职业卫生档案管理制度

PAGE职业卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司职业卫生管理，规范职业卫生档案的建立、管理和使用，有效预防、控制和消除职业病危害，保护员工的职业健康，根据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职业卫生管理的部门、车间、岗位及员工。（三）职责分工1.安全管理部门负责职业卫生档案管理制度的制定、修订和监督执行。牵头组织职业卫生档案的建立、整理、归档和保管工作。定期对职业卫生档案进行审核和检查，确保档案内容的完整性、准确性和规范性。协调各部门提供职业卫生相关资料，指导和督促各部门做好职业卫生档案的日常管理工作。2.各部门负责本部门职业卫生档案资料的收集、整理和上报工作。按照职业卫生档案管理制度的要求，妥善保管本部门的职业卫生档案，并确保档案资料的真实、有效。根据工作需要，及时查阅和使用职业卫生档案资料，配合安全管理部门做好职业卫生管理工作。3.员工积极配合公司职业卫生管理工作，如实提供个人职业卫生相关信息。按照操作规程和职业卫生要求，正确佩戴和使用劳动防护用品。有权查阅本人职业卫生档案资料，对档案内容有异议的，可向安全管理部门提出申诉。二、职业卫生档案的内容（一）基础资料档案1.公司基本情况公司简介，包括公司名称、地址、法定代表人、联系方式等。公司组织架构图，明确各部门职责和人员分工。公司地理位置图，标注公司周边环境及可能存在的职业病危害因素。2.职业卫生管理机构及人员职业卫生管理领导小组名单及职责分工。职业卫生管理人员名单及资质证明，包括学历、专业、培训证书等。3.职业卫生管理制度职业卫生管理制度文件，包括职业病危害防治责任制度、职业病危害警示与告知制度、职业病危害项目申报制度、职业病防治宣传教育培训制度、职业病防护设施维护检修制度、职业病防护用品管理制度、职业病危害监测及评价管理制度、建设项目职业卫生“三同时”管理制度、职业健康监护管理制度、职业病诊断、鉴定及报告制度、职业卫生档案管理制度等。各项职业卫生管理制度的发布、修订、废止记录。4.职业卫生操作规程各岗位职业卫生操作规程文件，明确操作流程、防护措施及应急处置要求。职业卫生操作规程的培训记录及员工签字确认。5.职业病危害项目申报资料职业病危害项目申报表，包括申报单位基本情况、职业病危害因素种类、浓度或强度、接触人数等。申报回执及相关证明文件。（二）职业卫生管理档案1.职业卫生管理工作计划、总结年度职业卫生管理工作计划，明确工作目标、任务、措施及时间安排。年度职业卫生管理工作总结，总结工作开展情况、取得的成效、存在的问题及改进措施。2.职业卫生培训记录培训计划，根据不同岗位和人员需求制定培训内容和培训时间。培训教材、教案、课件等资料。培训签到表、培训记录、考核试卷及成绩汇总表。员工培训档案，记录员工参加职业卫生培训的情况，包括培训时间、培训内容、考核结果等。3.职业健康监护档案员工职业健康监护委托书。职业健康检查表，包括上岗前、在岗期间、离岗时的健康检查报告。职业健康检查异常人员名单及处理情况记录，包括复查结果、诊断结论、治疗措施等。职业病诊断证明书、鉴定书及相关资料。4.职业病危害因素监测与评价档案职业病危害因素监测计划，明确监测项目、监测方法、监测时间及监测人员。监测记录，包括监测点位、监测时间、监测结果等。职业病危害因素评价报告，由具有资质的职业卫生技术服务机构出具，评价报告应包括评价目的、范围、方法、结果及建议等内容。职业病危害因素监测与评价结果的分析报告及整改措施落实情况记录。5.职业卫生防护设施档案职业卫生防护设施清单，包括名称、型号、规格、数量、安装位置等。职业卫生防护设施设计资料、图纸及说明书。职业卫生防护设施验收报告，由建设单位组织相关部门和专家进行验收，并出具验收意见。职业卫生防护设施维护保养记录，包括维护保养时间、内容、维修记录等。职业卫生防护设施运行效果评价报告，由具有资质的职业卫生技术服务机构出具，评价设施的运行效果是否符合要求。6.个人职业病防护用品档案个人职业病防护用品配备标准及清单，明确不同岗位所需的防护用品种类、型号、规格等。个人职业病防护用品采购合同、发票及产品合格证明。个人职业病防护用品发放记录，包括发放时间、人员名单、防护用品名称及型号等。个人职业病防护用品定期检查记录，检查防护用品的质量、性能是否符合要求。个人职业病防护用品使用培训记录及员工使用情况反馈。7.职业卫生事故档案职业卫生事故报告表，记录事故发生时间、地点、经过、原因、危害程度、处理情况等。职业卫生事故调查处理报告，包括事故调查组成员名单、调查过程、事故原因分析、责任认定及处理建议等。职业卫生事故整改措施及落实情况记录，防止类似事故再次发生。（三）职业卫生宣传教育档案1.职业卫生宣传教育计划根据公司实际情况和员工需求，制定年度职业卫生宣传教育计划。计划应明确宣传教育的目标、内容、形式、时间安排及参与人员等。2.职业卫生宣传教育资料职业卫生宣传手册、海报、宣传单页等资料。职业卫生培训视频、音频资料。职业卫生知识竞赛、演讲比赛等活动的相关资料，包括活动方案、活动记录、获奖名单等。职业卫生宣传教育活动的照片、影像资料等。3.职业卫生宣传教育效果评估定期对职业卫生宣传教育效果进行评估，可通过问卷调查、知识测试、员工反馈等方式进行。根据评估结果，总结经验教训，改进宣传教育方式和内容，提高宣传教育效果。（四）职业卫生相关合同档案1.职业卫生技术服务合同与职业卫生技术服务机构签订的职业病危害因素检测与评价、职业健康检查、职业病诊断与鉴定等技术服务合同。合同内容应明确服务项目、服务期限、服务费用、双方权利义务等条款。2.职业卫生防护设施建设工程合同与施工单位签订的职业卫生防护设施建设工程合同，包括设计、施工、监理等合同。合同应符合国家相关法律法规及行业标准要求，明确工程质量、进度、安全等方面的责任和要求。3.个人职业病防护用品采购合同与供应商签订的个人职业病防护用品采购合同，合同应明确产品质量标准、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。三、职业卫生档案的建立与归档（一）档案建立1.各部门应按照职业卫生档案管理制度的要求，负责收集、整理本部门的职业卫生档案资料，并及时移交安全管理部门。2.安全管理部门应指定专人负责职业卫生档案的建立工作，对收集到的资料进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。3.职业卫生档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理，电子档案应与纸质档案内容一致，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）档案归档1.职业卫生档案应按照档案内容分类进行归档，每个类别下再按照时间顺序或资料性质进行细分。2.档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查阅和管理。3.在档案归档过程中，应确保档案资料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的资料应及时补充或更正。四、职业卫生档案的保管与借阅（一）档案保管1.公司应设立专门的职业卫生档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.职业卫生档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括公司基本情况、职业卫生管理制度、职业健康监护档案等；长期保管的档案主要包括职业卫生管理工作计划、总结、培训记录、职业病危害因素监测与评价档案等；短期保管档案主要包括职业卫生宣传教育资料、职业卫生事故档案等。3.档案管理人员应定期对职业卫生档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（二）档案借阅1.因工作需要查阅职业卫生档案的，应填写《职业卫生档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经部门负责人签字同意后，报安全管理部门审批。2.安全管理部门对借阅申请进行审核，批准后方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。借阅结束后，应及时归还档案，并在《职业卫生档案借阅登记表》上签字确认。4.涉及职业卫生机密或敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制借阅范围，并要求借阅人员签署保密协议。五、职业卫生档案的更新与销毁（一）档案更新1.职业卫生档案应根据公司职业卫生管理工作的实际情况及时进行更新，确保档案内容的时效性和准确性。2.各部门应及时将新产生的职业卫生资料移交安全管理部门，安全管理部门应在规定时间内完成档案的更新工作。3.职业卫生管理制度、操作规程等文件发生修订后，应及时将修订后的文件替换原档案资料，并做好记录。（二）档案销毁1.职业卫生档案保管期满后，由安全管理部门提出销毁申请，填写《职业卫生档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等。2.公司应组织相关部门和人员对销毁申请进行审核，经公司领导批