县区城建档案制度

县区城建档案制度一、总则（一）目的为加强县区城建档案管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，结合本县区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本县区行政区域内城建档案的收集、整理、保管、利用等活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则县区城建档案管理机构负责集中统一管理本县区的城建档案，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则严格按照国家和地方有关法律法规、行业标准进行城建档案管理工作，做到有法可依、有章可循。3.服务利用原则城建档案管理工作要以服务城市建设和发展为宗旨，积极为社会各界提供档案利用服务。二、管理机构及职责（一）管理机构成立县区城建档案管理办公室，作为本县区城建档案管理的专门机构，隶属于县区住房和城乡建设局。（二）职责1.贯彻执行国家和地方有关城建档案管理的法律法规、方针政策及行业标准。2.制定本县区城建档案管理制度、业务规范和技术标准，并组织实施。3.负责本县区城建档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和开发利用等工作。4.对本县区建设工程档案的形成、积累、整理和归档工作进行监督、检查和指导。5.开展城建档案管理工作的宣传、培训和交流活动，提高城建档案管理水平。6.完成上级主管部门交办的其他有关城建档案管理的工作任务。三、档案收集（一）收集范围1.城市规划档案包括城市总体规划、分区规划、详细规划、专项规划等各类规划文件、图纸、模型等。2.建设工程档案（1）工业与民用建筑工程档案，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。（2）市政基础设施工程档案，包括道路、桥梁、隧道、排水、供水、供电、供气、供热等工程档案。（3）公共交通工程档案，包括城市轨道交通、公交场站等工程档案。（4）园林绿化工程档案，包括公园、绿地、风景名胜区等建设项目档案。（5）地下管线工程档案，包括各种地下管线的规划、设计、施工、竣工等文件资料。3.城市建设管理档案包括城市建设行政许可文件、城市建设统计资料、城市建设执法文件等。4.城市建设科研档案包括城市建设领域的科研项目文件、技术成果报告等。（二）收集要求1.各建设单位、施工单位、监理单位等在工程建设过程中，应按照档案管理要求，及时收集、整理本单位形成的工程档案，并在工程竣工验收前，向县区城建档案管理办公室移交。2.建设单位在办理建设工程规划许可证、施工许可证等手续时，应与县区城建档案管理办公室签订《建设工程档案报送责任书》，明确档案报送的内容、时间和要求。3.对于重大建设项目和重点工程，县区城建档案管理办公室应提前介入，指导建设单位做好档案收集工作。（三）收集程序及方式1.建设单位在工程竣工验收合格后，应在规定时间内，向县区城建档案管理办公室提交《建设工程档案移交书》及档案目录清单。2.县区城建档案管理办公室对移交的档案进行初步审核，对不符合要求的档案，通知建设单位限期整改。3.审核合格的档案，县区城建档案管理办公室予以接收，并办理档案移交手续。4.收集方式可采用纸质档案移交、电子档案在线传输等方式。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照建设工程的类别，分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、公共交通工程、园林绿化工程、地下管线工程等类别。2.按照文件材料的性质，分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别。（三）整理方法1.纸质档案整理（I）分类组卷按照分类标准，将文件材料进行分类，每一类别下的文件材料按照时间顺序或重要程度进行排列，组成若干卷。（II）编目装订对每一卷档案进行编目，包括卷内文件目录、备考表等，然后进行装订。（III）装盒上架将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标注档案编号、类别、年度等信息，然后上架存放。2.电子档案整理（I）数据录入将纸质档案中的文件信息录入电子档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。（II）数据挂接将电子文件与对应的纸质档案进行挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系。（III）分类存储按照电子档案分类标准，将电子文件存储在相应的文件夹或数据库中，并建立索引目录，便于查询和利用。五、档案保管（一）保管场所1.县区城建档案管理办公室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案入库前，应进行消毒、去污处理，确保档案的清洁卫生。2.档案应按照类别、年度、编号等顺序上架存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.档案库房应配备专人负责管理，严格执行库房出入登记制度。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案安全。4.制定档案应急预案，定期进行演练，并做好应急物资储备工作。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则依据国家有关法律法规和档案保管期限规定，对档案进行科学鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。（二）鉴定标准1.保管期限根据档案的重要性和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。2.鉴定方法采用直接鉴定法，对档案逐卷、逐件进行审查，确定其保管价值。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由县区城建档案管理办公室负责人、业务骨干等组成。2.档案鉴定小组按照鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。3.对鉴定为无保存价值的档案，填写《档案销毁清册》，经县区城建档案管理办公室负责人审核后，报县区住房和城乡建设局批准。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，销毁时应确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁完毕后，将《档案销毁清册》归档保存。七、档案利用（一）利用范围1.城市规划、建设、管理部门及相关单位在工作中查阅利用城建档案。2.社会各界因研究、咨询等需要查阅利用城建档案。（二）利用方式1.查阅利用利用者可到县区城建档案管理办公室查阅纸质档案或电子档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，经批准后在指定地点查阅。2.复制利用利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经批准后按照规定的程序进行复制。3.出具证明利用者如需出具城建档案证明，应填写《档案证明申请表》，经审核后出具相应的证明材料。（三）利用手续1.单位利用单位利用城建档案时，应出具单位介绍信，注明利用目的、查阅内容等，并加盖单位公章。2.个人利用个人利用城建档案时，应出具本人有效身份证件，并填写《档案查阅登记表》。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅利用。2.利用城建档案不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。八、统计与信息化建设（一）统计工作1.建立健全城建档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。3.统计报表应及时、准确、完整，上报上级主管部门和同级档案行政管理部门。（二）信息化建设1.加强城建档案信息化建设，建立先进的档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.档案管理信息系统应具备档案收集、整理、保管、利用、统计等功能，实现档案信息的快速检索和共享。3.加强档案数字化工作，对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，提高档案利用效率。九、监督检查（一）监督检查主体县区住房和城乡建设局负责对本县区城建档案管理工作进行监督检查，县区档案行政管理部门负责对城建档案管理工作进行业务指导和监督。（二）监督检查内容1.城建档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案管理设施设备的配备和使