合作社生产档案记录制度

PAGE合作社生产档案记录制度一、总则（一）目的为加强本合作社生产管理，规范生产档案记录工作，确保生产过程可追溯、产品质量有保障，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本合作社所有生产活动及相关档案记录管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应如实反映生产过程中的各项活动、数据及信息。2.完整性原则：涵盖生产全过程，包括但不限于生产计划、投入品使用、生产操作、质量检测等环节的记录。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据清晰、可靠。4.及时性原则：各项记录应在规定时间内及时填写，不得拖延、补记或篡改。5.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等重要信息的档案记录，应严格保密。二、生产档案记录内容（一）生产计划1.年度生产计划种植/养殖品种、面积/数量规划。各阶段生产任务安排，包括播种/育苗、生长管理、收获等时间节点。预期产量目标及市场销售计划。2.月度生产计划根据年度计划细化本月具体生产任务。所需投入品（种子、化肥、农药、饲料等）的种类及数量预估。人员分工与工作安排。（二）投入品管理1.种子/种苗品种名称、来源、数量、质量检测报告。采购日期、供应商信息。2.化肥种类、品牌、用量、施用时间及方法。采购记录，包括采购日期、供应商、采购量。3.农药名称、剂型、有效成分含量、用量、施用时间及方法。农药登记证号、生产许可证号、供应商信息。安全间隔期记录。4.饲料种类、品牌、用量、适用动物阶段。采购记录，包括采购日期、供应商、采购量。（三）生产操作记录1.种植生产播种/育苗记录：日期、地点、品种、播种/育苗方式、数量。田间管理记录：中耕除草、追肥、灌溉、病虫害防治等操作的日期、方法、用量。农事活动人员记录：参与各项农事活动的人员姓名、工作内容、工作时间。2.养殖生产养殖舍环境记录：温度、湿度、通风等参数的每日记录。饲料投喂记录：日期、饲料种类、投喂量、投喂次数。动物疫病防治记录：疫苗接种日期、种类、剂量，疾病发生时间、症状、诊断情况、治疗措施。养殖人员记录：参与养殖工作的人员姓名、工作内容、工作时间。（四）质量检测记录1.农产品质量自检检测项目：外观品质（如形状、色泽、大小等）、理化指标（如农药残留、重金属含量、营养成分等）。检测方法、检测时间、检测结果。检测人员签名。2.委托检测委托检测机构信息。送样时间、样品信息。检测报告领取记录，包括报告编号、检测结果。（五）设备使用记录1.农业机械设备名称、型号、编号。使用日期、使用时长、作业内容、作业地点。维护保养记录，包括保养日期、保养内容、维修记录（维修时间、故障原因、维修措施）。2.养殖设备养殖舍温控设备、通风设备、喂料设备等的使用记录，包括开启/关闭时间、运行参数。设备维护保养记录，同农业机械维护保养记录要求。（六）销售记录1.产品销售明细销售日期、产品名称、规格、数量、销售价格。购买方信息，包括名称、地址、联系方式。2.销售渠道记录线上销售平台（如电商平台名称、店铺名称）及交易记录。线下销售渠道（如批发商、零售商、农贸市场等）及销售情况。三、生产档案记录的填写与保管（一）填写要求1.记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整。2.各项记录应按规定格式填写，不得随意涂改。如有错误需更正，应在错误处划横线，在其上方填写正确内容，并加盖更正人员印章或签名。3.记录内容应详实、准确，不得遗漏重要信息。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案柜，按类别、时间顺序存放生产档案记录。档案柜应保持干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀。2.电子档案建立电子档案数据库，对生产档案记录进行电子化存储。定期对电子档案进行备份，备份存储于不同介质（如硬盘、光盘等），并分别存放于不同地点。（三）保管期限1.生产计划、投入品管理记录、生产操作记录、设备使用记录等档案保存期限为[X]年。2.质量检测记录、销售记录等档案保存期限为产品保质期届满后[X]年。四、生产档案记录的查阅与使用（一）查阅权限1.合作社内部管理人员因工作需要可查阅相关生产档案记录。2.涉及对外提供档案记录的，需经合作社负责人批准。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称及查阅时间范围。2.申请表经所在部门负责人审核后，报合作社负责人审批。3.审批通过后，档案管理人员按照申请表要求提供档案记录，并做好查阅登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。（三）使用规定1.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。2.需要复印或摘抄档案内容的，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘抄的内容、用途。3.查阅人员对查阅过程中知悉的商业秘密、技术秘密等信息负有保密义务，不得泄露给无关人员。五、监督与考核（一）监督检查1.合作社定期对生产档案记录工作进行监督检查，检查内容包括记录的完整性、准确性、及时性、规范性等。2.设立监督检查小组，成员包括合作社管理人员、财务人员、技术人员等，负责对档案记录工作进行不定期抽查。（二）考核办法1.将生产档案记录工作纳入员工绩效考核体系，对档案记录工作认真负责、表现优秀的员