校园一卡通财务制度

PAGE校园一卡通财务制度一、总则（一）目的为加强校园一卡通财务管理，规范财务行为，保障校园一卡通系统的正常运行，提高资金使用效益，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校园一卡通系统涉及的所有财务活动，包括卡片发行、充值、消费结算、资金清算等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保财务活动合法合规。2.准确性原则：财务数据真实、准确、完整，如实反映校园一卡通的财务状况和经营成果。3.安全性原则：加强财务安全管理，保障资金安全，防止财务风险。4.效益性原则：优化资源配置，提高资金使用效益，降低运营成本。二、财务管理职责（一）财务部门职责1.负责制定校园一卡通财务管理制度和相关操作流程，并组织实施。2.负责校园一卡通资金的筹集、核算、管理和监督，确保资金安全和正常流转。3.负责与银行等相关机构进行沟通协调，办理校园一卡通资金清算等业务。4.定期编制校园一卡通财务报表，进行财务分析，为学校决策提供依据。5.配合学校相关部门做好校园一卡通系统的建设、维护和升级工作，提供必要的财务支持。（二）其他部门职责1.学生工作部门负责组织学生办理校园一卡通的相关业务，如卡片发放、挂失、解挂等，并协助财务部门做好学生充值等工作的宣传和指导。2.后勤管理部门负责校园一卡通消费终端的安装、调试、维护和管理，确保消费系统正常运行。3.信息管理部门负责校园一卡通系统的技术支持和维护，保障系统安全稳定，及时处理系统故障和数据问题。三、卡片管理（一）卡片发行1.校园一卡通由学校统一组织发行，学生入学时按规定办理。办理卡片时，学生需缴纳一定的工本费。2.卡片发行应严格按照实名制要求进行，确保信息准确无误。学生信息包括姓名、性别、年级、专业、学号等。3.财务部门负责收取卡片工本费，并开具相应的票据。工本费应按照物价部门核定的标准收取，不得擅自提高收费标准。（二）卡片挂失与解挂1.学生发现校园一卡通丢失或被盗后，应及时通过学校指定的方式进行挂失。挂失方式包括线上挂失（如手机APP、微信公众号等）和线下挂失（如到学校一卡通服务中心办理）。2.挂失成功后，卡片立即冻结，停止使用。在挂失有效期内，学生可持有效身份证件到一卡通服务中心办理解挂手续。3.挂失和解挂业务应做好记录，包括挂失时间、解挂时间、挂失和解挂方式等，以便查询和核对。（三）卡片补办1.挂失后需要补办卡片的，学生应到一卡通服务中心办理相关手续。补办时需缴纳一定的补办费用，补办费用标准应按照物价部门核定执行。2.一卡通服务中心在办理补办业务时，应核实学生身份信息，确保补办卡片的准确性和安全性。3.补办后的卡片应与原卡片绑定的账户信息一致，原卡片上的余额将自动转移到新卡片上。四、充值管理（一）充值方式1.校园一卡通支持多种充值方式，包括现金充值、银行转账充值、网上充值（如微信充值、支付宝充值等）。2.现金充值应在学校指定的充值地点进行，充值人员应严格按照操作规程办理，收取现金后开具相应的充值凭证。3.银行转账充值应通过学校与银行签订的协议进行，学生可将银行账户资金转入校园一卡通账户。财务部门应及时核对银行到账信息，确保充值金额准确无误。4.网上充值应通过学校认可的第三方支付平台进行，学生在操作过程中应注意保护个人信息安全，按照平台提示完成充值操作。（二）充值流程1.学生选择充值方式后，按照相应的操作流程进行充值。充值成功后，系统应及时更新学生账户余额信息。2.对于现金充值和网上充值，财务部门应定期核对充值记录和资金到账情况，确保充值资金及时足额到账。3.充值凭证应妥善保管，作为财务核算和查询的依据。充值凭证应包括充值时间、充值金额、充值方式、充值人等信息。（三）充值退款1.因特殊原因需要办理充值退款的，学生应提供相关证明材料，并按照学校规定的流程办理。2.充值退款应严格按照财务制度进行核算，确保退款金额准确无误。退款方式应与充值方式相对应，如现金充值的退款应退还现金，银行转账充值的退款应退还到原银行账户等。3.财务部门应定期对充值退款情况进行统计和分析，查找原因，采取措施减少不必要的充值退款。五、消费管理（一）消费范围校园一卡通可在学校食堂、超市、图书馆、洗浴中心等指定场所进行消费。消费场所应按照学校规定安装相应的消费终端设备，并与校园一卡通系统联网。（二）消费结算1.消费结算采用实时结算方式，学生消费时，消费终端设备自动读取卡片信息，扣除相应金额，并将消费记录实时上传至校园一卡通系统。2.财务部门应定期与消费场所进行结算，核对消费记录和金额。结算方式可根据实际情况选择按日结算、按周结算或按月结算等。3.消费场所应按照学校规定的结算周期，向财务部门提交消费结算报表和相关凭证。财务部门在审核无误后，按照合同约定支付消费款项。（三）消费查询与统计1.学生可通过校园一卡通系统、手机APP、微信公众号等方式查询个人消费记录，包括消费时间、消费金额、消费场所等信息。2.财务部门应定期对校园一卡通消费情况进行统计分析，包括消费总额、消费分布、消费趋势等。统计分析结果可为学校决策提供参考依据，如优化食堂菜品供应、调整超市商品种类等。3.学校相关部门可根据工作需要，向财务部门提出消费数据查询和统计要求。财务部门应及时提供准确的数据，并做好相关记录。六、资金清算管理（一）清算机构校园一卡通资金清算由学校与银行签订协议，委托银行进行清算。银行应按照协议要求，定期对校园一卡通资金进行清算，并向学校提供清算报表。（二）清算流程1.每日营业结束后，银行收集各消费场所的消费数据，并进行汇总整理。2.银行根据汇总后的消费数据，计算各账户的消费金额，并与学校财务部门核对。3.核对无误后，银行按照协议约定的清算方式和时间，将资金从学校指定账户划转到各消费场所的账户，并向学校财务部门反馈清算结果。4.学校财务部门根据银行提供的清算报表，进行账务处理，调整校园一卡通账户余额和相关科目。（三）清算核对与监督1.学校财务部门应定期与银行核对清算数据，确保清算金额准确无误。核对内容包括消费记录、资金划转情况、账户余额等。2.学校应建立健全资金清算监督机制，加强对清算过程的监督检查。如发现清算异常情况，应及时与银行沟通协调，查明原因，采取措施加以解决。3.银行应按照法律法规和协议要求，妥善保管清算资料，以备学校和相关部门查询。清算资料保存期限应符合国家规定和学校要求。七、财务核算与报表（一）会计核算1.校园一卡通财务核算应按照国家统一的会计制度进行，设置相应的会计科目，准确记录和反映校园一卡通的财务收支情况。2.财务部门应根据校园一卡通业务特点，制定详细的会计核算流程和操作规范，确保会计核算的准确性和及时性。3.对于校园一卡通的各项收入和支出，应严格按照财务制度进行确认和计量，不得随意调整或隐瞒收入、虚列支出。（二）财务报表1.财务部门应定期编制校园一卡通财务报表，包括资产负债表、收入支出表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映校园一卡通的财务状况和经营成果。2.财务报表应按照规定的格式和内容进行编制，并及时报送学校领导和相关部门。报表编制过程中应进行严格的审核和把关，确保数据质量。3.学校应定期召开财务分析会议，对校园一卡通财务报表进行分析解读，为学校决策提供依据。财务分析应包括财务状况分析、经营成果分析、资金使用效益分析等内容。八、财务监督与审计（一）内部监督1.学校应建立健全校园一卡通财务内部监督制度，加强对财务活动的日常监督检查。内部监督应包括对卡片管理、充值管理、消费管理、资金清算管理等各个环节的监督。2.财务部门应定期对校园一卡通财务制度执行情况进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应配合学校内部审计部门开展审计工作，提供相关资料和信息。3.学校其他部门应按照职责分工，对涉及校园一卡通的相关业务进行监督管理，发现违规行为及时报告财务部门和学校领导。（二）外部审计1.学校应定期委托具有资质的会计师事务所对校园一卡通财务收支情况进行审计。审计内容包括财务制度执行情况、资金使用效益、内部控制等方面。2.会计师事务所应按照审计准则和相关规定，出具审计报告。审计报告应客观、公正地评价校园一卡通财务状况和经营成果，提出审计意见和建议。3.学校应根据审计报告中提出的问题和建议，及时进行整改，完善财务管理制度，提高财务管理水平。九、财务档案管理（一）档案内容校园一卡通财务档案包括卡片发行记录、充值凭证、消费记录、清算报表、会计凭证、会计账簿、财务报表等相关资料。（二）档案保管1.财务档案应按照国家档案管理规定进行分类整理、装订成册，并妥善保管。保管期限应符合国家规定和学校要求，一般会计凭证、会计账簿等保管期限为30年，财务报表等保管期限为10年。2.财务档案应存放在安全、保密的场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。同时，应建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续。3.对于电子财务档案，应按照规定进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保数据安全完整。（三）档案销毁1.财务档案