财务制度单据流程

PAGE财务制度单据流程一、总则1.目的本财务制度单据流程旨在规范公司财务活动中的各类单据处理流程，确保财务信息的准确、及时、完整，加强财务管理，防范财务风险，保障公司资产安全，提高公司经济效益，促进公司健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在财务活动中涉及的各类单据的填制、审核、传递、保管等环节。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规、财经纪律以及相关行业标准，确保财务制度单据流程合法合规。准确性原则：各类单据的填制必须真实、准确、完整，数据清晰无误，不得随意涂改、伪造。及时性原则：财务单据应及时填制、审核、传递，不得积压延误，以保证财务信息的时效性。完整性原则：涵盖财务活动中各类业务所涉及的单据，确保财务流程无遗漏。责任明确原则：明确各环节相关人员的职责，做到责任到人，便于监督和考核。二、财务单据分类及说明1.原始凭证定义：原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。种类发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。发票是经济业务发生的重要证明，必须具备发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税率、税额等要素。收据：用于非经营性业务的收款证明，如收取押金、租金、违约金等。收据应注明收款日期、交款单位或个人、收款事由、金额等内容，并加盖公司财务专用章或收款专用章。报销单：员工因公务支出后，用于报销费用的单据。报销单应详细填写报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额明细、附件张数等信息，并由相关负责人签字审批。借款单：员工因公务需要向公司借款时填写的单据。借款单需注明借款日期、借款人姓名、部门、借款事由、借款金额、预计还款日期等内容，经审批后作为借款依据。出入库单：记录公司物资出入库情况的单据。入库单应注明入库日期、物资名称、规格型号、数量、单价、供应商等信息；出库单应注明出库日期、物资名称、规格型号、数量、领用部门或个人等信息。出入库单需由仓库管理人员和相关经手人签字确认。其他原始凭证：如合同协议、运输单据、领料单、验收单等，根据具体业务情况作为财务核算的依据。2.记账凭证定义：记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。种类收款凭证：用于记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证。付款凭证：用于记录库存现金和银行存款付款业务的记账凭证。转账凭证：用于记录不涉及库存现金和银行存款收付的其他经济业务的记账凭证。填制要求记账凭证应根据审核无误的原始凭证填制，摘要应简明扼要地说明经济业务内容。会计分录应正确无误，借贷方科目应填写全称，金额应与原始凭证一致。记账凭证应连续编号，以便于查找和核对。记账凭证填制完成后，应加盖制单人、审核人、记账人、会计主管等人员的印章。三、财务单据流程详细说明1.费用报销流程报销人填写报销单：报销人按照公司规定的格式填写费用报销单，详细注明报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额明细、附件张数等信息，并将原始凭证粘贴在报销单后面。部门负责人审批：报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字审批。部门负责人应重点关注报销事由是否与部门业务相关，金额是否合理。财务审核：财务部门收到报销单后，对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。审核内容包括发票是否真实有效、内容是否完整、税率是否正确、报销金额是否符合公司规定标准等。如发现问题，财务人员应及时与报销人沟通核实，并要求其补充或更正相关凭证。分管领导审批：对于金额较大或涉及重要事项的报销，需经分管领导审批。分管领导根据公司财务政策和业务情况，对报销事项进行综合判断，签署审批意见。总经理审批：超过一定金额标准的报销，最终需由总经理审批。总经理对公司整体财务状况和重大财务事项负责，审批报销时应从公司战略和财务管理角度进行全面考量。报销支付：经各级审批通过的报销单，财务部门根据公司资金情况安排支付。支付方式包括现金支付、银行转账等，具体按照公司财务管理制度执行。2.借款流程借款人填写借款单：借款人因公务需要向公司借款时，填写借款单，注明借款日期、借款人姓名、部门、借款事由、借款金额、预计还款日期等内容。部门负责人审批：借款人所在部门负责人对借款事项进行审核，确认借款用途合理且必要后签字审批。财务审核：财务部门对借款单进行审核，重点审核借款金额是否在公司规定的借款额度范围内，预计还款日期是否合理等。如不符合要求，财务人员应与借款人沟通调整。分管领导审批：根据借款金额大小，可能需分管领导审批。分管领导应权衡借款事项对公司资金流的影响，谨慎审批。总经理审批：大额借款需总经理审批。总经理审批时应综合考虑公司资金状况、业务发展需求等因素。借款支付：审批通过后，财务部门按照借款单金额支付借款，一般通过银行转账方式将款项转入借款人指定账户。借款归还：借款人应按照借款单注明的预计还款日期及时归还借款。还款时，借款人填写还款申请单，经财务审核、相关领导审批后，办理还款手续。财务部门根据还款申请单进行账务处理，冲减借款人借款余额。3.采购业务流程采购申请：各部门根据业务需求，填写采购申请单，注明采购物资名称、规格型号、数量、预计采购日期、采购预算等信息。采购申请单需经部门负责人签字审批。采购审批：采购申请单提交至采购部门后，采购部门负责人对采购申请进行审核，判断是否符合公司采购政策和实际业务需求。对于金额较大或特殊的采购申请，可能需分管领导或总经理审批。供应商选择与采购合同签订：采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适供应商进行采购谈判。谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货日期、质量标准、付款方式等条款。合同签订前，需经法务部门审核合同条款的合法性、合规性，确保公司权益得到保障。采购订单下达：采购部门根据采购合同，下达采购订单给供应商。采购订单应详细注明采购物资信息、交货要求等内容，并经采购部门负责人审核签字。物资验收：物资到货后，仓库管理人员按照采购合同和采购订单要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等方面。验收合格后，仓库管理人员填写验收单，并签字确认。如发现物资存在问题，应及时与供应商沟通协商解决，并记录相关情况。发票开具与审核：供应商根据采购合同和交货情况开具发票。采购人员收到发票后，应及时提交给财务部门进行审核。财务审核内容包括发票的真实性、合法性、正确性、完整性等。审核无误后，在发票上加盖“发票已审核”章，并进行相应账务处理。付款申请与审批：采购人员根据采购合同约定的付款方式和时间，填写付款申请单，注明invoice号码、采购合同编号、付款金额、付款日期等信息。付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核后，按照公司资金审批流程进行各级领导审批。付款执行：审批通过后，财务部门安排付款。付款方式一般为银行转账，财务人员根据付款申请单信息，准确无误地将款项支付给供应商，并做好付款记录。4.销售业务流程销售订单签订：销售人员与客户洽谈业务，达成销售意向后，签订销售合同。销售合同应明确产品或服务名称、规格型号、数量、价格、交货日期、付款方式等条款。合同签订前，需经法务部门审核合同条款的合法性、合规性。发货通知：销售部门根据销售合同，下达发货通知给仓库管理部门。发货通知应注明客户名称、产品或服务信息、发货数量、发货日期等内容。货物发出：仓库管理部门根据发货通知组织发货，并填写出库单。出库单应注明出库日期、产品或服务名称、规格型号、数量、领用部门或个人（客户）等信息。货物发出后，仓库管理人员应及时更新库存台账。发票开具：财务部门根据销售合同和发货情况，及时开具发票给客户。发票开具应确保信息准确无误，符合税务法规要求。发票开具后，应做好发票记录和跟踪管理。收款管理：销售人员负责跟进客户收款情况，及时将收款信息反馈给财务部门。财务部门根据销售合同约定的付款方式，核对收款金额和到账情况。对于逾期未收款的客户，财务部门应协助销售人员进行催款工作，并采取相应措施保障公司资金安全。销售核算：财务部门定期对销售业务进行核算，核对销售收入、销售成本、销售费用等数据，确保财务数据准确反映销售业务实际情况。同时，根据销售业务核算结果，编制相关财务报表，为公司管理层提供决策依据。四、财务单据审核要点1.合法性审核审核单据是否符合国家法律法规、财经纪律以及相关行业标准的规定。例如，发票是否为正规税务机关监制，是否按照规定开具和使用；合同协议是否符合合同法等相关法律要求。检查单据内容是否存在违法违规事项，如是否涉及洗钱、非法集资、商业贿赂等违法活动。2.真实性审核核实单据所记录的经济业务是否真实发生。通过与相关人员沟通、查阅业务资料、实地考察等方式进行验证。例如，对于报销业务，要核实业务活动是否真实存在，费用支出是否合理。查看原始凭证上的各项信息是否真实，如发票上的开票日期、金额、货物或服务名称等是否与实际交易一致；收据上的收款单位、金额等信息是否真实可靠。3.准确性审核检查单据填写的内容是否准确无误。包括数字计算是否正确、文字表述是否清晰、大小写金额是否一致等。例如，报销单上的金额明细计算是否准确，发票上的税率、税额计算是否正确。核对单据之间的勾稽关系是否准确。如记账凭证与原始凭证的金额、内容是否相符，采购合同与采购订单、发票之间的信息是否一致。4.完整性审核审查单据是否包含所有必要的信息。如发票应具备发票代码、号码、开票日期、购买方和销售方信息、货物或服务明细、金额、税率、税额等；报销单应填写报销日期、报销人、部门、事由、金额明细、附件张数等。检查单据的签字盖章是否齐全。原始凭证需有经手人、证明人、审批人等签字；记账凭证需加盖制单人、审核人、记账人、会计主管等印章；合同协议需双方签字盖章。五、财务单据传递与保管1.传递流程财务单据在各部门之间传递应遵循规定的流程和时间要求。一般情况下，原始凭证由业务经办人员在业务发生后及时收集整理，按照报销流程或业务流程依次传递给相关审批人员和财务部门。记账凭证由会计人员根据审核无误后的原始凭证填制，完成后传递给审核人员进行审核，审核通过后登记账簿，并按照档案管理要求进行装订保管。在传递过程中，应建立单据交接记录，明确交接时间、交接人、接收人等信息，确保单据传递的准确性和完整性，避免单据丢失或延误。2.保管要求原始凭证保管：原始凭证应按照类别、时间顺序进行整理，定期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。记账凭证保管：记账凭证应定期装订成册，封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证页数、附件张数等内容，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。记账凭证应按照会计档案管理规定的期限进行保管，期满后按照规定程序进行销毁或存档。其他财务单据保管：对于涉及财务活动的其他单据，如合同协议、出入库单、借款单等，也应按照相关规定进行整理、归档和保管。保管期限应根据业务性质和重要程度确定，确保财务资料的完整性和可追溯性。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对财务制度单据流程的执行情况进行审计检查。审计内容包括单据的填制、审核、审批、传递、保管等环节是否符合规定要求，财务数据的真实性、准确性、完整性是否得到保障。内部审计人员通过查阅财务凭证、单据档案，与相关人员进行访谈，实地观察业务流程等方式开展审计工作。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保公司财务制度单据流程有效执行。2.财务部门自查财务部门定期对自身工作进行自查，重点检查财务单据的审核把关是否严格，流程执行是否顺畅，财务信息是否及时准确反映公司财务状况。财务人员在日常工作中应加强自我监督，对发现的问题及时进行纠正和完善。同时，财务部门应定期召开会议，总结分析财务制度单据流程执行过程中存在的问题，制定改进措施，不断提高财务管理水平。3.违规处理对于违反财务制度单据流程的行为，公司将视情节轻重给予相应的处