订单编制处理流程管理办法

1、 无锡爱玛车业有限公司 整车订单编制及处理管理办法 QAM-SD006-2010PAGE PAGE 7 1、目的为保证迅速、准确接收和处理客户订单，提高公司的内部各部门运营状况，确保终端客户的库存周转迅速，确保公司财务资金快速良好运转，特制定本管理办法。 2、 范围使用范围：本办法法适用于于无锡爱爱玛车业业有限公公司营销销分部及及其各下下级相关关业务下下行政单单元。 3、主主要责任任单位、解解释单位位 3.1：营营销分部部及其下下级各行行政单元元各相关关业务部部门均为为本办法法的责任任单 位。 3.2：业业务受理理科负责责接收客客户原始始订单及及初审草草稿订单单并生成成提货单单。 3.3：计计

2、调科负负责审核核提货单单并编制制发货计计划。 3.4：财财务负责责确认提提货单。 3.5：储储运科负负责安排排发运提提货单。 3.6：营营销分部部为本办办法的主主要解释释单位。4、管理规规定 4.1：订订单处理理管理办办法的主主要内容容： 4.1.11：接收收、初审审订单 4.1.22：确认认货款 4.1.33：生成成提货单单 4.1.44：审核核提货单单 4.1.55：财务务审核签签字确认认 4.1.66：编排排发货计计划 4.1.77：储运运科负责责发运 4.1.88：货物物到岸跟跟踪4.2 订订单处理理流程内内容及管管理实施施规定： 4.2.11：订单单处理流流程简图图生成提货单接收、审

3、核原始订单，核算货款编制发货计划生成提货单接收、审核原始订单，核算货款编制发货计划审核提货单 储运科发货/到岸通知 储运科发货/到岸通知4.2.22：接收收订单、初初审订单单4.2.22.1：对于终终端客户户传真的的原始订订单或者者是网上上电子订订单，由由客代初初审订单单的车型型款式、颜颜色、配配置及数数量，是是否符合合公司正正常生产产销售的的车型。形形成一般般草稿订订单。表表单必须须完整填填写商家家名称、客客户姓名名、运输输方式以以及其它它备注信信息。特特殊订单单，整理理特殊定定做计划划单。初初审订单单确保信信息准确确无误，由由于工作作疏忽或或其它给给予公司司造成严严重经济济损失者者，按照照

4、公司人人事管理理制度规规定给予予处罚。4.2.33：确认认货款 客户代代表对初初审整理理好的订订单，在在一个工工作日内内负责向向客户催催款。对对于正常常订单在在七个工工作日内内未到款款，视为为无效订订单。特特殊订单单在确定定技术配配置可实实施后，款款到1个个工作日日内方可可给予下下发特殊殊订单生生产计划划，特殊殊订单款款到155个工作作日内给给予发货货。客户户代表负负责和客客户核算算货物数数量及货货款，以以电话、传传真或网网络的形形式告知知客户。并并要求客客户办款款后，立立即告知知公司打打款金额额和银行行名称。办办款公户户必须传传真银行行结算凭凭证，并并由客户户审核凭凭证信息息（汇款款时间、账

5、账户名、汇汇入行、账账号等）信信息，方方可实施施账款先先行录入入。异常常信息显显示凭证证不能实实施先行行录入及及实施发发货，违违反财务务管理规规定者，给给公司造造成严重重经济损损失者，按按照公司司人事管管理规定定给予处处罚。 经销商商通知客客户代表表款到后后，客户户代表及及时在财财务处确确认客户户货款金金额，如如有雷同同款项需需一方经经销商传传真汇款款凭证后后方可记记录到款款金额。为为了便于于公司各各部门业业务运营营高效及及时，当当日款当当日确定定并记录录并纳入入月度绩绩效考核核中，单单笔款到到3个工工作日内内无人认认者，月月度绩效效考核扣扣3分，77个工作作日内单单笔款到到无人认认款者，月月

6、度绩效效考核扣扣8分，一一周至一一月之内内无认款款者，扣扣绩效115分。一一月以上上无认款款者，当当月绩效效扣200分。由由绩效科科给予考考核并纳纳入月度度考核记记录中。4.2.44：生成成提货单单： 每月度政政策报告告或部分分客户特特殊申请请政策报报告单，第第一时间间抄送财财务部、计计调科、订订单处理理员处备备案。客客户代表表将确认认款到订订单（表表单信息息准确无无误），整整理后由由订单处处理员生生成提货货单。特特殊价格格订单，须须有领导导签字审审批的报报告单方方可给予予打印提提货单，任任何人不不得口头头通知订订单处理理员或者者私自打打印提货货单。违违反规定定者单笔笔订单扣扣除责任任人月度度

7、绩效55分。特特殊价格格计量不不计任何何政策车车型，须须注明“T”标示，“T”须在产产品名称称之前标标注，例例“T玲珑珑”。为保证订单单数据、生生产计划划制定的的准确性性，当日日款到订订单当日日打印完完毕，无无特殊情情况，严严禁更改改车型及及颜色数数量。对对于月末末考核或或政策变变动时，为保保证公司司政策活活动实施施的严肃肃性，订订单车型型及数量量必须符符合到款款余额，并并全部生生成提货货单，无无公司特特殊情况况，严禁禁客户更更改车型型数量及及变动政政策。客客户代表表需做好好沟通协协调工作作并纳入入月度绩绩效考核核，无积积极协调调沟通者者，当月月绩效扣扣10分分。整车车附件发发放按照照整车车附

8、件发发放管理理规定实施。4.2.55：财务务确认提提货单：提货单生成成后，分分发给各各片区客客户代表表，由客客户代表表初审后后签字确确认，初初审到款款订单到到财务处处签字。财财务签字字确认后后直接交交至计调调科审核核提货单单。4.2.66：提货货单审核核：4.2.66.1：订单处处理员负负责初审审提货单单与原始始订单的的正确相相符性，审审核是否否错打数数量、车车型、颜颜色、配配置及相相应的电电池和附附件数量量。订单单处理员员将审核核无误后后打印提提货单。计调科专人负责审核提货单，审核后的提货单为标准提货单。审核提货单纳入月度绩效考核中，审核提货单准确无误，由于提货单未审核出错误而经其他部门给予

9、修正换回公司经济损失者，月度错单10起以下，绩效扣分3分，月度错单15起以上，绩效扣分10分。给公司造成直接经济损失500元以下，责任人共同承担，损失在500以上，根据公司人事管理制度给予处罚。提货单审核为责任倒推考核，提货单审核者考核上一级初审者到客户代表，绩效扣分标准按照以上扣分标准。审核后的提货单交至统计分析处录入数据源。4.2.77：编排排发货计计划：为确保款到到订单及及时高效效处理，提提高公司司运营速速度，由由计划负负责根据据款到订订单发货货计划的的编制，计计划调度度根据库库存明细细及生产产明细负负责编排排订单发发货计划划。遵循循款到订订单的先先后顺序序。准确确计划表表单信息息，对于

10、于自提客客户，由由计划调调度负责责和客户户代表沟沟通确定定自提货货物时间间。在计计划表单单信息中中注明准准确时间间。便于于物流调调度安排排实际发发货时间间。每日日发货计计划有计计划调度度按时抄抄送给客客户代表表、售后后部、储储运科，便便于相关关部门做做好业务务衔接工工作。计计划调度度统计当当日发货货需求明明细，交交至销售售调度便便于和生生产部做做好先后后入库工工作。每日计划划车型需需求须每每天两次次提报给给生产部部。4.2.88：物流流发货 对于当天天发货计计划，客客户代表表保持和和物流及及其它相相关部门门密切沟沟通，确确保货物物当天及及时出库库。客户户代表负负责跟进进，对于于提货单单，储运运科于77个工作作日内未未能出货货，公司司视为无无效提货货单。有有计划调调度负责责跟进收收回原始始提货单单，交至至客户代代表到财财务办理理退单手手续。储储运科在在发运中中，出现现异议，由由客户代代表协助助物流部部和客户户进行沟沟通处理理。4.2.99：货物物到岸通通知单货物到岸通通知单有有