档案开放服务标准制度

PAGE档案开放服务标准制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的档案开放服务工作，确保档案信息的合理利用，保障档案安全，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本标准制度。（二）适用范围本标准制度适用于本公司/组织内所有涉及档案开放服务的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家关于档案管理和开放利用的法律法规，确保档案开放服务工作合法合规。2.安全保密原则：在档案开放服务过程中，始终将档案安全保密放在首位，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.便捷高效原则：优化档案开放服务流程，提高服务效率，为利用者提供便捷的服务。4.真实准确原则：确保提供的档案信息真实、准确、完整，维护档案的权威性。二、档案开放服务的范围与条件（一）开放范围1.已过保密期限的档案。2.属于国家规定可以开放的其他档案。3.经本公司/组织研究决定可以开放的档案。（二）开放条件1.档案形成部门或保管部门提出开放申请，并填写《档案开放申请表》，详细说明档案的内容、形成时间、保管期限等信息。2.申请开放的档案经过保密审查，确认不存在涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的内容。3.对于涉及重要敏感信息的档案，需经公司/组织相关领导审批同意后方可开放。三、档案开放服务流程（一）申请受理1.利用者向档案管理部门提交《档案利用申请表》，明确申请利用档案的目的、内容、范围等。2.档案管理部门对申请表进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确，申请利用的档案是否属于开放范围。（二）保密审查1.对于申请开放的档案，档案管理部门组织专人进行保密审查。2.审查人员依据国家保密法律法规和本公司/组织保密制度，对档案内容进行逐页检查，重点关注涉及敏感信息的部分。3.如发现档案存在不宜公开的内容，审查人员应详细记录，并及时与档案形成部门或相关业务部门沟通，协商处理意见。（三）审批1.经保密审查合格的档案开放申请，根据档案的重要程度和涉及范围，按照本公司/组织的审批流程进行审批。2.一般档案开放申请由档案管理部门负责人审批；涉及重要业务或敏感信息的档案开放申请，需经公司/组织分管领导或主要领导审批。（四）利用服务1.审批通过后，档案管理部门根据利用者的需求，提供档案查阅、复制、摘录等服务。2.查阅档案时，利用者应在指定的查阅场所进行，并遵守档案查阅场所的相关规定。3.档案管理人员应按照利用者的申请，准确提供所需档案，并对利用过程进行全程监督，防止档案损坏、丢失或违规使用。4.如需复制档案，档案管理人员应按照规定的格式和数量进行复制，并在复制件上加盖档案管理部门印章。（五）登记与统计1.档案管理部门对每一次档案开放服务进行详细登记，记录利用者信息、申请时间、审批情况、利用内容、利用方式等。2.定期对档案开放服务情况进行统计分析，包括利用档案的数量、类型、利用者分布等，为档案管理和决策提供数据支持。（六）归还与注销1.利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。2.档案归还后，档案管理部门在《档案利用申请表》上注明归还时间，并将该申请进行注销归档。四、档案开放服务的质量控制（一）服务人员要求1.档案开放服务人员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务知识和相关法律法规。2.定期参加业务培训，不断提高服务水平和业务能力。3.服务人员应热情、耐心、细致地为利用者提供服务，解答利用者的疑问。（二）服务设施与环境1.档案查阅场所应具备良好的通风、采光条件，保持整洁、安静。2.配备必要的办公设备，如桌椅、电脑、复印机、打印机等，确保设备正常运行，满足利用者的需求。3.提供档案查阅指南、利用申请表等相关资料，方便利用者了解档案开放服务流程和要求。（三）服务监督与评估1.建立档案开放服务监督机制，定期对服务过程进行检查，发现问题及时整改。2.设立服务意见箱或投诉电话，接受利用者的监督和投诉，及时处理利用者的反馈意见。3.每年对档案开放服务质量进行评估，评估内容包括服务态度、服务效率、服务准确性等方面。根据评估结果，总结经验教训，不断改进服务质量。五、档案安全保密管理（一）保密制度建设1.制定完善的档案安全保密制度，明确保密责任、保密措施和保密纪律。2.对档案管理人员进行保密培训，签订保密承诺书，确保其严格遵守保密制度。（二）物理安全措施1.档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案实体安全。2.安装监控设备，对档案保管场所和查阅场所进行实时监控，防止未经授权的人员进入。3.档案存储介质应妥善保管，定期进行备份，防止数据丢失。（三）信息安全措施1.对档案信息进行加密处理，确保在传输和存储过程中的安全性。2.限制档案信息的访问权限，根据利用者的身份和需求，设置不同的查阅级别。3.定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞修复，防止黑客攻击和病毒感染。（四）保密监督与检查1.定期对档案安全保密情况进行检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。六、档案开放服务的信息化建设（一）档案管理系统1.建立功能完善的档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.在档案管理系统中设置档案开放服务模块，实现档案开放申请、审批、利用、登记等流程的信息化操作。3.利用档案管理系统对档案开放服务数据进行统计分析，为档案管理决策提供支持。（二）数字化档案资源建设1.加快档案数字化进程，将纸质档案逐步转化为电子档案，提高档案信息的利用效率。2.对数字化档案进行规范整理和标注，确保档案信息的准确性和完整性。3.建立数字化档案备份制度，定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。（三）信息共享与利用1.加强与其他部门或单位的信息共享与合作，实现档案信息的互联互通。2.通过档案管理系统或其他信息平台，为利用者提供便捷的档案信息查询服务。3.探索开展档案信息增值服务，如数据分析、专题研究等，为公司/组