酒店财务制度签单规定

PAGE酒店财务制度签单规定一、总则1.目的本规定旨在规范酒店签单业务的财务管理，确保签单业务的准确记录、及时结算，防范财务风险，保障酒店的经济利益，维护良好的商业信用。2.适用范围本规定适用于酒店与各类客户之间发生的签单消费业务，包括但不限于企业、单位、旅行社、会议组织者等长期合作客户以及临时接待的重要客户。3.基本原则合法性原则：签单业务必须符合国家法律法规和相关行业标准，确保酒店经营活动的合法性和合规性。真实性原则：签单记录应真实、准确地反映客户的消费情况，不得虚报、漏报或篡改数据。及时性原则：财务部门应及时处理签单业务，确保账单的及时结算和账务的清晰记录，避免因拖延导致财务风险增加。权责明确原则：明确各部门在签单业务中的职责和权限，确保各项工作有序进行，避免出现职责不清、推诿扯皮的现象。二、签单业务流程1.客户申请有意向在酒店签单消费的客户，需向酒店销售部门提交签单申请。申请内容应包括客户基本信息（如公司名称、联系人、联系方式等）、预计签单消费额度、签单期限等。销售部门收到申请后，应对客户的信用状况进行初步评估，包括查询客户的信用记录、了解客户的经营状况和财务状况等。如认为客户信用状况良好，具备签单条件，应填写《签单申请审批表》，连同客户申请一并提交给财务部门。2.财务审核财务部门收到《签单申请审批表》及相关资料后，对客户信用状况进行进一步审核。审核内容包括客户的信用评级、历史签单记录、逾期账款情况等。根据审核结果，财务部门在《签单申请审批表》上签署意见。如审核通过，确定客户的签单额度和签单期限，并通知销售部门；如审核不通过，应向销售部门说明原因，由销售部门与客户沟通解决。3.签订协议销售部门根据财务部门的审核意见，与客户签订《酒店签单协议》。协议内容应明确双方的权利和义务，包括签单额度、签单期限、结算方式、违约责任等。《酒店签单协议》一式两份，客户和酒店各执一份。协议签订后，销售部门应将协议副本提交给财务部门备案。4.消费签单客户在酒店消费时，应出示有效的签单凭证（如签单卡、身份证等），由酒店相关服务部门（如前台、餐厅、客房等）按照正常消费流程进行接待和服务。服务部门在为客户提供服务后，应及时填写消费账单，详细记录消费项目、金额、时间等信息，并由客户签字确认。消费账单应一式两份，一份留存服务部门作为业务记录，一份提交给财务部门作为记账依据。5.账单核对与结算财务部门定期（如每周或每月）对签单客户的消费账单进行核对。核对内容包括消费项目的准确性、金额的计算是否正确、客户签字是否齐全等。如发现账单存在问题，财务部门应及时与服务部门沟通核实，并通知客户进行确认。经双方确认无误后，财务部门按照《酒店签单协议》约定的结算方式进行结算。结算方式可包括现金结算、银行转账、支票支付等。对于逾期未结算的签单款项，财务部门应及时发出催款通知，提醒客户按时结算。如客户仍未按时结算，应按照协议约定追究客户的违约责任。三、签单额度管理1.额度设定财务部门根据客户的信用状况、经营规模、消费能力等因素，为签单客户设定合理的签单额度。签单额度分为临时额度和固定额度。临时额度适用于一次性签单消费金额较大或特殊情况下的客户，有效期一般为本次消费期间。固定额度适用于长期合作且信用状况良好的客户，有效期根据协议约定确定。2.额度调整在签单期限内，如客户因业务发展需要增加签单额度，应提前向酒店销售部门提交书面申请。销售部门收到申请后，应会同财务部门对客户的经营状况和信用状况进行重新评估。根据评估结果，如认为客户符合增加额度的条件，财务部门应调整客户的签单额度，并通知销售部门和客户。如客户的经营状况或信用状况发生变化，可能影响其签单额度时，财务部门应及时调低客户的签单额度，并通知销售部门和客户。3.额度监控财务部门应实时监控签单客户的消费情况，确保客户的签单金额不超过设定的额度。如发现客户签单金额接近或超过额度，应及时通知销售部门和客户，并提醒客户注意签单额度限制。对于超过签单额度的消费，财务部门应暂停该客户的签单权限，并要求客户立即结算超出部分的款项。待客户结清款项后，根据情况恢复其签单权限。四、结算管理1.结算方式酒店与签单客户的结算方式应在《酒店签单协议》中明确约定，常见的结算方式包括：现金结算：客户在规定的结算期限内，以现金形式支付签单款项。银行转账：客户通过银行转账的方式将签单款项支付到酒店指定的银行账户。支票支付：客户开具支票支付签单款项，酒店在收到支票后，按照银行规定进行处理。2.结算期限结算期限应根据酒店与客户的协商确定，并在《酒店签单协议》中明确约定。一般情况下，结算期限为每月的固定日期（如每月5日至10日），客户应在该期限内完成上月签单款项的结算。如遇特殊情况需要延长结算期限，客户应提前向酒店提出书面申请，经酒店同意后方可延长。3.逾期处理对于逾期未结算的签单款项，财务部门应按照逾期天数和逾期金额收取一定比例的逾期费用。逾期费用的收取标准应在《酒店签单协议》中明确约定。如客户逾期超过一定期限（如30天）仍未结算款项，酒店有权采取以下措施：暂停客户的签单权限，直至客户结清逾期款项。通过法律途径追讨逾期款项，包括但不限于发送催款函、提起诉讼等。将客户的逾期情况记录在信用档案中，影响其未来在酒店的信用评级和合作机会。五、账务处理1.入账要求财务部门收到服务部门提交的签单消费账单后，应及时进行账务处理。入账时应确保凭证齐全、数据准确，按照会计核算的要求进行分类记录。签单消费应按照不同的业务类型（如客房收入、餐饮收入、会议收入等）分别入账，以便准确反映酒店的经营状况和收入结构。2.账务核对财务部门应定期（如每月末）对签单业务的账务进行核对，确保账账相符、账实相符。核对内容包括总账与明细账的核对、财务记录与业务记录的核对等。如发现账务存在差异，应及时查明原因并进行调整。调整过程应记录详细的说明，以备审计和查询。3.财务报表编制根据签单业务的账务处理结果，财务部门应按照财务报表编制的要求，准确编制相关财务报表（如资产负债表、利润表、现金流量表等）。签单业务的收入、费用等数据应在财务报表中准确反映，为酒店管理层提供决策依据。六、风险管理1.信用风险酒店应建立客户信用评估体系，定期对签单客户的信用状况进行评估和更新。对于信用状况恶化或存在潜在风险的客户，应及时采取措施降低信用额度或终止签单合作。加强与客户的沟通和信息交流，及时了解客户的经营状况和财务状况变化，以便提前做好风险防范措施。2.财务风险严格执行签单业务流程和财务制度，确保签单记录的真实、准确和完整，避免因账务处理不当导致财务风险。定期对签单业务的财务数据进行分析，监控签单业务的资金流动情况，及时发现和解决潜在的财务问题。3.法律风险签订的《酒店签单协议》应符合法律法规的要求，明确双方的权利和义务，避免因协议条款不清晰或违法导致法律纠纷。对于逾期未结算款项的追讨，应遵循合法合规的程序，必要时寻求法律专业人士的帮助，确保酒店的合法权益得到保障。七、监督与检查1.内部审计酒店内部审计部门应定期对签单业务进行审计，检查签单业务流程的执行情况、财务制度的遵守情况、账务处理的准确性等。审计过程中发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保签单业务的规范运作。2.财务检查财务部门应定期对签单业务的财务数据进行自查，包括账单核对、账务处理、报表编制等方面。对于自查中发现的问题，应及时进行纠正和完善，不断提高财务工作的质量和效率。3.客户反馈酒店应建立客户反馈机制，及时收集客户对签单业务的意见和建议。对于客户提出的问题，应认真对待并及时处理，不断改进签单业务的服务质量和管理