乡镇机关档案管理制度

PAGE乡镇机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为乡镇各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门及所属事业单位在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇机关档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或人员负责，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则档案应如实反映乡镇机关各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理和保存乡镇机关在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案的安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构乡镇机关应设立档案管理室，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索工具。3.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁。4.负责档案的查阅、借阅和利用服务工作，严格执行查阅、借阅制度。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。6.协助乡镇机关各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，提供业务指导。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与乡镇工作相关的文件、指示、通知等。2.乡镇机关形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结等。3.乡镇机关各部门在业务工作中形成的文件材料，如业务报表、统计数据、合同协议、项目资料等。4.乡镇机关工作人员在履行职责过程中形成的个人文件材料，如工作笔记、调研报告、获奖证书等。5.反映乡镇历史沿革、重大事件、重要活动的照片、录音、录像等资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，保证文件材料的质量。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、声像档案类等若干类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.跨年度的文件材料，应在文件办结后及时归档。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整、分类准确、编号规范、编目清晰。2.归档的文件材料应按照规定的保管期限进行整理，分别装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。3.对电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案目录，便于查找和利用。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映乡镇机关主要职能活动和历史面貌的，对乡镇工作具有长远查考利用价值的档案，如重要会议记录、重要文件、重大事件的相关材料等。2.长期保管的档案在较长时间内对乡镇工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案在较短时间内对乡镇工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）保管措施1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本乡镇机关工作人员因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案。外单位因工作需要查阅乡镇机关档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本乡镇机关工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向乡镇机关档案管理室提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅内容、查阅目的、查阅人员名单等信息，经乡镇机关分管领导签字同意后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理室。（三）借阅手续1.本乡镇机关工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理借阅手续。2.外单位借阅档案，应按照查阅手续办理借阅申请函，经乡镇机关分管领导签字同意后，到档案管理室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，应向档案管理室出具借条，借条应注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。（四）查阅、借阅纪律1.查阅、借阅人员应严格遵守档案管理规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.查阅、借阅人员不得擅自将档案带出档案管理室，如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅、借阅人员应按时归还档案，如因特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理人员说明原因，并办理续借手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门负责人等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见。2.经乡镇机关分管领导批准后，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.按照规定的程序，对档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，为乡镇机关各项工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）信息化管理措施1.建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节进行信息化管理。2.对电子档案进行