煤矿档案安全保密制度

PAGE煤矿档案安全保密制度一、总则1.目的为加强煤矿档案的安全保密管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，防止档案信息泄露、丢失或被篡改，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本煤矿各部门、各岗位涉及档案管理与使用的所有人员。3.基本原则档案安全保密工作遵循“预防为主、综合治理、突出重点、确保安全”的原则，实行严格管理、责任到人。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案安全保密管理制度，并组织实施。负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常管理工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。加强对档案管理人员的培训和教育，提高其安全保密意识和业务水平。负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。严格按照档案管理规定和程序，使用和查阅档案，不得擅自复制、转借或销毁档案。对本部门档案的安全保密工作负责，指定专人负责档案管理，并加强对相关人员的教育和监督。3.档案管理人员职责遵守档案安全保密制度，严格执行档案管理操作规程。负责档案的具体管理工作，包括档案的整理、编目、上架、保管等。对档案的借阅、查阅进行登记和管理，确保档案的安全使用。定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告并处理。保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理1.档案收集各部门应及时将本部门形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料收集齐全，定期移交档案管理部门。档案管理部门应主动收集与煤矿生产、经营、管理等相关的各类档案，确保档案的全面性。对重要档案和特殊载体档案（如电子档案、实物档案等），应采取特殊的收集方式，确保其真实性和完整性。2.档案整理档案管理部门应按照国家有关档案分类标准和本煤矿档案分类方案，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目。对纸质档案应进行装订、编页、装盒等整理工作，确保档案的整齐、规范。对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可检索性和可读性。四、档案保管1.档案库房建设档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的位置。档案库房应配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备、防虫防鼠药品等。档案库房应设置专门的档案架（柜），并按照档案类别和保管期限进行合理排列。2.档案保管要求纸质档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，并异地存放。对重要档案和特殊载体档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。3.档案库房管理档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入。档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，不得在库房内吸烟、用火、用电等。档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。档案库房的温湿度应符合国家规定的标准，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。五、档案利用1.档案借阅因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后，办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等。借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人不得擅自将档案转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。2.档案查阅因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后，指定专人负责提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅人查阅档案后，应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。3.档案复制因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、内容、数量等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门对复制申请进行审核，批准后，按照规定的程序进行复制，并在复制件上加盖“档案复制专用章”。复制档案应严格控制数量，不得擅自扩大复制范围。复制档案的用途应符合规定，不得用于非法目的。六、档案安全保密措施1.人员安全保密管理加强对档案管理人员的安全保密教育，提高其安全保密意识和责任感。档案管理人员应签订保密协议，明确其保密义务和责任。对涉及档案管理的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和安全保密意识。定期对档案管理人员进行考核，对违反安全保密制度的人员进行严肃处理。2.物理安全保密措施档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。对档案存储设备（如硬盘、光盘等）应采取加密存储、物理隔离等措施，防止数据泄露。对档案传输过程应采取加密传输、身份认证等措施，确保档案信息的安全。3.信息安全保密措施建立档案信息安全保密管理制度，规范档案信息的存储、处理、传输等环节。对档案信息系统进行安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，防止网络攻击和病毒感染。定期对档案信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。对档案信息进行分类分级管理，根据不同的密级采取不同的安全保密措施。七、档案安全保密监督与检查1.监督检查职责档案管理部门负责对全煤矿档案安全保密工作进行监督检查，定期对档案库房、档案信息系统等进行检查。各部门负责对本部门档案安全保密工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。煤矿安全管理部门负责对档案安全保密工作进行综合监督检查，对违反安全保密制度的行为进行严肃处理。2.监督检查内容档案安全保密制度的执行情况。档案管理部门和各部门档案管理工作的开展情况。档案库房的安全管理情况，包括消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施的落实情况。档案信息系统的安全运行情况，包括网络安全防护、数据备份等情况。档案利用过程中的安全保密情况，包括借阅、查阅、复制等环节的管理情况。3.监督检查方式定期检查：档案管理部门定期对档案安全保密工作进行全面检查，每年不少于[X]次。不定期检查：根据工作需要，对档案安全保密工作进行不定期抽查。专项检查：针对档案安全保密工作中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查。4.问题整改对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。相关部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。整改完成后，应及时向档案管理部门提交整改报告，档案管理部门对整改情况进行复查验收。八、档案安全保密事故处理1.事故报告发生档案安全保密事故后，相关人员应立即向档案管理部门报告，档案管理部门应在[X]小时内向上级主管部门报告。报告内容应包括事故发生的时间、地点、原因、经过、影响范围、损失情况等。2.事故调查煤矿应成立事故调查组，对档案安全保密事故进行调查。事故调查组应深入事故现场，收集相关证据，查明事故原因，确定事故责任。3.事故处理根据事故调查