财务制度及费用报销制度

PAGE财务制度及费用报销制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务行为，加强财务管理和监督，合理控制费用支出，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展，维护公司及员工的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司发生经济往来的外部单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：公司的财务活动必须符合国家法律法规和相关政策的要求。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖公司所有财务活动，确保各项财务收支全面、准确记录。4.准确性原则：财务数据的记录、计算和报告应准确无误，避免差错和虚假信息。5.及时性原则：及时进行财务核算、费用报销审批等工作，不得拖延，以保证财务信息的时效性。6.效益性原则：合理配置资源，降低成本费用，提高资金使用效益，实现公司经济效益最大化。二、财务机构与人员职责（一）财务部门设置公司设立独立的财务部门，负责公司的财务管理和会计核算工作。财务部门应配备具备专业知识和技能的财务人员，包括财务经理、会计、出纳等岗位。（二）财务人员职责1.财务经理职责全面负责公司财务管理工作，制定和完善财务管理制度及流程。组织编制公司年度财务预算、决算报告，并监督执行情况。负责财务分析工作，为公司决策提供财务依据和建议。协调与税务、银行等相关部门的关系，维护公司良好的财务环境。审核重大财务事项，对公司财务风险进行评估和控制。2.会计职责按照国家会计准则和公司财务制度，进行会计核算工作，确保财务数据准确、完整。负责编制记账凭证、登记账簿、编制财务报表等日常会计工作。协助财务经理进行财务预算编制、执行和分析工作。负责会计档案的整理、归档和保管工作。3.出纳职责负责公司现金收付、银行结算等资金收支业务，确保资金安全。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要财务资料。协助会计做好其他财务相关工作。三、财务预算管理（一）预算编制1.公司各部门应根据年度工作计划和业务发展目标，结合历史数据和市场情况，编制本部门年度预算草案，包括收入预算、成本费用预算等。2.财务部门负责汇总各部门预算草案，进行综合平衡和审核调整，形成公司年度财务预算草案，提交公司管理层审批。3.公司年度财务预算经管理层审批通过后，正式下达各部门执行，并作为公司年度经营考核的重要依据。（二）预算执行与监控1.各部门应严格按照预算执行，确保各项业务活动在预算范围内进行。如遇特殊情况需要调整预算，应提前向财务部门提出书面申请，说明调整原因和金额，经财务部门审核并报公司管理层批准后执行。2.财务部门负责对预算执行情况进行监控和分析，定期编制预算执行情况报告，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.公司建立预算执行考核机制，对各部门预算执行情况进行考核评价，将考核结果与部门绩效挂钩，激励各部门严格执行预算。四、收入管理（一）收入确认原则1.公司按照与客户签订的合同或协议约定，在履行了合同中的履约义务，即在客户取得相关商品或服务控制权时确认收入。2.对于销售商品收入，在同时满足下列条件时予以确认：公司已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入公司；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。3.对于提供劳务收入，在资产负债表日，提供劳务交易的结果能够可靠估计的，采用完工百分比法确认提供劳务收入。提供劳务交易的结果能够可靠估计，是指同时满足下列条件：收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入公司；交易的完工进度能够可靠地确定；交易中已发生和将发生的成本能够可靠地计量。（二）收入核算与管理1.销售部门负责与客户签订销售合同，并及时将合同副本送交财务部门。财务部门根据销售合同和发货记录等资料，进行收入核算。2.公司应加强应收账款管理，建立应收账款台账，定期与客户核对账目，及时催收账款，确保公司收入及时足额收回。对于逾期未收回的应收账款，应查明原因，采取有效措施进行催收，并按照公司规定计提坏账准备。3.公司不得虚增或隐瞒收入，严禁通过虚构交易、关联方交易等手段调节收入，确保收入数据真实、准确、完整。五、成本费用管理（一）成本费用分类1.生产成本：指公司为生产产品或提供劳务而发生的直接材料、直接人工和制造费用等。2.销售费用：指公司在销售商品或提供劳务过程中发生的费用，包括广告费宣传费、展览费、销售佣金、运输费、装卸费等。3.管理费用：指公司为组织和管理生产经营活动而发生的费用，包括管理人员薪酬、办公费、差旅费、业务招待费、折旧费、无形资产摊销费等。4.财务费用：指公司为筹集生产经营所需资金等而发生的费用有关的费用，包括利息支出（减利息收入）、汇兑损益以及相关的手续费等。（二）成本费用控制原则1.严格执行国家有关成本费用开支范围和标准的规定，不得擅自扩大开支范围或提高开支标准。2.遵循成本效益原则，在保证产品质量和服务水平的前提下，合理控制成本费用，提高经济效益。3.实行全面成本费用管理，将成本费用控制贯穿于公司生产经营活动的全过程，落实到各部门和各环节。（三）成本费用核算与管理1.财务部门应按照国家会计准则和公司财务制度的规定，正确进行成本费用核算，确保成本费用数据准确、完整。2.各部门应加强成本费用管理，建立成本费用台账，定期分析成本费用变动情况，采取有效措施降低成本费用。3.公司建立成本费用审批制度，对于重大成本费用支出，应经公司管理层审批后执行。六、费用报销制度（一）费用报销范围1.本制度规定的费用报销范围包括但不限于办公用品费、差旅费、业务招待费、会议费、培训费、通讯费、交通费等。2.费用报销应符合公司实际经营需要，与公司业务相关，且必须取得合法有效的发票或其他合规凭证。（二）费用报销流程1.费用报销申请：员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额、报销部门等信息，并附上相关发票或其他合规凭证。2.部门负责人审批：报销人所在部门负责人对费用报销的真实性、合理性进行审核，签署审批意见。3.财务审核：财务部门对费用报销单及相关凭证进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性，费用报销是否符合公司规定的报销范围和标准等。如发现问题，财务部门有权要求报销人补充或更正相关资料。4.管理层审批：对于金额较大或特殊的费用报销，需经公司管理层审批后报销。5.报销支付：经审核和审批通过的费用报销单，由出纳按照公司财务制度规定的方式进行支付。（三）费用报销标准1.办公用品费：根据公司实际需求，合理控制办公用品采购数量和金额。办公用品采购应通过正规渠道，取得合法发票。2.差旅费：交通费用：根据出差的实际情况和公司规定的标准报销交通工具费用，如飞机票、火车票、汽车票等。乘坐飞机应优先选择经济舱，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需经公司管理层批准。住宿费用：根据出差目的地和公司规定的住宿标准报销住宿费。一般员工住宿标准为[X]元/晚，部门负责人住宿标准为[X]元/晚，特殊情况需提高住宿标准的，需经公司管理层批准。伙食补贴：根据出差天数和公司规定的标准发放伙食补贴，一般地区伙食补贴标准为[X]元/天，特殊地区伙食补贴标准为[X]元/天。3.业务招待费：业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性原则。招待费用应与公司业务相关，不得用于个人消费。业务招待费报销时，应注明招待对象、事由、时间等信息。单次业务招待费金额超过[X]元的，需提前向公司管理层报备。4.会议费：会议费报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议费用明细等相关资料。会议费用应合理、合规，不得虚列会议费用。5.培训费：员工参加外部培训需经公司批准，培训费用报销应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关资料。培训费用应与公司业务相关，符合公司培训计划和预算安排。6.通讯费：公司根据员工岗位性质和工作需要，制定通讯费补贴标准。员工凭通讯费发票在标准范围内报销通讯费用。7.交通费：员工因工作需要乘坐公共交通工具或自驾车发生的交通费用，凭有效票据在公司规定的标准内报销。自驾车报销需提供加油发票、停车费发票等相关凭证，并注明行驶里程和事由。（四）费用报销期限1.员工应在费用发生后[X]个工作日内提交费用报销申请，特殊情况经财务部门批准后可适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。2.财务部门应在收到费用报销申请后的[X]个工作日内完成审核工作，对于审核通过的报销申请，应及时安排支付；对于审核不通过的报销申请，应及时通知报销人并说明原因。七、资金管理（一）现金管理1.公司应严格按照国家现金管理规定，控制现金使用范围和限额。除发放工资、奖金、支付差旅费等规定的现金支出外，其他支出应通过银行转账等方式进行结算。2.出纳应妥善保管库存现金，确保现金安全。每日下班前，应盘点库存现金，做到账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因并进行处理。3.公司应定期对现金收支情况进行检查和审计，确保现金管理规范、安全。（二）银行存款管理1.公司应按照国家银行账户管理规定，开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更和撤销应经公司管理层批准，并报财务部门备案。2.出纳应及时登记银行存款日记账，准确记录银行存款收支情况。每月末，应与银行对账单进行核对，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。3.公司应加强银行账户资金安全管理，设置合理的银行存款密码和权限，严禁出租、出借银行账户，防止资金被盗用或挪用。（三）资金审批与支付1.公司建立资金审批制度，对于重大资金支出，应经公司管理层审批后支付。2.资金支付应严格按照审批后的付款申请进行，确保支付金额、支付对象、支付方式等准确无误。3.出纳在办理资金支付业务时应认真审核相关凭证和审批手续，对不符合规定的支付申请有权拒绝支付。八、资产管理（一）固定资产管理1.固定资产是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。包括房屋及建筑物、机器设备、运输工具、电子设备等。2.财务部门应建立固定资产台账，对固定资产的购置、折旧、处置等情况进行详细记录。3.固定资产购置应按照公司预算和审批程序进行，确保购置的固定资产符合公司生产经营需要。购置固定资产应取得合法有效的发票和相关凭证，并及时办理入账手续。4.固定资产折旧应按照国家规定的折旧方法和折旧年限进行计算，每月计提折旧并计入相关成本费用。5.固定资产处置应按照公司规定的程序进行审批，处置收入扣除相关税费和清理费用后的净额，计入当期损益。（二）无形资产管理1.无形资产是指公司拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权等。2.财务部门应建立无形资产台账，对无形资产的取得、摊销、处置等情况进行详细记录。3.无形资产取得应按照公司规定的程序进行审批，取得无形资产应取得合法有效的发票和相关凭证，并及时办理入账手续。4.无形资产摊销应按照国家规定的摊销方法和摊销年限进行计算，每月计提摊销并计入相关成本费用。5.无形资产处置应按照公司规定的程序进行审批，处置收入扣除相关税费后的净额，计入当期损益。（三）存货管理1.存货是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。包括原材料、在产品、产成品、库存商品等。2.财务部门应建立存货台账，对存货的采购、入库、发出、结存等情况进行详细记录。3.存货采购应按照公司采购制度进行，确保采购的存货质量合格、价格合理。采购存货应取得合法有效的发票和相关凭证，并及时办理入库手续。4.存货发出应按照公司规定的发出计价方法进行核算，确保发出存货成本准确无误。5.公司应定期对存货进行盘点，确保存货账实相符。如发现存货盘盈、盘亏或毁损，应及时查明原因并进行处理。九、税务管理（一）税务登记与申报1.公司应按照国家税收法律法规的规定，及时办理税务登记，如实申报纳税。2.财务部门应准确计算应纳税额，按时编制纳税申报表，向税务机关申报缴纳税款。3.公司应建立税务档案管理制度，妥善保管税务登记证、发票、纳税申报表等税务资料。（二）税收筹划与风险管理1.公司应在合法合规的前提下，进行税收筹划，合理降低税负。税收筹划方案应经公司管理层批准，并报财务部门备案。2.公司应加强税务风险管理，及时关注国家税收政策变化，防范税务风险。对于重大税务事项，应提前咨询税务专业机构或税务机关，确保公司税务处理合法合规。十、财务报告与分析（一）财务报告编制1.财务部门应按照国家会计准则和公司财务制度的规定，定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。财务报告应真实、准确、完整地反映公司财务状况和经营成果。