财务档案台账管理制度

PAGE财务档案台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务档案台账管理，确保财务档案的完整性、准确性和安全性，便于财务信息的查询、使用和追溯，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的财务档案台账管理工作。（三）管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关财务档案管理的法律法规和政策要求，确保财务档案管理工作合法合规。2.统一管理原则：公司财务档案实行统一领导、分级管理，由财务部门负责集中管理财务档案台账。3.真实完整原则：财务档案应如实反映公司财务活动情况，确保档案资料的真实性和完整性。4.安全保密原则：加强财务档案的安全防护和保密措施，防止档案信息泄露和损毁。二、财务档案台账管理职责（一）财务部门职责1.负责制定和完善财务档案台账管理制度，并组织实施。2.负责财务档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。3.定期对财务档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.按照规定的期限和程序，对财务档案进行销毁处理。5.负责财务档案信息化管理系统的建设、维护和使用，实现财务档案的电子化存储和检索。（二）档案管理部门职责1.协助财务部门做好财务档案的整理、装订和归档工作。2.提供必要的档案保管场所和设施设备，确保财务档案的安全存放。3.指导和监督财务部门对财务档案的管理工作，定期进行检查和评估。（三）其他部门职责1.各部门应负责本部门财务相关资料的收集、整理，并及时移交财务部门归档。2.在财务档案查阅过程中，应配合财务部门做好相关工作，确保档案的安全和完整。三、财务档案的分类与编号（一）财务档案分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及会计报表附注、财务情况说明书等。4.税务资料类：包括纳税申报表、税务审计报告、发票存根等。5.合同协议类：包括各类经济合同、协议等与财务相关的文件。6.银行账户资料类：包括开户许可证、银行对账单、银行存款余额调节表等。7.财务审批文件类：包括各类财务审批单、授权书等。8.其他类：包括财务档案管理制度、财务工作交接清单、财务审计报告等其他与财务工作相关的资料。（二）编号规则1.财务档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的格式。2.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别代码：根据财务档案分类，分别用两位字母表示各类档案，如“KZ”表示会计凭证类，“ZB”表示会计账簿类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的第5本会计凭证，编号为“2023KZ005”。四、财务档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门应定期收集各类财务档案资料，确保档案的及时归档。2.各部门应在业务发生后及时将相关财务资料移交财务部门，移交时应填写《财务资料移交清单》，双方签字确认。3.对于电子财务档案，应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保数据的完整性和可读性。（二）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起整理、装订。原始凭证应粘贴整齐，折叠规范，不得随意裁剪。2.会计账簿应按照账页顺序排列，加具封面、封底，装订成册。对于活页式账簿，应抽出空白账页，整理编号后装订。3.财务报告应按照月份、季度、年度顺序整理，加装封面，加盖公章。4.税务资料应按照税种、申报时间等分类整理，确保资料齐全、有序。5.合同协议类档案应按照签订时间、合同类别等进行整理，每份合同单独编号，并注明相关财务信息。6.银行账户资料应按照账户类别、时间顺序整理，确保资料的完整性和准确性。7.财务审批文件类档案应按照审批事项、时间顺序整理，与相关业务资料对应归档。8.其他类档案应根据资料性质和内容进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。五、财务档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的财务档案应及时归档，按照类别和编号顺序存放于专用档案柜中。2.档案管理人员应建立财务档案台账，详细记录档案的类别、编号、名称、形成时间、保管期限等信息，便于查询和管理。3.对于电子财务档案，应进行备份存储，并建立电子档案索引，确保电子档案与纸质档案一一对应。（二）保管期限1.会计凭证类保管期限为30年。2.会计账簿类保管期限为30年。3.财务报告类中月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.税务资料类中纳税申报表保管期限为10年，税务审计报告、发票存根等根据相关规定确定保管期限。5.合同协议类保管期限根据合同性质和相关规定确定，一般为合同履行完毕后至少保存10年。6.银行账户资料类保管期限为10年。7.财务审批文件类保管期限为10年。8.其他类档案根据具体情况确定保管期限，一般不少于10年。（三）保管要求1.财务档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案库房内，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需查阅档案的，应按照规定办理查阅手续。4.对于超过保管期限的财务档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，防止档案信息的不当留存。六、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门应指定专人负责接待查阅人员，提供必要的查阅场所和设备，并对查阅过程进行监督。3.查阅人员应在指定地点查阅财务档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经财务部门负责人批准，并在复印件上加盖财务部门印章。4.查阅人员应爱护财务档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案资料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因工作需要查阅或借阅财务档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经公司主管领导签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门应对借阅申请进行严格审核，必要时可要求借阅人提供担保或签订保密协议。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管所借阅的财务档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，并办理归还手续。如发现档案有丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。七、财务档案的信息化管理（一）系统建设1.公司应建立财务档案信息化管理系统，实现财务档案的电子化存储、检索、借阅审批等功能。2.财务档案信息化管理系统应具备完善的安全防护机制，确保档案数据的安全可靠。3.系统应与公司其他业务系统进行有效集成，实现财务信息的共享和协同。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照规定的格式和要求，及时将财务档案信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的财务档案数据进行维护和更新，包括档案的新增、修改、删除等操作，确保系统数据与实际档案一致。（三）电子档案管理1.电子财务档案应按照规定的存储格式和命名规则进行保存，确保档案的可读性和可追溯性。2.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份数据存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。3.加强对电子档案的安全管理，设置不同的用户权限，严格控制对电子档案的访问和操作。八、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且经鉴定确无保存价值的，可按照规定进行销毁。2.因自然灾害、意外事故等原因导致财务档案损坏无法使用，且经相关部门认定已无修复价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清理，提出销毁意见，并编制《财务档案销毁清册》。2.《财务档案销毁清册》应详细记录档案的类别、编号、名称、形成时间、保管期限等信息，并经财务部门负责人审核签字。3.将《财务档案销毁清册》报公司主管领导审批，经批准后方可进行销毁。4.销毁财务档案时，应