环境保护档案管理制度

环境保护档案管理制度一、总则1.目的为加强环境保护档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统与安全，充分发挥档案在环境保护工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位环境保护档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等工作。3.定义本制度所称环境保护档案，是指在环境保护工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善环境保护档案管理制度，并组织实施。集中统一管理本单位环境保护档案，对档案进行分类、整理、编目、上架等日常管理工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。开展档案信息资源的开发利用，为环境保护工作提供档案服务。指导和监督本单位各部门的档案收集、整理工作。2.各部门职责负责本部门环境保护文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。明确专人负责档案工作，确保档案收集工作的及时、准确。配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。三、档案收集1.收集范围上级主管部门下发的有关环境保护的文件、法规、政策等。本单位制定的环境保护规划、计划、方案、制度等文件材料。环境监测报告、环境质量数据、污染源调查资料等。建设项目环境影响评价文件及批复、环保设施竣工验收报告等。污染防治设施运行记录、环境应急演练记录、环境信访处理文件等。环保宣传教育活动资料、环保培训记录等。与其他单位签订的环保合作协议、合同等。本单位在环境保护工作中形成的其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。收集的文件材料应真实、准确、有效，字迹清晰，载体完整。对重要文件材料应及时收集，不得积压或遗漏。对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。四、档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法按照环境保护工作的业务类别，分为环境规划、环境监测、污染防治、环境管理、环境宣传教育等类别。在每个类别下，再根据文件材料的时间、来源、形式等进行细分。3.整理步骤对收集到的文件材料进行分类，剔除重复、无效的文件。对每份文件进行编号，编制文件目录。按照分类方案，将文件材料进行装订、编页、编目等整理工作，形成档案案卷。填写档案盒封面、盒脊等项目，注明档案的类别、年度、保管期限等信息。五、档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.保管要求档案应按照分类方案进行上架排列，便于查找和利用。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案数字化逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案同步更新，确保两者内容一致。加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露。六、档案利用1.利用原则严格遵守国家有关档案利用的法律法规和保密规定。按照规定的程序和手续提供档案利用服务。确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。2.利用方式本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经本单位分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。档案一般不借出，如有特殊情况需要借出的，应经本单位分管领导批准，并办理借阅手续，限期归还。3.档案信息开发档案管理部门应积极开展档案信息开发工作，编制档案检索工具、专题资料等，为环境保护工作提供信息支持。利用档案信息编写环境质量分析报告、环境统计资料等，为领导决策提供参考依据。七、档案鉴定与销毁1.鉴定原则定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。3.鉴定内容对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，确定档案的保存价值。根据档案的保存价值，划分保管期限，分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。档案销毁清册应经本单位分管领导审核批准。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。八、档案统计与移交1.档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计报表应做到内容准确、数据及时，按时报送上级主管部门和档案行政管理部门。2.档案移交本单位撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档