文书档案九项制度

PAGE文书档案九项制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文书档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：归档的文书档案应真实反映公司各项工作的实际情况。3.准确性原则：文书档案的内容应准确无误，数据真实可靠。4.系统性原则：按照文书档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、整理和编目。5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的文书档案进行妥善保管，防止泄密。二、文书档案的收集与整理（一）收集范围1.公司对外的正式文件、函件、合同、协议等。2.公司内部的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、请示报告等。3.公司各类业务活动中形成的文件、资料、报表等。4.公司领导的重要讲话、批示、指示等。5.公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等。6.其他具有保存价值的文书材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书档案的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并送交综合管理部门。3.收集的文书档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。（三）整理方法1.分类：按照文书档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品质量类、财务管理类、人力资源类、审计监察类等。2.编号：对每一类文书档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.装订：对纸张规格不一致、破损或折叠的文件材料进行整理和装订，使其整齐、牢固。4.编目：编制文书档案的目录，包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等内容，以便于查阅和检索。三、文书档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的文书档案，在次年上半年完成归档工作。2.对于一些重要的临时性文件或项目文件，应在项目结束后及时归档。（二）归档要求1.归档的文书档案应齐全、完整、准确，符合整理要求。2.归档的文件材料应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明类别、编号、年度等信息。3.编制归档文件目录一式两份，一份随档案装订，一份单独成册，作为档案检索工具。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文书档案主要包括：公司章程、股东会议决议、董事会决议、监事会决议、年度财务报告、重要合同协议、公司历史沿革资料等。3.长期保管的文书档案主要包括：公司规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、重要业务文件等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的文书档案主要包括：一般性业务文件、临时性文件等，保管期限为5年以下。（四）保管地点公司设立专门的档案库房，用于存放文书档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（五）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，定期检查档案的保管情况，确保档案的安全。2.按照档案管理的规定，对档案进行整理、分类、编号、编目等工作。3.做好档案的借阅、归还登记工作，严格执行档案借阅制度。4.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。四、文书档案的借阅与利用（一）借阅范围公司内部人员因工作需要，可借阅与其工作相关的文书档案。（二）借阅手续1.借阅人应填写《文书档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、借阅用途等信息。2.《文书档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门审批。3.综合管理部门根据审批意见，为借阅人办理借阅手续，并提供相应的档案。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过15个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限不得超过7个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应经综合管理部门负责人批准。（四）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。2.借阅人不得将档案转借他人，如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意。3.借阅人应在规定的期限内归还档案，如有逾期未还的情况，综合管理部门应及时催还。（五）档案利用1.综合管理部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要，及时提供相关档案资料。2.公司内部人员如需查阅档案，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。3.查阅档案时，应保持安静，不得在档案上圈划、涂改或做其他标记。五、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，对文书档案进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从公司实际出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的来源、形成时间、内容性质等因素，分析其重要性和历史价值。3.参考档案保管期限表：结合档案保管期限表的规定，对档案进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制《文书档案销毁清册》。2.《文书档案销毁清册》经综合管理部门负责人审核，公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并由监销人员现场监督。4.销毁完毕后，监销人员应在《文书档案销毁清册》上签字确认。六、电子文书档案管理（一）电子文书档案的收集1.各部门应及时将形成的电子文书档案收集齐全，并按照规定的格式和命名规则进行整理。2.电子文书档案应与纸质文书档案同步收集，确保内容一致。（二）电子文书档案的整理与存储1.对收集的电子文书档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立电子档案数据库。2.电子文书档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）电子文书档案的利用1.公司内部人员可通过网络查阅和利用电子文书档案，提高档案利用效率。2.查阅电子文书档案时，应遵守公司的网络安全规定，不得擅自下载、传播或修改档案内容。（四）电子文书档案的鉴定与销毁1.电子文书档案的鉴定与销毁工作参照纸质文书档案的相关规定执行。2.对确无保存价值的电子文书档案，应进行彻底删除，并做好记录。七、文书档案管理的监督与检查（一）监督检查职责1.综合管理部门负责对公司各部门文书档案管理工作进行监督检查。2.各部门应定期对本部门的文书档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。（二）监督检查内容1.文书档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合规定要求。2.文书档案的借阅、利用、鉴定、销毁等工作是否规范有序。3.电子文书档案的管理是否符合相关规定。（三）监督检查方式1.定期检查：综合管理部门每年至少组织一次对公司各部门文书档案管理工作的全面检查。2.不定期抽查：综合管理部门根据工作需要，不定期对各部门的文书档案管理情况进行抽查。3.专项检查：针对文书档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查。（四）检查结果处理1.对监督