美容院卫生管理档案制度

PAGE美容院卫生管理档案制度一、总则1.目的为加强美容院卫生管理，规范卫生管理档案工作，确保为顾客提供安全、卫生的美容服务环境，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本美容院所有经营场所、设施设备、人员及相关卫生管理活动的档案管理。3.职责分工卫生管理部门：负责卫生管理档案的建立、收集、整理、归档、保管和更新工作。各部门及人员：按照各自职责，配合卫生管理部门做好相关资料的收集和提供工作，确保档案内容真实、准确、完整。二、档案内容1.卫生许可证及相关证件档案卫生许可证：记录卫生许可证的颁发机关、编号、有效期、经营范围等信息。从业人员健康证明：收集所有从业人员的健康证明，包括姓名、性别、岗位、健康证编号、发证日期、有效期等，并按年度进行更新。公共场所卫生检测报告：保存由具有资质的检测机构出具的定期卫生检测报告，内容涵盖空气质量、微小气候、水质、采光、照明、噪声、顾客用品用具等项目的检测结果及评价。2.设施设备档案美容设备清单：详细记录各类美容设备的名称、型号、规格、数量、购置日期、使用部门等信息。设备维护保养记录：包括设备的日常维护、定期保养、维修记录，注明维护保养时间、内容、维修原因及维修情况等。消毒设备档案：记录消毒设备的种类、型号、消毒方式、消毒参数、使用记录等，确保消毒设备正常运行且消毒效果符合要求。3.顾客用品用具档案用品用具清单：列出所有顾客使用的美容用品用具，如毛巾、床单、美容工具、护肤品等的名称、规格、数量、采购日期、供应商等信息。消毒记录：对顾客用品用具的消毒过程进行详细记录，包括消毒时间、消毒方法、消毒剂名称及浓度、操作人员等，确保用品用具经过严格消毒后使用。索证索票记录：保存顾客用品用具采购时的索证索票资料，如供应商营业执照、产品合格证明、进货发票等，确保产品来源合法、质量可靠。4.环境卫生档案环境卫生清洁记录：记录每日、每周、每月的环境卫生清洁情况，包括清洁区域、清洁时间、清洁人员、清洁内容及使用的清洁工具和清洁剂等。卫生检查记录：定期进行卫生自查和检查，记录检查时间、检查人员、检查项目、发现问题及整改情况等，确保美容院环境卫生符合标准要求。通风换气记录：记录通风设备的运行情况，包括通风时间、通风量等，保证室内空气流通，空气质量达标。5.人员培训档案培训计划：制定年度卫生管理培训计划，明确培训内容、培训时间、培训对象、培训方式等。培训记录：记录每次培训的详细情况，包括培训日期、培训主题、培训讲师、参与人员、培训内容摘要、考核情况等。个人培训档案：为每位员工建立个人培训档案，记录其参加卫生管理培训的累计情况，作为员工绩效考核和晋升的参考依据。6.突发公共卫生事件应急档案应急预案：制定突发公共卫生事件应急预案，明确应急组织机构、职责分工、应急响应程序、应急处置措施等内容。应急演练记录：定期组织应急演练，记录演练时间、演练内容、演练参与人员、演练效果评估及改进措施等，确保在突发情况下能够迅速、有效地应对。事件处理记录：对发生的突发公共卫生事件进行详细记录，包括事件发生时间、地点、经过、采取的应急措施、处理结果等，总结经验教训，不断完善应急预案。三、档案建立与收集1.及时收集各部门及人员应按照职责分工，及时将相关资料收集整理后移交卫生管理部门。如卫生许可证到期前应及时办理换证手续，并将新证资料归档；从业人员健康证到期前应组织员工进行体检，更新健康证明档案；美容设备每次维护保养后，维修人员应及时将记录提交卫生管理部门等。2.分类整理卫生管理部门收到资料后，应按照档案内容的分类进行整理。对每份资料进行编号，建立索引目录，确保资料查找方便快捷。例如，将卫生许可证及相关证件档案按照证件类型分别存放，并在每份证件上标注编号；顾客用品用具档案按照用品用具类别进行分类，每类下再按采购批次或使用部门进行细分。3.电子与纸质档案同步为便于管理和查阅，卫生管理档案应同时建立电子档案和纸质档案。电子档案应按照纸质档案的分类进行存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应设置权限管理，只有经过授权的人员才能访问和修改。四、档案归档与保管1.归档要求档案资料应按照分类标准进行归档，同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。每份档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和核对。例如，在设施设备档案中，将设备维护保养记录按照时间先后顺序排列，每年度装订成册，并在封面注明设备名称、年度及档案编号。2.保管期限根据档案的性质和重要程度，确定不同档案的保管期限。一般来说，卫生许可证、公共场所卫生检测报告等重要证件和报告应永久保存；从业人员健康证明、设备维护保养记录、顾客用品用具索证索票记录等档案应保存[X]年；环境卫生清洁记录、卫生检查记录等档案应保存[X]年。保管期限自档案形成之日起计算。3.保管方式纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。档案柜应分类标识，便于查找。同时，应建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅和归还情况。电子档案：应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。对电子档案的访问应进行权限设置，只有经过授权的人员才能进行操作。同时，应定期对电子档案进行维护和清理，确保数据的完整性和准确性。五、档案查阅与借阅1.查阅规定本美容院员工因工作需要查阅卫生管理档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因等信息，经所在部门负责人签字同意后，到卫生管理部门查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.借阅规定外单位人员因工作需要借阅卫生管理档案的，应提前向本美容院提出书面申请，说明借阅档案的名称、编号、借阅用途、归还时间等信息。经本美容院负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。归还档案时，应进行认真核对，确保档案完整无损。六、档案更新与销毁1.更新原则卫生管理档案应根据实际情况及时进行更新。如卫生许可证内容发生变更、从业人员信息变动、美容设备更新、顾客用品用具采购批次变化等，应在相关资料发生变化后的[X]个工作日内，将更新后的档案资料归档保存。同时，应在原档案资料上注明变更情况及更新日期。2.销毁程序对已过保管期限或失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。首先，由卫生管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因、保管期限等信息