如何加强会计电算化的内部控制制度的探讨

1、精选如何加强会计电算化的内部把握制度的探讨 内部把握包括内部管理把握和内部会计把握。会计电算化的内部把握则是内部会计把握的特殊形式。最近，财政部颁布了内部会计把握规范基本规范（试行），并指出：“电子信息技术把握要求运用电子信息技术手段建立内部会计把握系统，削减和消退人为操纵因素，确保内部会计把握的有效实施”。随着IT技术特殊是以Internet为代表的网络技术的进展和运用，会计电算化进一步向深层次进展，这些变革无疑给企业带来了巨大的效益，但同时也给内部把握带来了新的问题和挑战。一、会计电算化给内部把握提出了新的要求1、确保原始数据操作的精确度，是会计电算化对内部把握提出的新要求之一。在电算化会

2、计中，电子计算机输出的数据是在程序把握之下，对输入的数据源自动进行加工处理，并储存于磁性介质上。全部记帐、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的把握下自动进行。然而，电脑中的原始数据必需是由人工事先进行审核和输入计算机的，一旦原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行各种计算工作。因而自动处理数据的精确性，完全依靠于原始数据输入的精确性，正由于会计电算化的这一固有弱点，所以对内部把握提出了一些新的具体要求：一切数据的处理方法和过程都必需规范化，并保持精确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和精确性。2、把握操作人员的职能，是会计电算化对内部把握提出的新

3、要求之二。授权、批准把握是一种常见的、基础的内部把握。在手工会计系统中，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后，职能划分发生了巨大的变化。由于业务处理全部都是以电算化系统为主，因而电算化功能和学问的高度集中导致了职责的集中，特殊是会计人员的职能开头从核算型向管理型转移。某些人员既可从事数据的输入，又可负责数据的输出和报送。因此，假如不加强内部把握，就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改，操纵处理结果，从而加大了消灭错误和舞弊的风险。3、避开会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险，是会计电算化对内部把握提出的新要求之三。在手工方式

4、下，信息以帐、证、表等形式存储在不同的纸质上，增、删、修改了的会计凭证或会计帐册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行了电算化会计后，有形记录较传统手工会计系统大为削减，凭证、经济业务事项的说明和帐簿等大多要依靠计算机方可录入、阅读或查询。实行了会计电算化后，数据的载体不同了。信息来源于数据和程序，并且从一开头就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不被打印出来，只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。假如缺乏适当的内控，那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大，而且数据改动后能不留下任何痕迹。电磁介质也易受损坏，且有丢失或毁损的危急。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。

5、不仅要保存纸介质会计核算资料，而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序，以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。二、加强会计电算化条件下的内把握度严格的内把握度是会计电算化信息真实牢靠的保证。内部把握制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系，又要相互制约。此外，严格的内把握度有助于防止违法行为的发生。国内外会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错几乎为零，但人为造成出错和舞弊的现象有增无减，而且一旦消灭舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内把握度是格外有必要的。就目前我国开展会计电算化的应用现状来看，大部分还停留在一般应用水平上。人们对于人员职责分工，数据备份和保

6、管，软硬件使用和维护等方面的重要性往往生疏不足。因此，强化内控管理，提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争力量的重要途径。加强会计电算化内部把握的做法可如下述：1、加强程序操作把握。这项把握就是针对会计电算化提出的新要求之一。为了保证信息处理质量，削减产生差错和事故的概率，应制定上机守则与操作规程的方法，这是操作把握制度化的具体体现。上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定。操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及格外状况的处理等。其内容主要包括：（1）无关人员不能任凭进入机房操作；（2）各种录

7、入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证；（3）数据录入员对输入数据有疑问，应准时核对，不能擅自修改；（4）机房工作人员不能擅自向任何人供应任何资料和数据；（5）不准把外来的软盘带进机房；（6）发生输入内容有误的，需按系统供应的功能加以改正，如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正；（7）开机后，操作人员不能擅自离开工作现杨；（8）要做好日备份数据，同时还要有周备份、月备份。当然，这些制度并不是一成不变的，还必需随着公司经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能削减错误的发生，从源头上确保会计信息的真实性和牢靠性。2、加强人员职能把握。由于会计电算化学问与功能的相对集中，我

8、们必需制定相应的组织和管理把握，明确职责分工，加强组织把握。所谓组织把握，就是将系统中不相容的职责进行分别，即在系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、牢靠，削减发生错误和舞弊的可能性。职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分别。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进行职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分别，以及在电算化部门内部的职责分别。通过进行内部职责分工，以补救不相容职能集中化的不足。会计电算化中，为了把握操作人员职能，还可依据系统支持的

9、不同软件进行职能分工，从而起到各个部门权利相互制约、相互平衡的作用。如一般商业公司的软件把握主要是局域网组成的服务器、PC机、POS机等，可以结合商业企业自身特点，依据ORACLE8数据库良好的保密机制以及接受访问把握、口令把握技术的特征，形成以在SUN服务器上运行的ORACLE8数据库系统为中心的网络系统，即俗称的“后台”，并接受以LINIX操作系统以及各帐台的POS机联机操作等。在运行中，后台管理通过商品从进、销、调、存各个方面入手。进货环节则由业务部进行输入登记，然后由财务部审核入帐；销货则接受单品管理，通过收银POS机的输入，电脑月终汇总，产生各类报表供财务部入帐使用。从而体现了各部门

10、间相互牵制和相互监督的作用。3、加强系统平安把握。这项把握是为了保证计算机系统的运行平安，避开由于外部环境因素导致系统运行错误的担忧全隐患。它主要包括：接触把握和环境爱护、平安把握。接触把握是防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源，以保证各项资源的正确性。主要的把握措施包括：（1）订立内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作公司电脑；（2）设置操作权限限制；（3）操作人员身份的密码把握；（4）数据存贮和处理相隔离；（5）设置接触与操作的日志把握。环境爱护则是为了尽量削减外界因素所致的计算机故障，以保障机器正常运行。主要包括：机房环境爱护，爱护性设备配备，以及平安供电系统的安装等。例如计算机机房应接

11、受单独特地供电系统，并且不定期检查电源、接地线的平安等措施，以保证机房环境平安。随着网络技术快速地进展，公司应加强网络平安的把握，设置网络平安性指标，包括数据保密、访问把握、身份识别等，并且针对公司的特定状况，开发相应的技术来爱护系统。4、加强内部审计。内部审计既是公司、企业内部把握系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度支配。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为，内部审计必需包括以下几个方面：（1）对会计资料定期进行审计，电算化会计帐务处理是否正确，是否遵照会计法及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合公司内把握度，凭证附件是否规范完整；（2）审查机内数据与书面资料的全都性，如查看帐册内容，做到帐表相符，对不妥或错误的帐表处理应准时调整；（3）监督数据保存方式的平安、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；（4）对系统运行各环