行政款待接待管理制度

行政款待接待管理制度总则目的为规范公司行政款待接待工作，树立公司良好形象，促进与客户、合作伙伴等的沟通与合作，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门在公务活动中涉及的行政款待接待事宜。原则1.热情周到：以热情、礼貌的态度接待来访人员，提供优质的服务，让对方感受到公司的诚意。2.务实节俭：接待工作要注重实效，反对铺张浪费，根据实际需要合理安排接待标准。3.对口接待：按照来访人员的身份和业务范围，由相应的部门和人员负责接待，确保接待工作的针对性和专业性。4.合规合法：接待活动必须符合国家法律法规和公司相关规定，严格遵守财务制度。接待组织与职责接待组织架构公司设立接待工作领导小组，由公司总经理担任组长，副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设接待办公室，设在行政部，负责接待工作的具体组织和协调。职责分工1.接待工作领导小组负责审定接待工作的重要事项和接待方案。协调解决接待工作中出现的重大问题。2.接待办公室制定和完善接待工作制度、流程和标准。接到接待任务后，及时与相关部门沟通，确定接待方案并组织实施。负责接待活动的安排、联络、协调和服务工作。对接待费用进行审核和报销。收集、整理和归档接待工作相关资料。3.相关部门负责本部门业务范围内的接待工作，协助接待办公室做好接待安排。按照接待方案，负责与来访人员的业务沟通和交流。承担本部门接待活动产生的费用。接待流程接待申请1.各部门因工作需要安排接待时，应提前填写《行政款待接待申请表》，详细注明来访人员的基本信息（姓名、单位、职务、人数等）、来访目的、预计到达时间、预计停留时间、接待级别等内容。2.将申请表提交至接待办公室，接待办公室根据接待任务的性质和重要程度进行初步审核。接待方案制定1.对于审核通过的接待申请，接待办公室组织相关部门制定接待方案。接待方案应包括以下内容：接待规格：根据来访人员的身份和重要程度确定接待级别，如公司领导出面接待、部门负责人接待等。日程安排：明确来访期间的各项活动安排，包括会议、参观、宴请等，确保活动紧凑、有序。接待人员安排：确定陪同人员、讲解人员等，并明确各自职责。餐饮安排：根据接待规格和实际情况，合理安排用餐地点、标准和菜品。住宿安排：如需安排住宿，确定住宿地点、房间标准等。交通安排：安排车辆接送来访人员，并确保车辆安全、整洁。其他事项：如礼品准备、特殊需求安排等。2.接待方案经接待工作领导小组审定后实施。接待准备1.接待办公室根据审定后的接待方案，提前与相关部门和单位进行沟通协调，确保各项准备工作落实到位。2.安排专人负责来访人员的接送站工作，提前了解来访人员的航班、车次信息，确保准时迎接和送站。3.根据接待规格和日程安排，准备好会议室、参观场所等，并进行必要的布置和设备调试。4.按照接待方案的要求，准备好礼品、宣传资料等物品。5.通知相关接待人员熟悉接待任务和自身职责，做好接待前的准备工作。接待实施1.来访人员到达时，接待人员应热情迎接，引导至接待地点，并安排专人负责接待期间的服务工作。2.按照接待方案的安排，有序组织开展各项活动，确保活动顺利进行。在活动过程中，要注重与来访人员的沟通交流，及时了解其需求和意见，做好协调服务工作。3.用餐时，要注意用餐礼仪，控制用餐标准，避免铺张浪费。4.参观过程中，安排专业讲解人员进行讲解，展示公司的企业文化、产品和服务等。5.接待期间，接待人员要保持良好的形象和态度，注意言行举止，维护公司声誉。接待后续工作1.来访人员离开后，接待人员要及时清理接待场所，归还借用的物品等。2.接待办公室对本次接待工作进行总结，收集来访人员的反馈意见，分析存在的问题和不足，提出改进措施和建议。3.按照公司财务制度，对接待费用进行审核和报销，确保费用支出合理合规。接待标准住宿标准根据来访人员的身份和接待级别，确定不同的住宿标准：1.重要客户、合作伙伴：可安排入住四星级及以上酒店，标准间价格一般不超过[x]元/间/天。2.一般客户、业务往来单位：可安排入住三星级酒店，标准间价格一般不超过[x]元/间/天。3.内部员工陪同出差：按照公司差旅费标准执行。餐饮标准1.重要接待活动：可安排在公司内部餐厅或外部高档餐厅用餐，人均标准一般不超过[x]元。菜品应注重品质和特色，体现公司的诚意和水平。2.一般接待活动：可安排在公司内部餐厅或合适的外部餐厅用餐，人均标准一般不超过[x]元。3.工作餐：根据实际情况，按照公司规定的标准安排工作餐。交通标准1.接送站：根据来访人员的人数和身份，安排合适的车辆接送。重要客户、合作伙伴可安排商务车或轿车；一般客户、业务往来单位可安排中巴车或轿车。2.市内交通：在市内活动时，根据实际需要安排车辆，确保交通便利。礼品标准根据来访人员的身份和接待级别，合理确定礼品标准：1.重要客户、合作伙伴：可赠送具有一定价值和特色的礼品，礼品价值一般不超过[x]元/人。2.一般客户、业务往来单位：可赠送具有纪念意义的礼品，礼品价值一般不超过[x]元/人。接待费用管理费用预算1.接待办公室根据接待方案，提前编制接待费用预算，明确各项费用的支出标准和预计金额。2.接待费用预算经接待工作领导小组审核后，报公司财务部门备案。费用报销1.接待活动结束后，接待人员应及时整理相关票据，填写费用报销单，并附上接待申请表、接待方案等相关资料。2.接待办公室对报销单据进行初审，审核无误后提交至公司财务部门进行报销。3.财务部门按照公司财务制度对报销费用进行审核，确保费用支出合理合规。对于不符合规定的费用，财务部门有权拒绝报销。费用控制1.接待办公室应严格控制接待费用支出，确保不超过预算标准。如因特殊情况需要超出预算，应提前报接待工作领导小组审批。2.定期对接待费用进行统计和分析，总结费用支出情况，发现问题及时采取措施加以改进。监督与考核监督检查1.公司内部审计部门定期对接待工作进行审计检查，重点检查接待方案的执行情况、费用支出的合理性和合规性等。2.接待工作领导小组不定期对接待工作进行抽查，发现问题及时督促整改。考核评价1.建立接待工作考核评价机制，对接待部门和接待人员的工作表现进行考核评价。考核内容包括接待方案的制定与执行、服务质量、费用控制、客户满意度等方面。2.考核结果与部门和个人的绩