提高采购资金使用效益，防范采购廉政风险与质量风险，保障企业生产运营与行政办公需求，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》及企业内控管理相关规定，结合实际运营情况，制定本制度。一、适用范围与基本原则（一）适用范围本制度所称物资采购询价，是指采购执行部门向3家及以上符合资格条件的潜在供应商发出询价通知书，由供应商一次性报出不得更改的价格，采购方在报价基础上按照既定标准评审确定最优供应商的采购方式。本制度适用于企业总部及下属分公司、子公司所有非依法必须公开招标的物资类、通用服务类、零星工程类采购项目，具体适用金额阈值与品类范围如下：1.金额阈值划分（1）生产类物资（含生产耗材、设备备件、原材料等）：单项或批量采购预算金额在10万元（含）以上、100万元（不含）以下的项目；（2）行政办公类物资（含办公设备、家具、耗材、劳保用品、清洁用品等）：单项或批量采购预算金额在2万元（含）以上、50万元（不含）以下的项目；（3）零星工程类物资（含房屋维修、设备抢修、基建配套等所需物资及服务）：单项或批量采购预算金额在5万元（含）以上、80万元（不含）以下的项目；（4）通用服务类（含办公设备维修、物业保洁、绿化养护、印刷、物流运输等）：单项或批量采购预算金额在3万元（含）以上、30万元（不含）以下的项目。2.适用品类要求采用询价方式采购的项目，需满足物资规格标准统一、现货货源充足、价格变动幅度小、技术要求透明的特点，具体品类包括但不限于：通用办公设备与耗材、劳保防护用品、通用五金机电配件、常用包装材料、润滑油脂、焊接材料、通用维修配件、标准化服务项目等。（二）基本原则1.公开公平公正原则：询价流程、标准、结果全部公开，对所有供应商一视同仁，不得设置倾向性、排他性条款；2.竞争择优原则：通过充分竞争筛选性价比最高的供应商，实现采购资金效益最大化；3.诚实信用原则：参与询价的各方主体需恪守诚信，不得弄虚作假、串通舞弊；4.全程留痕原则：询价各环节所有资料需完整留存，实现全过程可追溯；5.回避原则：与供应商存在利害关系的工作人员需主动回避，不得参与相关项目的采购、评审、监督工作。（三）禁止情形存在下列情形之一的项目，不得采用询价方式采购：1.达到公开招标数额标准的项目：货物类单项/批量预算100万元及以上、工程类单项/批量预算200万元及以上、服务类单项/批量预算80万元及以上的项目，必须采用公开招标方式，不得化整为零、拆分项目规避公开招标；同一品目、同一类别物资12个月内累计采购预算达到公开招标数额的，不得拆分采用询价方式；2.技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制，只有2家及以下潜在供应商可供选择的项目，应当采用竞争性谈判、单一来源等方式采购；3.采购标的为艺术品、收藏品、专利产品、专有技术产品等无统一规格标准、价格难以核定的项目；4.涉及国家安全、国家秘密的采购项目，需按照国家保密规定与企业保密制度执行，不得公开询价；5.已纳入年度框架协议采购范围的物资，需直接从框架协议供应商处采购，不得重复组织询价；6.法律法规及企业规章制度明确禁止采用询价方式的其他情形。二、职责划分（一）采购执行部职责采购执行部是询价采购的牵头管理部门，具体职责包括：1.负责询价采购制度的制定、修订、解释与宣贯工作，建立标准化询价流程与模板体系；2.负责组织实施总部直管项目的询价采购工作，指导下属分公司、子公司的询价采购业务；3.负责合格供应商库、物资价格数据库的建设、维护与动态管理，定期开展市场价格调研与供应商履约评价；4.负责编制询价通知书、组织供应商资格核验、发出询价通知、接收报价、组织评审、公示结果、发放成交通知书、牵头签订合同；5.负责询价采购档案的整理、归档与保管工作，配合审计、财务部门开展采购监督与绩效评价；6.负责受理供应商业务咨询，配合审计监察部处理违规投诉与异议。（二）需求部门职责1.负责根据生产运营、行政办公实际需求，提出真实、完整、明确的采购需求，编制《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、技术参数、数量、交付时间、交付地点、验收标准等核心内容；2.参与询价文件审核，对技术参数、验收标准的合理性与准确性负责，不得设置指向特定供应商的倾向性条款；3.参与供应商资格初审与评审工作，从技术角度对供应商履约能力提出明确意见；4.负责物资到货后的初验工作，联合质量管控部开展数量核对、外观检验、性能测试，签署验收意见；5.负责跟踪物资使用过程中的质量情况，及时反馈供应商履约问题，配合开展供应商履约评价；6.负责落实采购预算，确保需求项目已纳入年度采购计划或有明确资金来源。（三）财务部门职责1.负责审核询价采购项目的预算来源，确认资金安排合规，对无预算、超预算的采购需求予以退回；2.参与询价文件商务条款审核，对付款方式、税费要求、结算规则的合规性负责；3.参与询价评审工作，从财务角度审核报价的合理性、成本构成的真实性、税费计算的准确性；4.负责根据采购合同、验收合格证明、合法有效发票办理付款手续，开展采购资金绩效评价；5.配合审计监察部开展采购审计工作，提供预算、付款相关资料。（四）质量管控部职责1.负责审核采购需求中的技术参数、质量标准、验收要求，确保符合国家行业标准与企业质量管控体系要求；2.参与供应商资格核验，审核供应商资质证书、检测报告、质量体系认证文件的有效性，必要时组织现场考察；3.参与询价评审工作，从技术质量角度对供应商产品性能、质量保证能力、检测水平进行评审；4.负责物资到货后的质量检验，出具质量检验报告，对检验结果负责，参与质量问题调查与纠纷处理；5.参与供应商履约评价，对产品质量、质量体系运行情况作出评价。（五）审计监察部职责1.负责对询价采购全过程进行监督，重点监督需求审核、文件编制、供应商征集、评审组织、合同签订、履约验收等环节的合规性；2.负责受理供应商、内部员工的投诉举报，调查处理询价采购中的违规违纪行为；3.负责开展询价采购专项审计，重点核查采购方式选择的合理性、采购价格的公允性、流程执行的规范性；4.负责建立采购违规责任追究机制，对违规责任人提出处理意见，涉嫌犯罪的移交司法机关处理。（六）询价小组组成与职责询价小组负责独立开展评审工作，对评审结果的真实性、公正性负责，具体组成要求如下：1.人员构成：询价小组由采购人代表和技术、经济类专家组成，成员人数为3人及以上单数，其中技术、经济类专家不得少于成员总数的三分之二；2.分级组成规则：预算金额10万元（不含）以下的通用类项目，询价小组由3人组成，其中采购执行部代表1人、需求部门技术代表1人、质量管控部代表1人，技术类专家占比不低于三分之二；预算金额10万元（含）以上、50万元（不含）的项目，询价小组由5人组成，其中采购执行部代表1人、需求部门代表1人、财务部门代表1人、外部技术专家1人、外部经济专家1人，技术、经济类专家占比不低于五分之三；预算金额50万元（含）以上的项目，询价小组由5人及以上单数组成，采购人代表人数不得超过成员总数的三分之一，外部技术、经济类专家占比不低于成员总数的三分之二，专家从省级及以上政府采购专家库或企业认可的第三方专家库中随机抽取；3.特殊情况：属于特殊专业领域、专家库无符合条件专家的，经采购分管领导审批后可直接指定专家，但指定专家人数不得超过技术、经济类专家总数的三分之一；4.询价小组职责：按照询价文件规定的评审标准与方法对报价文件进行独立评审，出具评审报告；要求供应商对报价文件中含义不明确、表述不一致或有明显文字计算错误的内容进行澄清，澄清内容不得超出报价文件范围或改变实质性内容；认定无效报价、废标情形；推荐1-3名成交候选人，或根据采购方授权直接确定成交供应商；配合处理供应商异议与投诉。三、询价采购操作流程（一）采购需求提报与审核1.需求提报：需求部门需填写《物资采购需求申请表》，附技术参数说明、图纸、参考标准等资料，明确预算金额与资金来源，经部门负责人签字确认后提交采购执行部；需求中的技术参数需为客观可验证的指标，不得指定品牌型号，确需参考品牌的需注明“参考品牌仅作技术说明，不做限定，供应商可提供同档次、不低于参考参数的产品”；2.多级审核：采购执行部收到申请后1个工作日内完成采购方式初审，确认符合询价适用范围的，依次流转至相关部门审核：财务部门1个工作日内完成预算审核，质量管控部2个工作日内完成技术参数审核；全部审核通过后进入询价文件编制环节；不符合询价适用条件的，采购执行部需在1个工作日内退回需求部门并说明理由，建议采用其他采购方式；3.时限要求：普通询价项目需求审核总时长不得超过5个工作日，紧急项目审核总时长不得超过24小时。（二）询价文件编制与审批1.文件内容：采购执行部询价岗负责编制询价通知书，内容需包括：项目名称与编号、采购需求（技术参数、数量、交付要求、验收标准，实质性要求需标注*号）、供应商资格条件、报价要求（报价构成、税费承担、报价有效期、报价份数与密封要求）、评审标准与方法、报价提交方式与截止时间、合同主要条款（付款方式、质保期、违约责任）、答疑规则、其他注意事项；2.评审标准设置：通用类物资采用最低评标价法，即通过符合性审查的供应商中报价最低的为第一成交候选人，报价低于成本且无法合理说明的作废标处理；有一定技术要求的物资采用综合评分法，评分项需全部量化，不得设置模糊表述，权重设置规则为：通用类物资价格权重70%、技术权重20%、商务权重10%；生产耗材类物资价格权重60%、技术权重25%、商务权重15%；设备配件类物资价格权重50%、技术权重35%、商务权重15%；价格分统一采用低价优先法计算，即满足询价文件要求且最低的报价为基准价，价格分满分，其他供应商价格分=（基准价/投标报价）×价格权重×100；3.文件审批：询价文件编制完成后，由采购执行部负责人审核，依次流转至需求部门、质量管控部、财务部门会签，再报采购分管领导审批；预算金额50万元及以上的项目需报总经理审批；普通项目审批时长不得超过2个工作日，紧急项目不得超过12小时。（三）供应商征集与资格核验1.供应商征集：优先从企业合格供应商库中选取符合资格条件的供应商，选取数量不得少于3家；库内供应商数量不足的，需通过企业官网、官方采购平台公开发布询价公告征集供应商，公告期限不得少于3个工作日；2.资格核验：采购执行部联合质量管控部对报名供应商进行资格核验，核验内容包括：营业执照与经营范围匹配性、相关行政许可与资质证书有效性、近3年无重大违法失信记录（通过信用中国、国家企业信用信息公示系统核查）、同类项目履约业绩、质量保证能力等；核验需填写《供应商资格核验表》，由2名及以上核验人员签字确认；3.不足3家处理：资格核验通过的供应商不足3家的，需重新组织征集；重新征集后仍只有2家的，经采购分管领导审批后可转为竞争性谈判；只有1家的，经总经理审批后可采用单一来源采购；4.回避规则：与采购人存在利害关系的供应商不得参与询价，包括但不限于：采购人高管、采购人员近亲属控股或任职的企业，与采购人存在未决诉讼的企业；供应商之间存在控股、管理关系的，不得同时参与同一项目询价。（四）询价通知书发出与答疑1.通知书发出：资格核验通过的供应商，采购执行部需通过书面邮寄、电子邮件、电子采购平台等方式发出询价通知书，留存发出记录（快递单号、邮件截图、平台发送日志）；2.答疑规则：供应商对询价文件有疑问的，需在报价截止时间前2个工作日以书面形式提出；采购执行部需组织需求部门、质量管控部在1个工作日内作出书面答复，答复内容需同时发送给所有获取询价通知书的供应商，作为询价文件的组成部分；3.文件修改：答疑或修改内容影响报价编制的，采购执行部需顺延报价截止时间，顺延时长不得少于1个工作日，确保供应商有足够时间调整报价。（五）报价接收与开封1.报价接收：采购执行部安排2名工作人员共同接收报价，对报价文件的提交时间、密封情况、供应商名称进行登记，填写《报价接收登记表》；逾期送达、未按要求密封的报价文件一律拒收，并当场告知供应商；2.密封要求：纸质报价文件需用密封条密封，加盖供应商公章，密封袋注明项目名称、编号、供应商名称，封口处加盖公章；电子报价需通过企业电子采购平台提交，采用数字证书加密，报价截止前任何人不得解密查看；3.开封规则：报价截止时间与开封时间为同一时间，开封地点需提前告知所有供应商，供应商可自愿派代表参加；开封过程需填写《报价开封记录表》，记录项目名称、报价截止时间、有效报价数量、供应商名称、报价金额、交货期、质保期等核心信息，由现场工作人员、监督人员、供应商代表（如有）签字确认；电子询价的开封由系统自动完成，生成不可篡改的电子记录。（六）评审组织与结果确定1.初步评审：询价小组首先对报价文件进行符合性审查，检查是否满足询价文件的实质性要求，存在下列情形之一的作无效报价处理：（1）供应商资格不符合要求的；（2）报价文件未按要求签字盖章的；（3）报价有效期不满足要求的；（4）未满足*号实质性条款的；（5）报价超出采购预算且采购人无法支付的；（6）报价存在明显计算错误且拒不修正的；2.详细评审：通过符合性审查的报价进入详细评审环节；采用最低评标价法的，按照报价从低到高排序，报价最低的为第一成交候选人，报价相同的由询价小组投票确定排序；采用综合评分法的，询价小组成员独立打分，汇总后按照得分从高到低排序，得分最高的为第一成交候选人，得分相同的报价低的优先；3.废标情形：出现下列情形之一的，询价项目作废标处理：（1）通过符合性审查的供应商不足3家的（紧急项目经审批同意的除外）；（2）存在影响采购公正的违法违规行为的；（3）所有报价均超出采购预算的；（4）因重大变故采购任务取消的；废标后采购执行部需将废标理由通知所有供应商，重新组织询价或经审批后采用其他采购方式；4.结果审批：询价小组出具评审报告后，采购执行部需在1个工作日内将评审结果报采购分管领导审批，10万元以下项目由分管领导审批，10-50万元项目由总经理审批，50万元以上项目由总经理办公会审批；第一成交候选人放弃成交或无法履约的，可依次确定后续候选人为成交供应商，或重新组织询价。（七）结果公示与成交通知1.结果公示：审批通过后，采购执行部需在企业内网、官方采购平台公示评审结果，公示期不得少于3个工作日；公示内容包括项目名称、编号、成交供应商名称、成交金额、成交标的明细、评审小组成员名单、投诉举报联系方式；2.异议处理：公示期内有异议的，异议人需以书面形式向审计监察部提出，提供相关证明材料；审计监察部需在3个工作日内完成调查并答复异议人，异议成立的需撤销原结果，重新组织评审或询价；3.成交通知：公示无异议的，采购执行部需在2个工作日内向成交供应商发出成交通知书，同时通知所有未成交供应商；成交通知书与询价文件、报价文件具有同等法律效力，不得擅自更改成交内容。（八）合同签订与履约管理1.合同签订：成交通知书发出后10个工作日内，采购执行部牵头与成交供应商签订采购合同；合同内容需与询价文件、报价文件实质性内容一致，不得订立背离合同实质性内容的其他协议；合同签订前需经法务部审核条款合规性，财务部门审核付款条款；2.履约验收：物资到货后，需求部门需在3个工作日内组织验收，验收人员组成要求为：10万元以下项目由需求部门、质量管控部各1人参与；10-50万元项目由需求部门、质量管控部、采购执行部各1人参与；50万元以上项目需审计监察部参与验收；验收内容包括数量核对、规格核验、质量检验、资料检查（合格证、检测报告、说明书），需填写《物资验收单》，所有验收人员签字确认；验收不合格的，需出具不合格证明，由采购执行部按照合同约定追究供应商违约责任（退换货、赔偿损失、支付违约金等）；3.付款与评价：验收合格后，财务部门根据合同约定、验收单、合法发票办理付款；项目完成后1个月内，采购执行部组织需求部门、质量管控部开展供应商履约评价，评价结果记入供应商档案，作为后续供应商分级管理的依据。（九）档案归档管理1.归档范围：询价采购所有环节的资料需完整归档，包括但不限于：采购需求申请表、预算审核表、询价文件及审批表、供应商资格核验资料、询价通知书发出记录、答疑澄清文件、报价文件、开封记录表、评审报告、结果公示资料、成交通知书、采购合同、验收单、付款凭证、履约评价表；2.归档要求：采购执行部档案管理员负责整理归档，纸质档案与电子档案需保持一致，电子档案需异地备份；档案保存期限自项目验收合格之日起不得少于15年，重大项目档案永久保存；3.查阅审批：内部人员查阅采购档案需经采购执行部负责人批准，外部单位查阅需经审计监察部批准，不得擅自复制、泄露档案内容。四、紧急询价管理（一）适用情形符合下列情形之一的可启动紧急询价：1.因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件等不可抗力导致的应急物资采购；2.生产设备突发故障，不及时采购备件将导致停产、减产，造成10万元以上经济损失的；3.上级部门临时安排的紧急任务所需物资采购；4.其他经总经理认定的紧急采购情形。（二）简化流程要求1.需求提报：需求部门可先通过口头、电话方式提出申请，经分管领导同意后采购执行部立即启动询价，事后3个工作日内补全所有书面审批手续；2.供应商选择：优先从合格供应商库中选择有现货、可快速供货的供应商，库内无符合条件的可直接从市场征集有资质的供应商；3.报价时限：可根据紧急程度缩短报价时间，最短不得少于4小时，报价可采用电话、微信、邮件等方式，所有沟通记录需完整留存，事后7个工作日内补全书面报价文件；4.评审方式：可采用线上评审、电话评审方式，询价小组成员可通过视频、语音方式发表意见，形成书面评审记录后签字确认；5.合同签订：可先达成口头协议，事后7个工作日内补签书面合同，合同内容不得与前期约定的实质性内容冲突。（三）审批权限紧急询价需履行分级审批：生产抢修类紧急项目由生产分管领导与采购分管领导共同审批；公共突发事件类紧急项目由总经理审批；任何部门和个人不得擅自扩大紧急询价适用范围，不得以紧急采购名义规避正常采购流程，审计监察部需对紧急询价项目进行事后核查，发现违规行为严肃追责。五、供应商与价格数据库管理（一）合格供应商库建设1.入库流程：供应商提交入库申请，提供营业执照、资质证书、业绩证明、质量体系认证等资料，采购执行部初审、质量管控部质量审核、财务部门财务状况审核通过后，列入合格供应商库，发放入库通知；2.分类管理：供应商按照供应品类分为生产物资类、办公物资类、工程类、服务类四大类，每类按照合作等级分为核心供应商（A类）、常规供应商（B类）、备用供应商（C类）三级。（二）供应商分级与考核1.年度考核：采购执行部每年12月组织对所有合格供应商进行年度考核，考核指标包括：质量指标（40%权重，含到货合格率、质量问题发生率）、交付指标（20%权重，含按时交付率、延误次数）、服务指标（20%权重，含售后响应速度、问题解决率）、价格指标（20%权重，含报价合理性、价格透明度）；2.分级调整：考核得分90分及以上为优秀，可晋升为A类供应商，享受优先邀请询价、增加采购份额等待遇；考核得分70-89分为合格，维持原有等级；考核得分70分以下为不合格，限期1个月整改，整改后仍不合格的清退出库，1年内不得再次申请入库；3.黑名单管理：供应商存在提供虚假材料、围标串标、行贿、以次充好、拒不履约等行为的，直接列入黑名单，永久不得参与企业任何采购项目，造成损失的依法追究赔偿责任。（三）价格数据库建设与应用1.数据采集：采购执行部建立常用物资价格数据库，记录每次询价的成交价格、供应商、采购时间、采购数量、技术参数等信息，每季度更新一次市场价格调研数据；2.价格预警：对价格波动幅度超过10%的物资，及时发布价格预警，分析波动原因，调整采购策略；3.基准应用：价格数据库数据作为后续询价预算编制、报价合理性评审的重要参考，对报价明显高于历史成交价格的，询价小组有权要求供应商作出说明，无法合理说明的作废标处理