科技档案规章制度

科技档案规章制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在公司科研、生产、经营和管理中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门在科技活动中形成的各类档案，包括但不限于科研项目档案、产品研发档案、技术合同档案、知识产权档案、设备仪器档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.完整准确原则科技档案应如实反映公司科技活动的全过程，保证档案内容的真实、准确、完整。3.便于利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案的服务效能。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保科技档案的安全，防止档案信息的泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司科技档案管理规章制度，并组织实施。2.负责公司科技档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和提供利用公司各类科技档案。3.指导和监督各部门科技档案的形成、积累和整理工作，对归档工作进行检查和验收。4.组织开展科技档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。5.负责公司科技档案信息化建设，建立和完善科技档案数据库，提高档案管理的信息化水平。6.开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门科技档案的形成、积累和整理工作，确保档案的完整、准确、系统。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。3.按照公司档案管理规定，及时将本部门形成的科技档案移交档案管理部门归档，不得擅自留存或销毁。4.积极支持和配合档案管理部门开展工作，提供必要的条件和保障。三、科技档案的形成与积累（一）科技项目档案1.项目负责人应在项目启动时，制定项目档案管理计划，明确项目档案的收集范围、整理要求和保管期限等。2.项目实施过程中，项目组成员应及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行整理，并定期移交项目负责人。3.项目负责人应定期检查项目档案的形成情况，对不符合要求的及时进行整改。4.在项目验收前，项目负责人应组织对项目档案进行全面整理和自查，确保档案的完整、准确、系统。（二）产品研发档案1.产品研发部门应建立产品研发档案管理制度，明确档案的形成、积累和整理要求。2.在产品研发过程中，各阶段形成的文件材料，如设计图纸、技术文件、实验报告、测试数据等，应及时收集、整理，并移交档案管理人员。3.产品研发完成后，应将完整的产品研发档案移交档案管理部门归档。（三）技术合同档案1.技术合同签订部门应在合同签订后，及时将合同文本及相关附件收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。2.技术合同履行过程中形成的补充协议、变更记录、验收报告等文件材料，也应及时归档。3.技术合同履行完毕后，合同签订部门应将合同档案移交档案管理部门统一保管。（四）知识产权档案1.知识产权管理部门应负责公司知识产权档案的管理，包括专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。2.知识产权相关文件材料形成后，应及时整理归档，并建立知识产权档案数据库，便于查询和管理。3.加强知识产权档案的保密管理，防止知识产权信息的泄露。（五）设备仪器档案1.设备仪器采购部门应在设备仪器到货后，及时收集设备仪器的随机文件，如产品说明书、合格证、质量检验报告等，并移交档案管理人员。2.设备仪器安装调试过程中形成的安装调试记录、验收报告等文件材料，也应及时归档。3.设备仪器使用部门应负责设备仪器运行过程中形成的维护保养记录、维修记录等文件材料的收集和整理，并定期移交档案管理部门。四、科技档案的整理（一）整理原则科技档案应按照科技活动的规律和档案的自然形成规律进行整理，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照科技项目、产品研发、技术合同、知识产权、设备仪器等类别进行分类。2.在每一大类下，可根据实际情况进一步细分小类，如科技项目可分为国家级项目、省部级项目、企业自主研发项目等；产品研发可分为新产品研发、产品改进等。（三）编号规则1.科技档案应进行编号，以便于管理和检索。编号应具有唯一性和系统性。2.编号可采用分类编号法，即按照分类体系进行编号，如“KJ01001”表示科技项目类中的第1个项目。3.编号应包含年份、类别代码、顺序号等要素，如“2023KJ001”表示2023年形成并归档的第1个科技项目档案。（四）装订要求1.科技档案应进行装订，保持文件材料的整齐和牢固。2.装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉或塑料夹等易生锈或损坏的装订材料。3.装订时应注意文件材料的顺序，确保页码连续，不得缺页、倒页。（五）编目要求1.科技档案应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，作为检索工具。3.电子档案应建立电子目录，目录格式应符合档案管理软件的要求。五、科技档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.科技档案应采用纸质档案和电子档案两种保管方式，确保档案的安全和完整。2.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。3.电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）保管期限1.科技档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司重大科技项目档案、重要技术合同档案、知识产权档案等；长期保管的档案一般为10年以上；短期保管的档案一般为10年以下。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案清点与检查1.档案管理部门应定期对科技档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、完整。2.清点和检查应包括档案的实体数量、保管状况、存储介质等方面，发现问题应及时处理。3.每年应对档案进行一次全面的清查，编制档案清查报告，对档案的保管情况进行总结和分析。六、科技档案的利用（一）利用原则1.科技档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.档案管理部门应积极为公司各部门和员工提供档案利用服务，提高档案的利用率。（二）利用范围1.公司内部各部门因科研、生产、经营和管理等工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的科技档案。2.公司员工因工作需要，可查阅、借阅与本人工作相关的科技档案。3.外部单位因合作、交流等需要，经公司批准，可查阅、借阅公司相关科技档案，但必须严格遵守保密规定。（三）利用程序1.查阅、借阅科技档案应填写《科技档案查阅申请表》或《科技档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、利用目的、利用期限等内容。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审核。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合要求的予以批准，并提供相应的档案查阅或借阅服务。4.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出；借阅档案应按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。5.利用档案过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（四）利用登记1.档案管理部门应建立科技档案利用登记制度，并对利用情况进行详细记录。2.利用登记应包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、利用期限、归还日期等内容。3.利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.科技档案的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应在档案管理部门的组织下，由相关业务部门和档案管理人员共同参与。（二）鉴定内容1.对科技档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。2.审查档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案应进行补充或整改。3.考虑公司的发展战略和业务需求，对档案的利用前景进行评估。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查鉴定，根据档案的内容、价值和保管期限等确定其存毁。2.综合评估法综合考虑档案的形成背景、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定其存毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的科技档案，应填写《科技档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等内容。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审