汽车维修公司财务内控规范办法

汽车维修公司财务内控规范办法

第一章总则第一条为规范公司财务行为，强化财务管理内部控制，防范财务风险，保障公司资产安全与合法权益，促进汽车维修业务健康可持续发展，根据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及汽车维修行业财务监管相关要求，结合公司实际制定本办法。第二条本办法适用于公司总部及各分支机构、下属门店的所有财务活动，涵盖维修收入核算、配件采购支付、资金调度、成本费用管控等全流程。第三条财务内控遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：内控体系贯穿财务决策、执行、监督各环节，覆盖所有业务部门及岗位；（二）制衡有效原则：明确不相容岗位分离要求，如出纳不得兼任稽核、会计档案保管及收入、支出、债权债务账目登记；（三）风险导向原则：重点防控资金收付、配件存货、应收账款等关键环节风险；（四）效益优先原则：以合理成本实现内控目标，提升资金使用效率与经营效益。第二章预算管理第四条预算编制应结合汽车维修业务特点，涵盖维修收入、配件采购成本、人工成本、运营费用、资金需求等内容。各部门需根据年度业务计划申报预算：维修车间报工时成本与维修收入目标，配件部报采购计划与库存控制目标，行政部报运营费用预算。第五条预算执行实行月度监控、季度分析。财务部每月对比预算与实际数据，重点分析维修收入差异（如客户流量、单车客单价变化）、配件成本超支原因（采购价格波动、库存积压），形成分析报告提交管理层，及时调整经营策略。第六条预算调整需经严格审批：因市场变化或突发业务需求需调整预算的，由部门提出申请，财务部审核合理性，报总经理办公会审批后方可执行。第三章资金管理第七条资金筹集需合规：公司贷款、融资等行为须经董事会审议，签订合同需由法务部审核条款，确保资金成本与还款计划符合公司承受能力。第八条大额资金支出实行集体决策：单笔超过5万元的设备采购、配件批量采购等支出，需经总经理办公会讨论通过；单笔超过20万元的支出，需报董事会审批。第九条资金收付规范：（一）支付流程：申请人填写支付申请单，附合同、发票、入库单等证明材料→部门负责人审核真实性→财务部复核单据合法性与金额准确性→授权人员审批→出纳办理支付；（二）现金管理：库存现金限额不超过5000元，超限额部分当日存入银行，严禁坐支现金与白条抵库；（三）银行账户管理：每月由非出纳人员核对银行对账单，编制余额调节表，确保账实相符；严禁出租、出借银行账户。第四章固定资产管理第十条固定资产采购与验收：维修设备（如举升机、检测仪）采购需经技术部门评估必要性，报管理层审批后实施；到货后由技术部、财务部联合验收，核对设备型号、数量与合同一致，方可入账。第十一条日常管理：财务部按规定计提折旧，维修车间负责设备维护保养，建立设备使用台账；每年年末对固定资产全面盘点，及时处置闲置或报废设备（报废需经技术鉴定、管理层审批）。第五章成本费用控制第十二条配件成本控制：（一）采购环节：建立合格供应商名录，每年评价供应商质量、价格、交货及时性，推行集中采购降低成本；（二）入库环节：配件入库需核对采购单、发票与实物，检验质量合格后方可登记库存；（三）领用环节：严格按维修工单领用配件，禁止无单领用或超额领用，结余配件需及时退回仓库。第十三条人工成本控制：工时核算以维修工单记录为准，结合公司工时单价标准计算薪酬；加班费用需经部门负责人审批，严禁虚报工时。第十四条费用管理：实行定额控制，如办公费每月按部门定额拨付，超支需说明原因并经审批；报销需凭合法发票，严禁虚开发票或套取费用。第六章存货管理第十五条存货核算：建立配件存货明细账，采用先进先出法计价，准确反映库存数量与成本；每月核对账实，确保配件库存与账面一致。第十六条呆滞存货处置：对存放超过6个月未领用的配件，配件部需分析原因（如车型淘汰、采购过量），提出打折销售或退回供应商方案，报管理层审批后执行，减少库存积压损失。第七章应收账款管理第十七条确认与核算：依据维修完工单与客户结算单确认应收账款，明确客户付款期限（如个人客户即时结算、单位客户月结30天）。第十八条催收责任：业务部门为应收账款第一责任人，需定期跟进客户付款情况；财务部每月出具应收账款明细表，对逾期30天以上的客户发出催收函，逾期60天以上的暂停提供维修服务（特殊客户经审批除外）。第十九条坏账处理：按会计准则计提坏账准备，对逾期3年以上且无法收回的应收账款，需提供法院判决书或客户破产证明等材料，经董事会审批后核销。第八章财务监督与审计第二十条内部监督：财务部每月自查内控执行情况，重点检查资金支付流程、配件领用记录、费用报销合规性；每季度向管理层提交内控报告。第二十一条内部审计：公司审计部门每半年开展一次财务内控审计，重点核查资金安全、存货管理、应收账款催收等环节，出具审计报告并跟踪整改情况；每年聘请外部审计机构进行年度审计。第二十二条责任追究：对违反本办法的行为，如虚报费用、挪用资金、配件管理不善造成损失的，视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同；涉嫌违法的，移送司