商品及库房财务制度

PAGE商品及库房财务制度一、总则（一）目的为加强公司商品及库房财务管理，规范财务行为，确保公司资产安全，提高资金使用效益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及商品采购、存储、销售及库房管理等相关财务活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业财务标准，确保财务活动合法合规。2.准确性原则：财务数据记录准确、完整，如实反映商品及库房的财务状况。3.及时性原则：各项财务业务及时处理，保证财务信息的时效性。4.内部控制原则：建立健全内部控制机制，防范财务风险。二、商品采购财务规定（一）采购预算1.各部门应根据业务需求，提前编制商品采购预算，明确采购商品的种类、数量、金额等。2.采购预算需经部门负责人审核后，报财务部门和公司管理层审批。3.经批准的采购预算应严格执行，如有特殊情况需调整，应按规定程序重新审批。（二）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明商品名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人签字后，提交采购部门。（三）采购合同1.采购部门根据采购申请，与供应商签订采购合同。采购合同应明确商品的规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。2.采购合同原件应及时交财务部门备案，财务部门负责审核合同中的付款条款是否符合公司财务规定。（四）采购付款1.财务部门依据采购合同和相关审批文件，审核采购发票及到货验收单。2.审核无误后，按照合同约定的付款方式及时付款。对于货到付款的业务，在收到供应商发票和验收单后，经审批方可付款；对于预付款业务，应严格控制预付款比例，并在收到货物及发票后及时核销预付款。3.采购付款应通过公司规定的银行账户进行支付，严禁现金支付或通过个人账户支付采购款项。三、商品入库财务规定（一）入库验收1.采购商品到货后，仓库管理人员应及时组织验收。验收内容包括商品的数量、规格、质量等是否与采购合同一致。2.验收合格后，仓库管理人员填写入库单，入库单应注明商品名称、规格、数量、供应商名称等信息，并由验收人员签字确认。3.入库单一式多联，分别送交采购部门、财务部门等相关部门。（二）入库核算1.财务部门根据入库单和采购发票进行账务处理，记录商品采购成本。2.对于采购过程中发生的运输费、装卸费等相关费用，如符合资本化条件，应计入商品采购成本；如不符合资本化条件，应计入当期损益。3.财务部门定期核对库存商品明细账与仓库实物账，确保账账相符、账实相符。四、商品存储财务规定（一）库存管理1.仓库应建立健全库存管理制度，定期对库存商品进行盘点。盘点方式包括定期盘点和不定期盘点。2.定期盘点应至少每月进行一次，由仓库管理人员、财务人员等组成盘点小组，对库存商品进行实地盘点。3.盘点结束后应编制盘点报告，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应查明原因，及时调整账务，并追究相关人员责任。（二）库存计价1.公司库存商品计价采用先进先出法、加权平均法等符合会计准则的方法。2.财务部门应按照规定的计价方法计算库存商品成本，并定期进行核对和调整。（三）库存损耗1.因自然损耗、保管不善等原因造成的库存商品损耗，应及时查明原因，经审批后进行账务处理。2.对于非正常损耗，如因自然灾害、意外事故等造成的损失，应及时报保险公司理赔，并按照公司规定进行账务处理。同时，相关部门应查明原因，追究责任。五、商品销售财务规定（一）销售合同1.销售部门与客户签订销售合同，明确销售商品的种类、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。2.销售合同原件应及时交财务部门备案，财务部门负责审核合同中的收款条款是否符合公司财务规定。（二）销售发货1.销售部门根据销售合同开具发货单，发货单应注明商品名称、规格、数量、客户名称等信息，并由相关人员签字确认。2.仓库管理人员依据发货单组织发货，并在发货单上签字确认。发货单一式多联，分别送交销售部门、财务部门等相关部门。（三）销售收入确认1.财务部门根据销售合同、发货单、客户签收单等相关凭证，按照会计准则确认销售收入。2.对于分期收款销售业务，应按照合同约定的收款日期分期确认销售收入。3.销售退回业务应按照规定程序进行处理，财务部门根据销售退回凭证冲减相应的销售收入和成本。（四）销售收款1.销售部门负责跟踪销售款项的回收情况，及时与客户沟通催款。2.财务部门根据销售合同和收款情况，及时登记应收账款明细账。对于逾期未收回的款项，应采取相应的催款措施，并按照公司规定计提坏账准备。3.销售收款应通过公司规定的银行账户进行收取，严禁现金收款或通过个人账户收取销售款项。六、库房财务管理（一）库房账务处理原则与规范1.库房账务处理应遵循财务核算的一般原则，确保数据准确、及时、完整。2.库房管理人员应按照规定的会计科目和记账方法，对商品的出入库业务进行账务记录。3.每笔出入库业务应附有相应的原始凭证，如入库单、出库单、发票等，确保账务处理有凭有据。（二）库房固定资产管理1.库房内的固定资产，如货架、搬运设备等，应建立固定资产台账。2.财务部门负责对库房固定资产进行定期盘点，核实资产的数量、状态和价值。3.固定资产的购置、折旧、处置等应按照公司固定资产管理制度进行账务处理。（三）库房费用管理1.库房发生的费用，如水电费、仓储费、设备维护费等，应按照费用性质进行分类核算。2.费用报销应严格按照公司费用报销制度执行，经审批后及时进行账务处理。3.财务部门应定期分析库房费用情况，控制费用支出，提高库房运营效益。七、财务监督与审计（一）内部监督1.财务部门应定期对商品及库房财务业务进行内部检查，确保财务制度的执行情况。2.检查内容包括采购付款、入库核算、库存管理、销售收款等环节的账务处理是否合规，相关凭证是否齐全、真实。3.对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）内部审计1.公司内部审计部门应定期对商品及库房财务进行审计，审查财务收支的真实性、合法性和效益性。2.审计内容包括财务制度的执行情况、内部控制的有效性、财务报表的准确性等。3.审计结束后，审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出审计建议，并督促相关部门进行整改。八、财务人员职责（一）财务经理职责1.负责制定和完善商品及库房财务制度，并监督制度的执行情况。2.审核商品采购预算、采购合同、销售合同等重要财务文件。3.组织财务人员进行财务核算和报表编制，确保财务信息准确、及时。4.协调与其他部门的关系，解决财务工作中出现的问题。5.参与公司重大财务决策，为公司经营提供财务支持。（二）会计职责1.负责商品及库房财务业务的账务处理，准确记录采购、入库、存储、销售等环节的财务信息。2.审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，编制记账凭证。3.定期核对库存商品明细账与仓库实物账，编制财务报表。4.协助财务经理进行财务分析，提供相关财务数据支持。（三）出纳职责1.负责办理商品采购付款、销售收款等资金收付业务。2.登记现金日记账和银行存款日记账，确保资金收支记录准确。3.保管库存现金、有价证券和相关票据