期末档案存档制度

期末档案存档制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织期末档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门在每个期末（具体时间根据公司/组织实际情况确定）所产生的各类档案资料的存档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对期末档案进行集中收集、整理、保管和利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则各部门应确保所提交的期末档案资料真实、准确、完整，如实反映工作过程和成果，不得隐瞒、篡改或伪造档案信息。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质和保管期限等因素，对期末档案进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责期末档案存档制度的具体实施和档案管理工作。（二）部门职责1.制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和标准，确保档案管理工作有章可循。2.负责组织各部门进行期末档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，对档案的质量进行审核把关。3.建立档案目录数据库，对档案的基本信息进行录入和维护，实现档案信息的数字化管理，方便档案的查询和利用。4.按照国家有关档案保管期限的规定，对期末档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对超过保管期限的档案提出销毁意见。5.负责档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保存。6.组织开展档案利用工作，为公司/组织内部各部门提供档案查阅、借阅服务，根据工作需要，依法依规向外部单位或个人提供档案信息。7.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作方法和手段，提高档案管理工作水平。三、档案收集（一）收集范围1.行政管理类档案包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、印章管理记录、资质证书、营业执照等。2.业务管理类档案涵盖市场营销、销售合同、客户资料、项目策划与执行方案、业务报表、财务报表、审计报告、税务资料等。3.人力资源管理类档案包含员工入职登记表、劳动合同、薪资福利记录、培训记录、绩效考核档案、员工离职手续等。4.技术研发类档案涉及研发项目立项报告、技术方案、实验数据、研究成果、专利申请文件、技术图纸等。5.其他类档案如公司/组织的荣誉证书、获奖材料、对外宣传资料、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责期末档案的收集工作，确保档案资料按时、完整地提交至档案管理部门。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁或损毁，如有破损或缺失，应及时进行修复或补充。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，存储介质完好，并按照规定的命名规则进行命名和分类存储。4.各部门在收集档案资料时，应填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、来源、移交时间等信息，双方签字确认后，作为档案交接的依据。四、档案整理（一）整理原则按照档案的形成规律和内在联系，保持档案之间的有机联系，便于档案的管理和利用。（二）整理方法1.分类根据档案的性质和内容，将期末档案分为行政管理、业务管理、人力资源管理、技术研发等大类，再在大类下进一步细分小类，如行政管理类可分为文件管理、会议管理、资质管理等小类。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号方式可采用“年份+类别代码+流水号”的形式，例如“2023XM001”，其中“2023”表示年份，“XM”表示项目管理类档案类别代码，“001”表示该类别下的流水号。3.装订对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉或塑料夹。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内，一份单独成册作为检索工具。五、档案分类与编号（一）分类标准1.行政管理类文件类：包括公司/组织发布的各类文件、通知、通报等。会议类：会议纪要、会议议程、会议记录等。资质类：营业执照、资质证书、许可证等。印章类：印章使用记录、印章保管登记表等。其他类：工作计划与总结、规章制度、荣誉证书等。2.业务管理类市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户开发与维护记录等。销售合同类：销售合同、订单、销售协议等。项目管理类：项目立项报告、项目进度报告、项目验收报告等。财务管理类：财务报表、审计报告、税务资料、资金往来记录等。其他类：业务报表、统计数据、业务分析报告等。3.人力资源管理类招聘录用类：员工入职登记表、招聘计划、面试记录等。劳动合同类：劳动合同、保密协议、竞业限制协议等。培训发展类：培训计划、培训记录、培训证书等。绩效考核类：绩效考核方案、考核指标、考核结果等。薪酬福利类：薪资结构、工资发放记录、福利政策等。员工关系类：员工离职手续、员工投诉处理记录、工会活动记录等。4.技术研发类项目研发类：研发项目立项报告、技术方案、实验记录等。成果转化类：专利申请文件、软件著作权登记证书、技术转让合同等。技术文档类：技术图纸、工艺文件、技术标准等。其他类：研发团队介绍、技术交流活动记录等。（二）编号规则1.档案编号由四部分组成，分别为年份、类别代码、项目代码（可选）和流水号。2.年份：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类标准，用两位大写字母表示各类档案的类别，如“XM”表示项目管理类档案。4.项目代码（可选）：对于涉及特定项目的档案，可在类别代码后增加两位数字表示项目代码，如“XM01”表示项目编号为01的项目管理类档案。5.流水号：用三位数字表示该类别下档案的顺序号，从“001”开始依次编号。例如，一份2023年的项目管理类档案，项目编号为01，其编号为“2023XM01001”。六、档案保管期限（一）保管期限划分根据国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况，将期末档案的保管期限划分为永久、长期和短期三种。1.永久保管重要决策文件：涉及公司/组织重大战略决策、方针政策制定的文件。重大项目档案：对公司/组织发展具有重大影响的项目档案，如重点建设项目、重大科研项目等。重要资质证书：公司/组织的营业执照、资质证书、许可证等重要资质文件。财务审计报告：年度财务审计报告、专项审计报告等。员工人事档案：员工的入职登记表、劳动合同、绩效考核档案等重要人事资料。2.长期保管一般业务文件：涉及公司/组织日常业务运作的文件，如业务报表、工作计划与总结等，保管期限为[X]年。项目档案：一般项目的档案资料，保管期限为[X]年。合同协议：公司/组织签订的各类合同协议，保管期限为[X]年。3.短期保管临时性文件：临时性工作产生的文件，如临时性通知、会议记录等，保管期限为[X]年。一般性资料：一般性的宣传资料、培训资料等，保管期限为[X]年。（二）保管期限确定1.档案管理部门在接收档案时，应根据档案的性质和内容，初步确定其保管期限，并在档案移交清单上注明。2.对于保管期限存在争议的档案，由档案管理部门组织相关部门进行讨论研究，根据档案的重要性、影响范围等因素，最终确定保管期限。3.每年定期对已确定保管期限的档案进行复查，根据公司/组织的发展变化和实际需要，对保管期限进行调整。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门负责人及相关业务骨干为成员。（二）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。检查档案是否存在涂改、伪造、缺失等问题，内容是否真实反映工作实际情况。2.档案的保管价值。根据档案的形成背景、作用和历史意义，评估其对公司/组织的重要性和保存价值。3.档案的保管期限。对照档案保管期限划分标准，检查档案的保管期限是否符合规定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期（每年[具体时间]）对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案清单提交给档案鉴定工作小组，工作小组组织成员对档案进行逐一审查。3.鉴定工作小组根据鉴定内容，对每一份档案进行评估，提出鉴定意见，确定档案是继续保存、延长保管期限还是予以销毁。4.对于拟销毁的档案，编制档案销毁清单，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报公司/组织领导审批。（四）销毁实施1.经公司/组织领导批准后，由档案管理部门负责组织档案销毁工作。销毁工作应在指定的地点进行，确保档案信息彻底销毁，不得泄露。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，证明档案已被销毁。3.销毁后的档案销毁清单应妥善保存，作为档案销毁工作的记录和凭证。八、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应根据工作需要，填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应填写保密承诺书，经公司/组织保密管理部门审核同意后，方可查阅。保密承诺书应明确查阅人员的保密责任和义务，以及违反保密规定应承担的法律责任。3.公司/组织高层管理人员查阅档案，可直接到档案管理部门查阅，但应在档案查阅登记表上记录查阅情况。（二）查阅流程1.查阅申请人填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，查阅申请表交档案管理部门。3.档案管理部门根据查阅申请表，查找相关档案，提供给查阅人员，并在档案查阅登记表上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.查阅人员应在档案查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在档案查阅登记表上注明归还时间。（三）借阅权限1.根据工作需要，公司/组织内部人员确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，报档案管理部门负责人审批。2.涉及公司/组织机密的档案，借阅申请人应填写保密承诺书，经公司/组织保密管理部门审核同意后，方可借阅。3.档案借阅期限一般不得超过[具体天数]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅申请人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）借阅流程1.借阅申请人填写档案借阅申请表，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，借阅申请表交档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人审批通过后，档案管理人员根据借阅申请表，查找相关档案，办理借阅手续，填写档案借阅登记表，记录借阅时间、借阅人员、借阅内容、借阅期限等信息，并向借阅人员发放档案。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。5.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需续借，应提前办理续借手续。档案管理人员收到归还的档案后，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人员核实处理。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，形成电子档案，存储在档案信息化管理系统中。数字化档案应保持与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。2.档案信息录入将档案的基本信息，如编号、名称、日期、来源、保管期限等录入档案信息化管理系统，建立档案目录数据库，方便档案的查询和检索。3.档案检索与利用通过档案信息化管理系统，提供多种检索方式，如按编号、名称、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。同时，实现档案信息的在线浏览、下载、打印等功能，方便公司/组织内部人员利用档案。4.档案共享与协同建立档案共享平台，实现档案信息在公司/组织内部各部门之间的共享和协同办公。各部门可根据工作需要，在权限范围内共享相关档案资料，提高工作效率。（三）信息化安全管理1.建立档案信息化管理系统安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。2.定期对档案信