重点档案保密制度

重点档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司重点档案的管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及重点档案管理的所有部门、岗位及人员。重点档案包括但不限于公司核心业务数据、商业机密文件、重要合同协议、技术研发资料、财务报表等具有较高保密价值的档案。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.分级管理原则：根据档案的重要性和保密程度，实行分级分类管理，明确不同级别档案的管理要求和权限。3.预防为主原则：强化档案保密意识教育，完善保密措施，从源头上防止档案信息泄露风险。4.责任追究原则：对违反档案保密制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、档案分级与分类（一）档案分级1.绝密级档案：涉及公司核心商业机密、重大技术秘密、关键财务数据等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失，如公司尚未公开的战略规划、核心算法、未发布的重要财务报表等。2.机密级档案：包含重要业务信息、关键技术文档、重要合同协议等，泄露后可能对公司业务开展产生较大影响，如年度业务计划、主要产品技术资料、重要合作项目合同等。3.秘密级档案：涉及一般性业务信息、内部管理文件等，泄露后可能在一定程度上影响公司正常运营，如部门工作计划、一般性会议纪要等。（二）档案分类1.业务类档案：涵盖公司各项业务活动中形成的文件、资料，如市场调研报告、销售合同、生产记录等。2.技术类档案：包括技术研发过程中的文档、图纸、专利资料等，如新产品研发方案、技术改进报告等。3.财务类档案：涉及公司财务收支、预算决算、审计报告等相关文件，如年度财务预算表、审计工作底稿等。4.人事类档案：包含员工个人信息、薪酬福利记录、绩效考核资料等，如员工入职登记表、薪资调整记录等。5.行政类档案：有关公司行政管理事务的文件，如办公文件、会议纪要、规章制度等，如总经理办公会议纪要、公司考勤制度文件等。三、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中管理公司重点档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。3.定期对档案进行整理、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整性和准确性。4.组织开展档案保密培训和宣传教育活动，提高员工档案保密意识。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.按照档案分级分类标准，对本部门形成的档案进行初步鉴定，确定档案级别，并及时移交档案管理部门。3.严格执行档案保密制度，对涉及重点档案的人员进行保密教育，防止档案信息泄露。4.在档案利用过程中，履行必要的审批手续，确保档案使用符合规定。（三）档案使用人员职责1.严格遵守档案保密制度和使用规定，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。2.在使用档案过程中，妥善保管档案，不得遗失、损坏档案。3.使用完毕后，及时归还档案管理部门，并办理相关归还手续。4.发现档案存在问题或安全隐患时，及时向档案管理部门报告。四、档案收集与归档（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案形成后及时收集，避免档案丢失或遗漏。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，符合档案管理要求。3.对于电子档案，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行定期备份。（二）归档流程1.档案形成部门对收集的档案进行初步整理，按照档案分类标准进行分类，并编制档案目录。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、级别、形成时间等信息，将档案移交至档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，审核无误后办理签收手续，并将档案归入相应类别和级别的档案库。五、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防盗等安全设施。档案应分类存放，按照档案级别设置不同的存放区域，便于管理和查找。2.电子档案：采用安全可靠的存储设备进行存储，如磁盘阵列、磁带库等，并进行异地备份。电子档案应按照档案分类和分级进行存储，建立电子档案索引目录，便于快速检索。（二）保管措施1.档案管理部门应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、丢失等情况，发现问题及时处理。2.对档案库房的温湿度进行监控和调节，保持适宜的存储环境。3.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。安装监控设备，对档案库房进行24小时监控。4.定期对电子档案进行维护和清理，确保电子档案的存储设备正常运行，数据完整可用。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅重点档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、级别、查阅目的、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合查阅规定的申请，安排专人陪同查阅，并限定查阅范围和时间。3.查阅人员只能在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，不得在档案上涂改、标记、污损。4.查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员对查阅情况进行记录。（二）借阅规定1.确因工作需要借阅重点档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、级别、借阅用途、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人员需持有效证件到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。档案管理人员应向借阅人员明确告知档案的保密要求和归还期限。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如遇特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。5.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或内容泄露等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案传递与交换（一）内部传递1.公司内部各部门之间因工作需要传递重点档案的，应填写《档案传递申请表》，注明传递档案的名称、级别、传递原因、接收部门等信息。2.《档案传递申请表》经部门负责人审批后，由档案形成部门通过专人或机要渠道将档案传递至接收部门。传递过程中，应确保档案安全保密，避免档案丢失或泄露。3.接收部门收到档案后，应在《档案传递登记表》上签字确认，并及时将档案归档或按照规定使用。（二）外部交换1.公司与外部单位进行重点档案交换的，应签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保档案信息安全。2.档案交换前，应填写《档案外部交换申请表》，详细说明交换档案的名称、级别、交换单位、交换目的等信息，并提交相关部门审核。3.《档案外部交换申请表》经公司分管领导审批后，按照保密协议的要求进行档案交换。交换过程中，应采取必要的安全措施，如加密传输、专人护送等，防止档案信息泄露。4.档案交换结束后，应及时对交换情况进行记录和总结，评估档案信息安全风险，并采取相应的防范措施。八、档案保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案保密监督小组，由档案管理部门负责人、法务人员、审计人员等组成，负责对公司重点档案保密制度的执行情况进行监督检查。监督小组定期召开会议，分析研究档案保密工作中存在的问题，提出改进措施。2.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行抽查，检查档案的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅等环节是否符合保密制度要求。3.各部门应定期开展内部自查，对本部门档案保密工作进行自我评估，发现问题及时整改，并将自查情况报告档案管理部门。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案分级分类管理、档案收集归档流程、档案存储保管措施、档案查阅借阅规定等是否得到有效落实。2.档案管理人员的保密意识和业务能力，是否熟悉档案保密制度和操作规程，是否能够正确履行档案管理职责。3.档案信息的安全状况，包括档案存储设备的安全性、电子档案的加密备份情况、档案查阅借阅过程中的保密措施等是否到位。4.对违反档案保密制度行为的处理情况，是否及时发现并纠正违规行为，是否对相关责任人进行了严肃处理。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达《档案保密整改通知书》，明确整改要求和期限。2.责任部门应针对问题制定详细的整改方案，明确整改措施、责任人和整改时间节点，并认真组织实施。整改完成后，应向档案管理部门提交整改报告。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门和个人，将按照公司相关规定进行严肃处理。九、档案保密培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。培训计划应根据公司业务发展和档案管理工作需要适时调整。2.培训内容应包括国家有关档案保密法律法规、公司档案保密制度、档案管理业务知识、保密意识教育等。（二）培训实施1.定期组织档案保密培训活动，培训对象包括公司全体员工、新入职员工、涉及重点档案管理的岗位人员等。培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析、实地演示等多种形式，提高培训效果。2.邀请档案管理专家、法律专业人士等进行专题讲座，解读档案保密法律法规和行业标准，分享档案保密工作经验和案例。3.对新入职员工进行档案保密基础知识培训，使其了解公司档案保密制度和基本要求，树立保密意识。对涉及重点档案管理的岗位人员进行针对性培训，提高其档案管理业务能力和保密技能。（三）教育效果评估1.建立档案保密培训教育效果评估机制，通过考试、撰写心得体会、实际操作等方式对培训对象的学习成果进行评估。2.根据评估结果，分析培训教育中存在的问题和不足，及时调整培训内容和方式，提高培训教育的针对性和实效性。3.将档案保密培训教育情况纳入员工绩效考核体系，对表现优秀的员工给予表彰和奖励，对未达到培训要求的员工进行补考或再次培训，确保员工具备必要的档案保密知识和技能。十、档案保密责任追究（一）责任界定1.因故意或重大过失导致重点档案信息泄露、篡改、丢失的，相关责任人应承担相应的保密责任。2.对于违反档案查阅、借阅、传递等规定，擅自扩大档案使用范围、泄露档案内容的人员，应追究其责任。3.档案管理部门工作人员因工作失误，导致档案管理出现漏洞，造成档案信息安全隐患的，应承担相应责任。（二）责任追究方式1.对于违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职、解除劳动合同等处分。2.对泄露公司商业机密、给公司造成经济损失的，依法追究其法律责任，并要求其赔偿公司因此遭受的全部损失。3.构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。（三）责任追究程序