公司销售部财务制度

PAGE公司销售部财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范公司销售部的财务行为，加强财务管理与监督，确保销售业务的顺利开展，保障公司资金安全，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司销售部全体员工，包括销售人员、销售管理人员以及与销售业务相关的其他岗位人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财经制度，确保财务活动合法合规。准确性原则：财务数据记录准确、完整，财务报表真实可靠，为公司决策提供准确依据。及时性原则：各项财务工作及时处理，确保销售业务流程顺畅，不影响公司运营效率。内部控制原则：建立健全内部控制机制，防范财务风险，保障公司资产安全。二、销售业务流程及财务要求销售合同管理1.合同签订销售人员与客户洽谈业务达成意向后，应及时拟定销售合同草案。合同草案需明确产品或服务名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等关键条款。销售合同草案提交销售部门负责人审核，审核重点包括合同条款的完整性、合法性、合理性以及对公司利益的保障程度。审核通过后，报公司法务部门进行法律合规审查。法务部门审查无异议后，由公司法定代表人或授权代表与客户签订正式销售合同。销售合同一式多份，分别由销售部门、财务部门、客户等留存。2.合同执行跟踪销售部门应指定专人负责销售合同的执行跟踪，及时掌握合同履行情况，包括产品生产进度、发货情况、客户验收情况等。对于合同执行过程中出现的变更事项，如产品规格调整、交货时间变更、付款方式变更等，销售人员应及时与客户协商并签订补充协议。补充协议签订后，应及时提交销售部门负责人审核，并报财务部门备案。3.合同款项管理财务部门应根据销售合同约定的付款方式和时间，及时跟踪客户付款情况。对于逾期未付款的客户，财务部门应及时通知销售部门，由销售部门负责催收。销售部门在催收款项过程中，应与客户保持密切沟通，了解客户付款困难的原因，并及时反馈给财务部门。财务部门根据实际情况，制定相应的收款策略，必要时可采取法律手段维护公司权益。销售发货管理1.发货申请销售人员根据销售合同约定的交货时间和数量，填写发货申请单。发货申请单应注明客户名称、产品名称、规格、数量、发货时间、发货方式等信息。发货申请单提交销售部门负责人审核，审核通过后，转至仓库管理部门。2.货物出库仓库管理部门根据发货申请单进行货物出库操作。货物出库时，应严格核对货物的名称、规格、数量等信息，确保与发货申请单一致。仓库管理人员在货物出库后，应及时更新库存台账，并将发货情况反馈给销售部门和财务部门。3.发货记录与核对销售部门应建立发货记录台账，详细记录每笔销售业务的发货时间、发货数量、发货方式、运输单号等信息。发货记录台账应定期与仓库管理部门的库存台账进行核对，确保账实相符。财务部门应根据发货记录和销售合同，及时确认销售收入，并进行相应的账务处理。销售收款管理1.收款方式公司销售收款方式主要包括现金收款、银行转账收款、支票收款等。销售人员应根据客户实际情况，与客户协商确定合适的收款方式，并在销售合同中明确约定。对于大额销售业务，原则上应采用银行转账收款方式，以确保资金安全和收款的及时性。2.收款流程客户付款后，销售人员应及时将收款信息传递给财务部门。收款信息包括付款客户名称、付款金额、付款方式、付款时间等。财务部门收到收款信息后，应及时进行核对，并与销售合同约定的收款金额和方式进行比对。核对无误后，进行收款确认，并开具收款收据或发票给客户。财务部门应定期编制收款报表，向销售部门和公司管理层汇报销售收款情况，以便及时掌握公司资金回笼情况。3.应收账款管理财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔销售业务的应收账款余额、账龄、客户信息等。应收账款台账应定期与销售部门的销售记录进行核对，确保数据准确一致。财务部门应根据应收账款账龄分析情况，制定合理的催收计划，并督促销售部门及时催收逾期账款。对于逾期时间较长、催收难度较大的应收账款，应及时提交公司管理层研究解决方案，必要时可采取法律手段进行追讨。三、财务审批流程1.费用报销审批销售人员因业务需要发生的费用支出，如差旅费、业务招待费、通讯费等，应按照公司费用报销制度的规定填写费用报销单。费用报销单应注明费用发生日期、事由、金额、报销人等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。费用报销单首先提交销售部门负责人审批，销售部门负责人应重点审核费用支出的合理性、必要性以及是否符合公司业务需要。审核通过后，报财务部门审核。财务部门审核重点包括费用报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合公司费用报销标准。审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导审批通过后，费用报销单方可报销入账。2.销售折扣与折让审批销售人员因特殊情况需要给予客户销售折扣或折让的，应填写销售折扣与折让审批表。销售折扣与折让审批表应注明客户名称、销售合同编号、折扣或折让原因、折扣或折让金额等信息，并附上相关说明材料。销售折扣与折让审批表首先提交销售部门负责人审核，销售部门负责人应审核折扣或折让的必要性以及对公司利润的影响程度。审核通过后，报财务部门审核。财务部门审核重点包括折扣或折让的计算依据是否准确、是否符合公司相关政策规定以及对财务报表的影响。审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导审批通过后，销售部门方可执行销售折扣或折让操作，并及时通知财务部门进行相应的账务处理。3.销售费用预算审批销售部门应根据公司年度经营计划和销售业务实际情况，编制年度销售费用预算。销售费用预算应包括差旅费、业务招待费、广告宣传费、促销费等各项费用明细。销售费用预算提交公司管理层审批，公司管理层应综合考虑公司经营目标、市场情况以及费用合理性等因素进行审批。经公司管理层审批通过的销售费用预算，作为销售部门费用支出的控制依据。销售部门应严格按照预算执行费用支出，如需调整预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。四、财务核算与报表1.财务核算原则销售业务的财务核算应遵循权责发生制原则，按照销售合同约定的收入确认条件及时确认销售收入。销售成本的核算应与销售收入相匹配，按照实际发货数量和成本计算方法准确计算销售成本。销售费用应按照费用发生的实际情况进行核算，确保费用支出真实、准确、合理。2.销售收入确认公司销售商品收入同时满足下列条件的，才能予以确认：公司已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入公司；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。对于销售商品涉及现金折扣、商业折扣、销售折让的，应按照以下原则进行处理：现金折扣在实际发生时计入当期财务费用；商业折扣按照扣除商业折扣后的金额确定销售商品收入金额；销售折让在发生时冲减当期销售收入。3.销售成本核算销售成本的核算方法应根据公司产品特点和成本管理要求选择合适的方法，如先进先出法、加权平均法等。销售成本应按照实际发货数量和单位成本进行计算，确保销售成本与销售收入的匹配。对于已销售产品的成本，应及时从库存商品账户结转至主营业务成本账户。4.销售费用核算销售费用应按照费用类别进行明细核算，如差旅费、业务招待费、广告宣传费、促销费等。销售费用的核算应遵循公司费用报销制度的规定，确保费用支出真实、合理、合规。对于不符合规定的费用支出，不得在销售费用中列支。5.财务报表编制财务部门应定期编制销售业务相关的财务报表，包括销售收入明细表、销售成本明细表、销售费用明细表、应收账款明细表等。财务报表应真实、准确、完整地反映销售业务的财务状况和经营成果，为公司管理层提供决策依据。财务报表编制完成后，应按照公司内部审批程序进行审核和报送。审核重点包括报表数据的准确性、勾稽关系的一致性以及报表格式的规范性。五、财务监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对销售部财务制度的执行情况进行审计监督，检查销售业务流程的合规性、财务核算的准确性、费用支出的合理性等。内部审计部门在审计过程中，有权查阅销售部相关的财务凭证、合同文件、报表资料等，向销售部员工询问有关情况，并要求提供必要的说明和解释。内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。对于违反财务制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。2.财务自查自纠销售部应定期组织财务自查自纠工作，对本部门的财务工作进行全面检查和梳理。自查内容包括财务制度执行情况、财务数据准确性、费用支出合规性、应收账款管理等。销售部在自查过程中发现问题应及时进行整改，并将整改情况书面报告公司财务部门。财务部门应对销售部的自查自纠情况进行监督和指导，确保问题得到有效解决。3.外部监督检查公司应积极配合国家有关部门的监督检查，如税务机关的税收检查、审计机关的审计等。对于外部监督检查提出的问题，应及时整改落实，并按照要求报送相关资料和报告。公司应加强与外部监督检查部门的沟通与协调，及时了解国家政策法规的变化，确保公司销售业务财务工作符合法律法规和行业标准的要求。六、财务风险管理1.风险识别与评估财务部门应定期对销售业务面临的财务风险进行识别和评估，包括市场风险、信用风险、资金风险、税务风险等。对于识别出的财务风险，应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。2.信用风险管理建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行评估和分类。根据客户信用等级，制定不同的信用政策，如信用额度控制、付款期限设定等。加强对客户信用状况的跟踪和监控，及时调整信用政策。对于信用状况恶化的客户，应采取相应的风险防范措施，如限制发货、加强催收等。3.资金风险管理合理安排销售资金回笼计划，确保公司资金链的稳定。加强对销售收款的管理，及时催收逾期账款，提高资金使用效率。优化资金配置，根据公司经营需要和资金状况，合理确定资金储备水平，防范资金短缺风险。同时，合理利用