卫生院采购管理制度大全

PAGE卫生院采购管理制度大全一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、公正、透明，保障卫生院医疗业务的正常开展，提高资金使用效益，为患者提供优质、安全、有效的医疗服务。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护卫生院及供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，接受内部监督和社会监督，提高采购透明度。效益性原则：在满足卫生院业务需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的产品和服务，确保医疗安全和质量。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导班子成员、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责：审议采购管理制度、采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策，包括采购方式、供应商选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门职责：负责制定采购计划，根据卫生院业务需求和库存情况，合理安排采购任务。组织实施采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。建立供应商档案，对供应商进行评估和管理，确保供应商提供的产品和服务符合要求。负责采购物资的验收、入库、付款等工作，及时处理采购过程中的问题和纠纷。定期向上级领导和采购管理委员会汇报采购工作进展情况。3.需求部门职责：根据本部门业务需求，提出采购申请，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术评估和验收工作，提供专业意见和建议。负责采购物资的使用和管理，对采购物资的质量和性能进行反馈。三、采购计划与预算管理1.采购计划编制需求部门应根据年度业务工作计划、医疗设备更新计划、药品和耗材消耗情况等，提前编制采购申请，经部门负责人审核后提交采购部门。采购部门汇总各需求部门的采购申请，结合库存情况，综合考虑市场供应、价格波动等因素，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间等，并报采购管理委员会审议通过。对于临时性、紧急性采购需求，需求部门应填写临时采购申请表，说明采购原因、采购物资的详细信息等，经部门负责人和分管领导审批后，交采购部门办理。2.采购预算管理采购部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应涵盖采购物资的价格、运输费用、税费等所有成本支出。采购预算经财务部门审核后，报卫生院领导班子批准。采购预算应严格执行，不得随意突破。如需调整采购预算，应按规定程序办理审批手续。财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和控制，定期对采购资金使用情况进行分析和评估，确保采购资金合理使用。四、采购方式与程序1.采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资和服务采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与投标，以确保采购价格合理、质量可靠。邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，以及不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式采购。采购部门应与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式。采购部门应与供应商就采购价格、质量、服务等进行协商，达成一致后签订采购合同。询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。2.采购程序采购申请：需求部门按照规定填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、采购原因等，并提交部门负责人审核。采购审批：采购申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批。对于重大采购项目，需经采购管理委员会审议通过。采购实施：采购部门根据审批后的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。市场调研：采购部门对市场上相关物资和服务的供应商、产品质量、价格等进行调研，收集信息，为供应商选择提供参考。供应商选择：根据市场调研结果，采购部门从符合要求的供应商中选择若干家作为潜在供应商，并对其进行资格审查和评估。评估内容包括供应商的营业执照、生产经营许可证、产品检测报告、业绩情况、信誉状况、售后服务能力等。采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。采购谈判过程应做好记录，谈判结果应报采购管理委员会备案。合同签订：采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经双方签字盖章后生效，并报财务部门备案。采购验收：采购物资到货后，采购部门应及时组织需求部门、质量控制部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写验收报告，办理入库手续。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，应审核采购合同的执行情况、验收报告的真实性等。对于不符合付款条件的，财务部门有权拒绝付款。五、供应商管理1.供应商准入采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。供应商准入条件包括具有合法经营资质、良好的信誉和财务状况、较强的生产或服务能力、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善等。供应商应向采购部门提交营业执照、生产经营许可证、产品检测报告、业绩证明、信誉证明等相关资料，采购部门对其进行资格审查。经审查合格的供应商，纳入供应商档案管理。2.供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。评估方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析等。根据供应商评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.供应商档案管理采购部门应为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、评估报告、采购合同、交货记录、售后服务记录等。供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。采购部门应定期对供应商档案进行整理和归档，便于查询和管理。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域和风险等级。2.风险应对措施针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。市场价格波动风险：建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态，通过与供应商协商签订价格调整条款、采用套期保值等方式，降低价格波动风险。供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保，定期对供应商进行评估和监督，及时发现和解决供应商违约问题。质量问题风险：严格采购物资的质量标准，加强采购验收环节的管理，要求供应商提供质量合格证明文件，对采购物资进行抽检或全检，发现质量问题及时与供应商沟通解决，必要时追究供应商的质量责任。法律法规风险：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动严格遵守法律法规要求。在采购合同签订前，对合同条款进行合法性审查，避免合同纠纷和法律风险。3.风险监控与预警建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。设置风险预警指标，如采购价格偏离度、供应商交货延迟率、物资质量不合格率等，当指标超过设定阈值时发出预警信号。采购部门应根据风险预警信号，及时采取措施进行风险应对，防止风险扩大和恶化。七、采购监督与审计1.内部监督卫生院内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购计划的执行情况、采购方式的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，督促采购部门和相关部门进行整改。采购管理委员会应加强对采购活动的监督，定期听取采购部门的工作汇报，对重大采购项目进行跟踪检查，确保采购活动合法、合规、公正、透明。2.外部监督卫生院应主动接受财